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档案管理系统的研究 　　摘要:随着信怠社会的到来和电子政务在我国的普及,如何提高档案管理的效率和档案信息的利用率,是档案管理机构所面临的一个重要任务。本文分析了档案管理系统存在的问题和档案管理系统设计以及对档案管理人员素质的要求。 　　关键词:档案信息系统设计管理人员 　　 　　随着信息社会的到来和电子政务在我国的不断普及和推广,国内许多单位都在进行信息化网络的建设,不可避免的涉及到管理信息系统的设计与开发。管理信息系统的研究与开发,是当前一个十分热门,也十分有实际应用价值的研究课题。档案馆是档案保管的基地和档案信息使用的中心,有效的保管和开发利用档案信息资源,是档案部门今后一段时期所面临的重要任务。档案信息化建设是对传统档案管理模式的挑战,是现代科学技术发展的必然趋势。档案管理系统的开发不但是计算机技术、网络技术的应用,更是档案管理新理论的具体实现。 　　 　　一、目前,各行各业根据档案对象的规模大小和实际应用状况,基本上采用了不同的档案管理软件 　　 　　 其中包括独立的档案管理系统、与信息管理和设计软件紧密结合的配套产品以及信息管理软件自带的档案管理功能。这些软件致命的缺点是对档案的管理是静态的,无法解决面向设计过程的、动态的档案管理范畴内的问题。这主要是由以下两个原因造成的:一是开发手段的限制。如一些档案管理软件采用一些简单的数据库,有的甚至不采用数据库。二是面向设计的动态档案管理在理论和技术上均没有突破。文件和档案是非结构化数据,对非结构化数据的管理,传统上是采用文件系统,但文件系统在档案的动态管理,如结构管理、数据一致性、版本管理、安全性等方面缺乏有效的支持。面向对象的数据库系统被认为是解决非结构化数据管理的理想手段,但面向对象的数据库系统一直处于不成熟阶段。 　　现在的档案管理软件主要存在以下弊病: 　　1.用户对档案的管理方法主要是基于文件系统,文件系统中用户对目录结构的创建、操作过于随意,而且很多档案系统没有按照国家档案局的标准来对用户的操作进行严格的限制。 　　2.文件名无法精确表达文件的实际含义。用户只有了解网络的结构以及文件的物理路径才能找到需要的文件,而这一点即使在较小的网络环境中对用户来说也是比较困难的。对于用户来说,根本没有必要了解文件具体的存储方式和路径,用户只需关心如何快速地找到需要的文件,进行浏览、借阅、拷贝等操作就可以了。 　　3.文件系统对文件权限的控制过于简单。用户一旦拥有了对某个档案的浏览权限,可能同时也具有对该档案进行修改、拷贝甚至删除的权限,这样已经远远不能满足档案保密性的要求。 　　4.查询和检索功能单一。查询是档案管理各种功能中最为关键的一环。在数以万计的档案之中,如何快速全面地找到需要的档案是对档案进行操作的前提。 　　5.处理动态数据的能力不够。现有面向设计过程、动态档案管理的软件处理动态数据的能力不强,使动态数据转为静态数据的周期过长。 　　6.通用性不好。档案管理软件与信息管理系统或设计软件严格地结合为一体,密不可分,导致软件的通用性不强。 　　7.历史数据的导入、导出能力差。档案资料的导出只是将文件或文档的电子档案输出备份,而一些重要的过程数据却无法保存,这点远远不能满足用户的需求。 　　 　　二、档案管理系统设计 　　 　　档案管理系统的各项功能通过ASP动态网页来实现,整个系统就是由一系列的动态网页构成,由动态网页来完成系统和后台数据库之间以及和档案管理者、档案用户之间的交互,实现单位管理和文件管理的功能。管理员通过身份验证后可以进入这些管理页面.管理的具体操作包括记录的添加、修改和删除等。添加和修改的页面基本上是一样的,只是添加页面中数据控件默认是空值,而修改页面中这些控件都已经有初始值了,因此添加页面和修改页面可以在同一个页面中实现,在引用具体的页面时用URL后面的查询字符串加以区分。在页面提交前应该进行客户端的验证,保证提交数据的完整性和正确性。数据提交到服务器后还要进行服务器端的验证,避免重复记录。 　　添加图形文件时有个特殊性,因为事先不能确定这个文件中究竟包含多少张图片,也就是说页面中不能固定文件上传控件的数量,还有就是客户端验证的问题。这个问题可以通过用服务器端脚本来生成客户端脚本的方法解决。在进入添加图形文件页面前先要向服务器提交一个数据指明该文件包含多少图片,服务器根据这个数据动态生成相应数t的文件上传控件,并用ASP的Response对象的write方法输出客户端验证代码。至于文件上传可以使用专门的文件上传组件,或者用程序从提交的数据中分离出图片信息。文件管理中还有一个较难实现的功能―图形文件的修改。修改图形文件意味着要重新上传图片,同时还要显示原先的图片。由于图片的尺寸和数量都不确定,将可能导致页