时间管理-(精选·公开·课件).ppt

为何要清理桌子 缩短找东西的时间 容易分心 无法看出事情的优先顺序 方法：只做分类工作，基本上分为以下四类 待丢弃 待处理 待归档 待送出 （后三类放在一个三层的文件架上） 策略8：清理你的桌子 待处理 处理中 已处理 策略8：清理你的桌子 办公桌的布置 桌面上只放电话、台灯、电脑键盘和鼠标 不要放家人的照片或饰品 不要使用桌垫 不要在办公室内挂布布告栏 使用两个垃圾桶（长方形、A4纸箱）。 策略9：以「编号搜索」法整理档案 你怎样整理档案（档案、文件、电子文档等）？ 为何整理不好 传统的分类整理是错误的方法 资料不应分类的原因 某些资料信息可归为多类，放错了不易查找。 有些资料无法归于任何一类 有时候，会放错类别。 忘记文件属于哪一类 分类花费时间 若采用大分类仍然无法解决问题，最好采用“编号搜索”法。 策略9：以「编号搜索」法整理档案 注意事项 完全不要分类 相关文件可用相同的编号（如：某专项计划书，量少） 柜内可放杂志整理盒（塑胶、两侧空） 文件亦可放入“透明文件夹”或“档案夹”内。 现在开始采用，以前的档案先不要管，等有时间了再整理。 方法 准备档案柜或A3纸箱（可以文件夹形式） 在文件的右上角贴上编号，依次垂直放入档案柜里 以Word或Excel文件建档（两栏：编号、标题） 存档文件的整理 策略9：以「编号搜索」法整理档案 影印（即：复印） 10张名片，复印到一张A4纸上 原稿（名片）丢弃，保留影印本。 打30个空，放入30孔的活页夹（A4大小） 输入电脑 以Word或Excel文件输入 使用查找功能 优点 几乎不会用到反面 减少名片簿3～6倍 名片的整理 电子文档的整理 策略9：以「编号搜索」法整理档案 方法 日期编号法劳保用品管理办法 顺序编号法 005、劳保用品管理办法 以Word或Excel文件建档（两栏：编号、标题） 上述方法为何有效？ 简单、经济 速度快、能找到、容易找，以此提高时间利用率。 日期+“、”+文件名法示意 「编号搜索」法示意图 Excel文件建档示意 编号 名称 编号 名称 1 001、制度体系构架.doc 101 　 2 002、管理制度编写规范.doc 102 　 3 003、工作流程编写规范.doc 103 　 4 　 104 　 5 　 105 　 6 　 106 　 7 　 107 　 8 　 108 　 9 　 109 　 10 　 110 　 11 　 111 　 12 　 112 　 策略10：充分做好事前准备 事前准备 让你计划顺利执行的先决条件 出门前检查 放假前，应考虑周延 如何避免“忘了带”、“忘了事先准备” 环境变换前，考虑清楚 想到的，就立刻做。 想出“免记忆”的方法 策略11：避免推延 立即处理的好处 避免不重要的事情，变成紧急事情。 避免“遗忘” 不必记忆事情的“来龙去脉” 节省记录的时间 不必因心中有事，而“始终牵挂”着。 如果你要 把一件容易的事变得困难 只要一直拖延下去 就可以了 大多数人 将两天可以完成的事情 拖到两星期 甚至一个月才完成 策略12：遵守规定 对于自己无法改变的事情，不必浪费时间。 如：公司的规章制度、上司的指示、交通罚单、账单交费等 两个选择：Ringht、Win Right：浪费时间，且失去信任、金钱、升迁、面子 你有两个选择 你可以选择证明自己是对的 或你可以选择得胜 但两者经常无法共存 策略13：学会放弃 坚持是一种良好的品行，但有些事，过度坚持会导致更大的浪费。 懂得放弃，知难而退，重新寻找目标。 策略14：敢于说“不” 别人窜岗打扰你的时候，不要碍于情面，不好意思。 拒绝的技巧 委婉的表达 找接口 找秘书 …… 本章回顾 管理时间就是管理自己，管理时间就是管理目标。 管理时间的最基本方法是：列单、组织（排序）、删除，后计划，执行。 执行的效率，PDCA循环。 怎样喂养“猴子”？ 提高企业时间利用率的4种方法。 管理好自己的几个注意事项。 管理自己的14个策略。 生活十四点 脑筋活一点，行动快一点。 效率高一点，废话少一点。 嘴巴甜一点，微笑多一点。 为人低调点，脾气小一点。 学习努力点，时间抓紧点。 做事理智点，错误少犯点。 遇事冷静点，凡事想开点。 使用记事簿 记事簿是时间管理最重要的工具之一 好脑子不如一个烂本子 记事与安排 最适当的形式 穿孔（16）活页纸、5吋或7吋长。 32开的便笺 自己发展适合你自己的记事簿 使用记事簿，让你专心做一件事。 所有资料都记在记事簿上 随身携带，便于查阅、记录 使用管理看板 利用看板的好处 帮助记忆的范围广 看板一般都放在显眼的地方，随时都可以看到。 利用看板的作用 警示 提醒 公示 不仅仅提醒自己，也提醒相关的人（指令人、考核人、责任人） 使命感