浅谈企业如何驭好档案的体系“三驾马车”以服务民生.docVIP

浅谈企业如何驭好档案的体系“三驾马车”以服务民生 　　自党的十六大以来，党中央对民生问题持续关注，在经济发展的基础上，着力保障和改善民生。十八大的民生议题则更加密集，政府对百姓的环境、住房、医疗、教育、户籍、物价、就业、社保等焦点问题列为工作部署重点。国家档案局长李明华在2015年12月的全国档案工作暨表彰先进会议上指出，档案工作服务民生，要“在全国形成条块结合、齐抓共管”，“联合有关部门制定与民生密切相关专业档案管理办法”，使“馆藏民生档案比重大幅增加”，要“深入开发民生档案资源”，“公开信息查阅”，“更便捷、更有效地服务人民群众”。 　　而自2010年5月，国家档案局已确立了档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系的“三个体系”建设，把其作为档案事业发展的核心与基础。这是档案工作在新时期贴近民生、走向民生，贯彻“以人为本、服务先行、安全第一”的三大战略思考，也是我国档案工作理论体系的创新。 　　在这种重要意义下，作为企业，民生工作的重点将如何把握？企业又如何很好地操控档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系这“三驾马车”，让档案更好地服务民生呢？ 　　1 以人为本，立足民生，建立覆盖职工全员的企业档案资源体系 　　企业档案是员工在企业中科研、生产、管理活动的历史记录，工龄、工资、福利、保险、政治面貌、职务变迁、困难救助、职工健康等民生状态在企业档案中有各种显性和隐形的体现。职工利用档案为自己争取合法权益的行为会益发普遍；同时企业档案在维护职工知情权、参与权、表达权、监督权等方面也起到无可替代的作用。 　　（一）强化意识，建立齐抓共管的民生档案工作机制 　　与民生问题一样，民生档案错综复杂，涉及面广，企业各级领导要充分认识到民生档案工作的长期性、基础性、综合性和系统性，加强统筹协调，切实把民生档案工作列入议事日程，纳入民生工作的计划和考核内容，在政策和环境上给予最大支持。档案管理部门要强化对民生档案的辨别、收集和整理能力，通过网站、信息、简报等多样多渠道宣传手段普及免生档案知识，通过指导和检查打通收集渠道，实现人人关注，层层重视的档案工作机制。 　　（二）建立健全民生档案归档范围 　　按照国家档案局10号令的指导思想，及时制定或修订本单位民生档案的归档范围和保管期限表，报同级档案行政管理部门审核后实施。另外，随着企业协同作业、跨地区、整合作业的新需求，因临时项目或专项工作组产生的民生相关档案也应及时整理归档，因此应更加重视新领域、新载体中的档案信息，做到应归尽归、应收尽收。 　　（三）加快信息共享和业务协同，加大民生档案搜集力度 　　加强协调配合，推进档案信息资源库建设。注意搜集与民生相关的各领域信息，依托“互联网+”，主动推动与其他部门、区域、行业涉及民生事项的信息共享和归档：如注意采集企业办公自动化系统中民生相关的往来文件，置于企业档案系统供员工集中查找；对本单位制定的民生相关档案长期归档留存等。 　　2 服务于民，“死”变“活档”，建立覆盖职工全员的企业档案利用体系 　　在档案开发利用方面，要在服务中心工作、满足员工需求的基础上，更加重视档案资料、现行文件的资源整合、程序优化、开放共享；企业更可以通过深入研究民生档案，变制度化为人性化管理，维护职工权益，维护企业和谐和稳定。 　　（一）全面梳理和公开档案公共服务事项目录 　　切实解决困扰员工的民生档案“手续多、办事难”问题，对本企业、本部门的公共服务事项全面梳理，列出目录并动态调整，逐项编制办事指南，列明办理依据、办理时限、受理部门、基本流程、申请材料、示范文本及常见错误事例、咨询方式等内容，并细化到每个环节。档案公共服务事项目录和办事指南等通过宣传手册、网站公示等方式向员工公开。 　　（二）大力推进数字档案馆（室）建设 　　为使档案信息更高效地被利用，必须全面推行“存量数字化，增量电子化”，大力推进数字档案馆（室）建设。有条件的企业应采用ORC识别技术，将图片、照片、扫描件上的文字信息实现编辑，为深化在线检索、查阅利用提供便利。 　　（三）建立民生档案网络管理系统 　　将与员工密切相关的各领域、各部门已建立的民生数据相关进行链接，利用统一的管理平台对外提供利用，实现信息一站式获取。 　　（四）善用档案做好人事管理。 　　通过完善员工履历、学历学位、培训经历、考核、鉴定材料、职业资格、职称、党团、政审、辞退、工资待遇、出国（境）、健康检查、事故鉴定、其他资料等；可获取其工作经历、思想品德、业务水平、个人技能、个人素质等真实信息，对员工情况进行准确分析和判断，整合与共享，利于促进人才在行业、地区、组织、岗位上的合理流动，从而提高企业人力资源的需求预测、战略部署以及为员工制定科学的个人职业生涯发展规划。 　　3 为民管档，保护隐