基于IS15489的文件处置研究..docVIP

召开XX年社区卫生工作总结推进会 为了认真总结前期社区卫生工通过调查国内外文件处 置法规政策及文献的情况，分析了国内外文件处置及研究的 现状以及存在的问题；通过对美国、澳大利亚和加拿大等国 家文件处置规范的典型案例研究，以及中外比较分析，采用 PDCA方法论提出了基于IS015489的包含处置规划、处置行 动以及处置审核与改进的文件处置建议。 关键词：文件处置文件处置规划文件处置行动文件处置 审核 IS015 489 IS015489是世界上第一个关于文件管理的国际性标准， 研究基于IS015489的文件处置对于指导我国文件处置规划、 文件处置行动以及文件处置审核与改进具有重要的理论意 义与现实价值。 一、国内外文件处置及研究现状 （一）国外文件处置及研究现状 国际上对于文件处置的实践由来已久，出台了若干关于 文件处置的法规标准，积累了丰富的经验。在美国、澳大利 亚、加拿大等国家，关于文件处置制定有专门的法规，且都引 用了 IS015489文件管理国际通用标准，与其处置思想一致。 例如1997年美国国家档案和文件行政署制定了《联邦政府文 件处置规划》，用于指导联邦政府机构合法合规地处置文 件;2 000年澳大利亚国家档案馆制定了《行政职能处置规划》， 用于授权处理联邦机构在行使职能中产生的文件;XX年加拿 大图书档案馆制定了《联合机构处置规划》，用于授权政府 机构及联合机构处理联合机构在行使职能中产生的文件。 通过WebofScience和ProQu est两个外文数据库对 “Record sdisposal ”、“Record sdisposition” 等进行题名 检索（检索时间是XX年5月2日），可以看出，对文件处置行 动中的保管、销毁、移交以及归档研究的文章数量相对较多， 但对文件处置的研究较少。国外对文件处置的研究还停留在 处置行动的某个环节，而对处置进行系统性研究还有待加强。 （二）国内文件处置及研究现状 截至XX年4月，国内没有专门针对文件或档案处置的法 规和规范。在我国，处置用于文件管理还是一个新概念，但从 相关标准规范以及国内文件档案管理的实践来看，实际工作 中客观存在有相应的处置行动。一般情况下，文件档案的处 置被等同于文件档案的鉴定销毁，处置思想还停留在末端控 制阶段，在处置依据和处置行动等各方面均有待进一步完善。 树立基于IS01 5489的文件全程处置意识，建立系统全面的文 件处置方案十分必要。 本文通过中国 网，以文件/档案处置、保管、销毁、 归档和移交等为检索词进行题名检索，通过对检索结果的分 析，可以得出，国内学者对文件或档案处置以及相关处置行 为已有较多的研究，但主要集中在保管、归档和移交等处置 行为，而对文件处置的整体规划或全面性研究较少。 对检索到的关于文件处置的13篇文章进一步分析，发现 其中4篇是对美国国会194 3制订的《文件处置法》的编译， 有1篇是介绍记录文件处置过程的文件处置单应随同文件一 起立卷归档;①其余8篇都是关于1931年瞿秋白起草的《文 件处置办法》的解读。但该办法遵循的是末端控制的文件处 置观，并且内容简单，处置对象局限于党政机关档案，已不能 适用于目前的文件处置工作。 对检索到的关于档案处置的86篇文章进行分析，其中 《待销毁档案的处置与出路》一文是对吴绪成等在《中国档 案》XX年第6期撰写的《馆藏档案存“毁”鉴定后的处置与 出路》的介绍，指出那些经鉴定拟剔除的档案，在失去所谓的 档案保存价值以后，往往还可能有文物价值、教学价值、展 览价值、收藏价值等，由此提出了退回原档案形成单位、开 展馆际交流、用于教学、用于展览和进入文物市场流通等5 条出路；还有《“微机档案”处置初探》一文是对上世纪90 年代中后期电子文件逐步普及后，电子文件管理现状和管理 出路的探讨；除了上述两篇文章之外，其他84篇文章都是对 1998年3月5日由国家档案局、国家经济体制改革委员会、 国家经济贸易委员会、国家国有资产管理局联合发布的《国 有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的相关介绍。《国 有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》用以规范国有企 业在资产与产权变动中的档案处置行为，防止国有资产和档 案的流失。该办法中提到的处置等同于管理，不是本文研究 的文件处置。 二、我国文件处置存在的主要问题 调查研究揭示，我国没有统一的文件处置政策法规，相 关法规和标准规范中对文件处置的规定不够全面和具体。目 前国内对文件处置的系统性研究较少，与IS015489中国际通 用的文件处置概念相比存在一定差异，文件处置中存在以下 主要问题： （一）处置行动不全面 在国内出台的标准规范中，对文件档案处置指的是对保 管期限满的文件档案的鉴定和销毁，没有考虑其他的处置行 依据IS015489的处置定义，处置行动包