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程序化归档文件的探讨 　　摘 要:归档文件整理只有科学地划分分成若干个既相互独立又相互联系的程序,才能使该项工作井井有条,忙而不乱。实现归档文件程序化整理,还在于规范此项工作,实行全过程质量控制,提高归档文件整理水平和工作效率,并为实现归档文件计算机整理奠定基础。 　　关键词:归档 程序化 　　中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2011)01(c)-0239-01 　　 　　归档是一种选择性行为。人们根据自己的需要和管理能力将原始记录材料,通过归档行为进行了身份的划分,归档前后的原始记录材料由此而具有了不同的社会属性。归档后才成为档案管理的工作对象――档案,档案工作由此而始。对于国家公共档案来说,归档还是一个法律行为,经归档认定的,则是国家所有的档案,才能享受《档案法》的保护。归档文件整理既没有固定而明确的程序,也没有具体工作标准,多人同时开展工作必然是忙乱不堪、互不衔接,甚至窝工返工、越忙越乱。只有在工作程序与操作标准明确之后,多人同时工作才可以分工明确、按部就班、相互衔接,有次序高效率和相互配合地将工作开展下去。 　　 　　1实现归档文件整理的程序化的意义 　　1.1 操作规范化 　　如何在实施《归档文件整理规则》基础上继续细化归档文件整理工作,规范操作程序和优化工作状态,直接关系到归档文件整理水平与工作效率。怎么接收文件,归档文件怎么装订,怎么排序并如何组成基本保管单位,整理归档文件,先干哪些工作。后干哪些工作,这些工作应当建立哪些标准规范等,都是需要我们认真考虑的问题即使被有些人认为轻车熟路的文件鉴定,也是大有学问。将归档文件整理纳入程序化管理,确定每一归档文件整理程序化琐议个程序中的主要内容、操作要领和技术规范等方面,就可以基本解决上述问题。 　　1.2 实现过程质量控制 　　实现归档文件程序化整理、规范化操作,便有了简单易行的操作规范和考核指标,可以做到程序项目明确,质量指标清晰,考核标准明确。便于对工作质量加以监督测评,实现归档文件整理全过程质量控制,保证归档文件整理工作质量得到不断提高。 　　1.3 实现过程质量控制 　　归档文件整理既没有固定而明确的程序,也没有具体工作标准,多人同时开展工作必然是忙乱不堪、互不衔接,甚至窝工返工,越忙越乱只有在工作程序与操作标准明确之后,多人同时工作才可以分工明确,按部就班,相互衔接,有次序高效率和相互配合地将工作开展下去。 　　1.4 实现文书和档案管理良好衔接 　　归档文件整理是文书管理与档案管理的接合部,又是文档一体化管理的“接口”,一些文书和档案管理人员往往予以忽略,文件交接不认真清点,不办理任何手续,出了问题难以追究责任一些负责文档编程的计算机人员也往往对此问题认识不清,使两者“接口”发生错位,影响了文档一体化的有机衔接如果制定了归档文件整理程序,就可以明确文书和档案人员在文件交接中的各自责任,也可以实现计算机文件即时归档工作的良好衔接,使数字文件和数字档案的管理平台结合为一个有机整体。 　　 　　2归档文件整理程序 　　2.1 文件交接 　　如果文书员不负责归档文件整理,就应将一年中收集到的全部文件于次年初集中向档案员办理交接。交接文件时,文书管理人员应将收、发文分开排序、分类捆扎,作出文件移交清单和必要说明,与文件一同向档案员办理移交档案员应认真查看文件交接说明并按文件清单逐一点核,准确无误后双方办理文件交接手续,双方在文件交接清单上签字,各留一份存查。 　　2.2 文件鉴定 　　文件鉴定包括以下四个方面:一是文件齐全性鉴定。将文件清点并与相应年度收、发文簿认真对照,统计出当年文件收集齐全率二是文件完整性鉴定。所接收文件中有无其他缺件(如文件正本与定稿是否一一对应,文件是否短缺附件、附表等)、缺页、残页或其他污损现象三是文件价值鉴定将全部接收的文件区分出应归档文件和不归档文件两大部分,并对文件鉴定进行复验,以发现并纠正文件漏归档和误归档问题,还应检查有无文件重复归档问题四是归档文件技术鉴定将全部归档文件逐份鉴定,确认定稿是否签发,正本是否盖章, 合同协议法律手续是否完备齐全:所有文件办理中有无铅笔、圆珠笔等非永久性字迹:文件字迹反差是否良好文件鉴定是非常细心的工作,应当逐件甚至逐页鉴定,尤其是文件价值鉴定,决定文件存亡,实施者应认真负责处置对于文件鉴定中发现的问题,尤其是归档文件中的问题,应向文书人员及时确认,采取补救措施,未能解决的问题应记录在相应档案盒内备考栏中。 　　2.3 文件装订 　　为防止文件散失,应及时拆除金属钉予以线订起钉应保证不伤及文件,开张不一的文件应予折叠或齐边,无法折叠或裁边的文件外观也应整齐美观。 　　2.4 归档文件分类 　　按分类表对归档文件划分类别