竣工档案管理的措施.docVIP

竣工档案管理的措施 　　[摘 要]分析了档案管理工作面临的形势，从档案培训、收集、整理、审核、归档入手，加强档案管理、档案专项验收、档案利用等各环节工作，使档案人员组织更加周密，协调全方位，在档案形成、收集、整理、归档等过程中，提高了档案管理人员的业务能力。根据项目动态，适时开展档案服务，细化档案条目，保证了建设项目档案落到实处。建立了档案收集整理、归档、入库三级检查验收工作流程，提高了档案著录数据与纸质档案的质量。要求档案管理必须有新的思路，新的举措，以适应新形势下的管理需求。 　　[关键词]面临的形势；档案管理；措施 　　中图分类号：TU71 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）09-0338-01 　　一、档案管理工作面临的形势 　　（1）档案项目建设分别处于不同的阶段，如何适应项目建设的实际要求，如何迅速开展竣工档案收集、整理、归档、专项验收，成为档案工作的目标和要求。 　　（2）管理模式多样化。不同的项目管理模式以及不同的运行单位对档案收集、整理、培训、审核、移交等方面提出不同的要求，增加了档案管理的复杂性和难度。档案管理人员必须要对众多参建者宣贯、讲解、指导。对于这种线性的档案管理，如何能全面覆盖，加强过程控制，对档案管理人员也是一个很大的挑战。由于档案工作人员频繁调动，流动性相当大，参加培训的人员往往不是最终整理归档的人员，给档案收集、整理、编制工作带来一系列问题。 　　二、建立健全建设项目档案管理制度 　　为了保证项目收集的竣工资料满足应用需要，向运行单位移交文件符合相关管理标准，在执行集团公司档案管理制度的基础上，根据《石油天然气管道工程建设项目竣工验收手册（试行）》，结合工作实际，编制了适应本单位《建设项目竣工档案编制管理规定》，并根据在档案验收中发现的问题，逐步修改、细化，确保收集更加齐全、完整，满足生产、运行的需要。 　　2.1梳理管理职能，强化管理责任，突出延伸管理 　　（1）在建设项目竣工档案编制管理规定中，明确责任、对项目档案管理的职责、范围和目标。 　　（2）针对总承包管理模式，将项目档案管理纳入招投标、合同中，专门条款明确参建单位必须建立专门的竣工资料管理组织机构，参建单位项目经理是竣工资料第一负责人，必须设立专职竣工资料管理人员，项目竣工验收之前不可替换等要求，从源头强化项目档案的管控职责、管理任务和管理内容等。 　　（3）延伸管理职能，传递责任和压力。针对管理人员少项目多的特点，转变管理思路，突出强调对项目档案的全过程管理和控制，加强档案指导、培训、过程检查等工作，充分调动监督管理职能。 　　2.2进行全方位、全覆盖式的培训，宣贯到位 　　（1）开展全方位、全覆盖培训。每一项目开工前期，档案室联合组织相关科室等所有参建单位进行全方位、全覆盖式的培?，把项目在档案收集、整理、组卷、归档等方面的要求详尽宣贯、讲解，统一规范标准。针对档案保管及安全管理，把加强档案库房管理为出发点，在健全《档案库房管理温湿度记录》制度基础上，制定了《档案库房安全管理标准》、《档案管理安全应急预案》等制度规范，如有特殊情况，及时启动档案管理安全应急预案。通过落实健全有力的档案安全保障措施，有效防范了各种档案安全风险。 　　（2）继续做好档案收集归档工作。积极主动与机关各部室、所属各单位归档部门联系，制定各类档案归档范围，确保各类档案“应归尽归”，纸质材料与电子文件同步归档，及时对归档人员进行业务指导，按时完成各类档案归档工作。 　　2.3加强知识管理、提升项目竣工资料管理水平 　　针对竣工资料审核中的常见问题及部分项目档案验收、提出意见，编制下发《施工竣工资料典型问题》（试行）、《施工竣工资料审核要点》，对项目竣工资料编制过程存在的问题提前警示、防微杜渐，进一步统一细化施工竣工资料编制审核管理要求，全面提高竣工资料编制质量。规范了基层档案归档范围，掌握先进的有效的档案归档管理方法，增强了全体档案员档案管理的现代化意识，提高档案管理水平。 　　2.4强化过程管控，提升竣工资料同步性管理水平 　　（1）档案室及相关科室采用组织竣工资料过程检查、召开推进会等方式控制本项目的竣工资料管理工作。对检查中发现问题的单位通报批评或按照合同条款处罚，强化过程管控，提升竣工资料同步性管理水平 　　（2）严把工程资料审核关，保证竣工资料编制质量。从项目设计要求、施工规范要求三方面深入审查施工单位的竣工资料。严格审核，重视竣工资料，尤其是后期均派出大量技术及设计人员整理检查资料绘制竣工图，极大提升了竣工资料的编制质量。 　　（3）档案管理人员充分利用信息现代化高效、及时、便捷等优势，通过工程文件流转系统、会议、电话、通讯群组、一对一培训等各种方式，及时了解资料搜集编制过程中