论数字档案馆档案信息服务的模式创新.docVIP

论数字档案馆档案信息服务的模式创新 　　【摘要】 　　文章论述了数字档案馆档案信息服务模式及特点，提出了搞好数字档案馆档案信息服务创新的途径。要通过服务观念创新、服务内容创新、服务方式创新、人才建设和组织管理创新，实现档案工作管理规范化、资源数字化、服务网络化，以更好地为社会提供服务。 　　【关键词】 　　数字档案馆；档案信息；服务模式；创新 　　随着数字档案馆的建成，档案馆馆藏的多少和馆舍的大小已不再是形成竞争的优势，只有出色的服务才是档案馆生存发展的关键所在。 　　一、数字档案馆档案信息服务模式及特点 　　1、以档案馆为中心转变为以利用者为中心 　　在手工时代，档案信息利用者基本处于被动地位，利用者提交利用需求后只有被动等待，能否得到信息有很大的不确定性。数字档案馆的建成构建了一种档案信息资源环境，以利用者的需求和方便作为创建档案信息环境的根本出发点，其宗旨是为利用者快捷、准确、全面地提供所需信息，利用者通过自主行为实现与档案信息资源的互动。 　　2、信息内容和形式大大丰富 　　传统档案馆一般只能提供文字类信息。在数字档案馆中，利用者得到的档案信息是多种多样的，包括文字、声音、图形、图像及数字视频。利用者不仅能查阅档案信息，还可获取知识、接受教育。 　　3、信息服务智能化 　　在传统档案馆中档案信息被按照全宗、目录、案卷、文件四个层次组织成树状结构，存储档案信息的文件之间虽然存在着内容上的逻辑关系，也只能以一种或几种角度来显示档案信息的有序化。而在数字档案馆中，可对信息资源进行智能检索、分析、处理，根据文件的内容特征在文件之间建立起多种链接，各信息节点间形成多维网状结构，可以任意一种角度来显示档案信息的有序化。利用者查阅档案，可以通过一个检索要求将所有相关文件检索出来，大大提高了查全率。 　　4、信息利用超时空化 　　在纸质时代，用户查阅档案信息需要到档案馆，需要由档案人员在场提供。而在数字档案馆中，利用者可以超越时间、空间的限制，在任何时间、任何地点通过网络得到各种档案信息。 　　5、档案服务超前，文档实现一体化管理 　　传统的档案工作始于归档收集，而在数字档案馆中，文件全生命周期理论将贯穿文件档案的全过程管理。从文件的形成开始介入，对文件的形成、发放、归档进行一体化管理。如PDM系统、OA系统档案部门均参与其中，使之与档案管理系统集成，完成归档发放功能。对各资料点的现行技术资料通过档案管理系统进行统一规范管理。 　　二、搞好数字档案馆档案信息服务创新的途径 　　数字档案馆档案信息服务创新涉及多方面，观念创新是前提，服务内容创新是基础、核心，服务方式创新是关键，人才和组织管理的创新是保障。 　　1、服务观念创新 　　用知识管理思想指导档案信息服务创新。知识管理对信息服务创新的指导表现在深化信息服务内容，即提供知识服务。它不是简单的信息积累和传递，而是知识的再开发和利用。在服务内容的深度上，对档案信息资源进行深层次的开发利用。数字档案馆较之传统的档案馆，应具备档案编研、统计分析、建立强大知识库的功能。在服务内容的广度上，应有尽可能宽的知识涵盖面，真正起到知识传播和共享的作用，主动为用户提供帮助与指导，以快捷有效的方法满足用户的知识需求。很多软件系统，如OA、PDM、CAPP、ERP系统中保管的信息都是珍贵的知识资源，也是档案信息的组成部分，可以开发知识库管理平台，将其中的知识共享、提炼，实时有效地进行各项知识收集、交换与传递，对于不同系统中提取的知识信息进行整合与收集，将档案信息资源转变为显性知识为利用者所用，从而不断提升自主创新能力。 　　2、服务内容创新 　　资源库是数字档案馆基本特征的重要体现，也是数字档案馆建设的重点，只有不断丰富档案资源库的内容，才能在加强收集积累的基础上，创新档案利用服务方式。资源库建设包括以下内容： 　　存量档案全文数据库建设。根据馆藏情况建立产品档案、文书档案、设备档案、基建档案、标准、图书、光盘目录数据库。采用扫描方式将纸质档案全文数字化处理，扫描成PDF文件格式，在数据库中挂接扫描文件，形成档案全文资源库。对于光盘类的电子文件，需要将其中数据转换为规范格式，按一定的组织方式存入档案全文库。 　　增量档案全文数据库建设。对于新产生的纸质档案和归档的光盘，建立资源库的方法同存量档案。对于OA、PDM等系统中产生的电子文件，通过开发与有关系统的接口，在线实时或离线定时接收产生的档案信息。 　　多媒体档案数据库建设。多渠道收集多媒体档案；在科研、生产、基建、培训等活动中采用自主拍摄录制形成多媒体档案；编研多媒体档案材料产生多媒体档案。丰富多媒体档案馆藏，为员工提供图文并茂、形象生动的多媒体档案信息服务，不仅有利于改善档案信息服务手段，提升档案部