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试析学校档案管理和利用 论文 学校档案是学校广大教职员工在教育教学 工作、学校管理及其他各项工作和学习等活动中形成的， 具有保存、查考、利用价值的文字、图表和声像等多种形 式、各类载体的原始记录，是全体师生员工智慧的结晶， 是历史的凭证，是学校的财富。学校档案工作是学校各项 工作的重要组成部分。因此，加强学校档案管理和利用工 作是学校教育教学的需要，学校应该在抓好教学管理的同 时抓好档案管理和利用工作。 提高对档案管理工作重要性的认识 加强意识，建立机构 档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工 作列入学校工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》 的学习与宣传活动。结合实际，领导带头学，做贯彻落实 《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能 增强档案意识，形成人人重视档案、支持档案并自觉地维 护学校档案工作。建立健全的管理机构和管理网络，成立 以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组， 配备一名专职档案员，学校各科（处）室都设有兼职档案 /PC O /PC O 学校档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改 变档案工作局面的关键所在。因此，档案人员要有埋头苦 干、默默奉献的精神，同时应当多一些敏捷和睿智，多一 些果断，从基本上转变观念，要主动自己联系市场，使档 案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值。 档案是承上启下的桥梁，是继往开来的纽带。服务于 现实是档案的一个重要功能，切实抓好档案管理工作可以 为领导决策提供借鉴，为学校工作提供保障。 档案管理也是学校管理的重要组成部分，加强学校管 理可以有效地促进学校工作。档案工作要发挥其对日常教 学工作的检验监督作用。 学校档案的分类及管理制度 学校档案一般分为文书档案、教学档案、业务考核档 案、学生档案、基础设备档案、声像档案、财会档案、人 事档案，但主要是文书档案和教学档案两大类。 文书档案是学校党、政、工、团等日常工作中形成 的，具有重要保存价值、经过立卷归档的文件材料，是学 校领导进行决策、总结工作、制定计划的可靠信息资料。 教学档案是记录和反映学校在“教”与“学”的实践 活动中形成的具有保存价值的文件材料。它是从教学计划 的实施到教学质量检查，从课堂教学到实验教学，从学生 的思想政治工作到学籍管理，从师资培训到教学设备，从 招考新生到新生入学的一系列过程，是衡量一个学校办学 水平的标志，又是进行教学活动和教学科研不可缺少的依 据和参考评比。 基本管理制度包括档案立卷归卷制度、档案保密制度、 档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案借阅制度、分级 管理档案的管理制度等。通过制度的制定可以使档案工作 有章可循，有规可循，规范档案工作的各个环节上的程序 和标准，增强档案管理工作的缜密性，避免无序化。可以 说档案的准确分类和健全的管理制度对促进学校档案工作 科学化、规范化建设具有重要作用。 健全学校档案管理工作的具体内容及方法 学校档案的收集 学校档案材料是领导正确决策、研宄工作、处理重大 问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整 的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。 学校文件材料收集能否齐全完整，一方面要根据事业单位 档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传 阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全 另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材 料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请 示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案 人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档，利用复 印的机会收集。档案人员在复印文件材料时，对有价值、 需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。学校 档案的整理 整理工作是档案管理基础工作中的主要环节，要强化 档案的整理工作。因此，使“帐外”的材料得到补充，应 严格按照统一的规范要求整理，才能达到提高案卷质量的 目的。按照文书、教学、学籍、财会、基建、声像六大类 和各项活动过程中形成的档案材料自身规律，保持其结构 的完整性；按照学校档案的来源时间、内容和性质等条件 保持其历史联系性，充分利用原有的整理基础，使之保持 其系统性，便于学校档案的安全保管和方便利用。 学校档案的鉴定 档案鉴定工作是档案精练的重要的手段。学校档案鉴 定的主要任务是：通过对己过保管期限的档案材料的价值 进行审查，以区分重点，使学校有价值的重要档案得到重 点保护，对已失去价值的档案予以剔除销毁。学校档案鉴 定要坚持按内容、 、时间和需要确定价值的原则，逐 卷逐件进行审查，从数量大、种类多、内容复杂的学校档 案中确定其不同的保管期限，把不需要保存和保管期限己 满的档案予以鉴定销毁。 学校档案的保管 档案保管工作是档案工作的一项重要的基础工作。学 校要采取有效措施，防止与克服各种