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重大建设的项目档案系统性评价指标的研究 　　摘 要：从项目档案的内容、形式、整理三个方面对其系统性衡量标准进行界定，并将实践经验条理化、系统化，归纳出项目档案系统性的判别方法和保障措施，以提升对项目档案系统性内涵的认知和管控水平。 　　关键词：项目档案；系统性；标准；方法；措施 　　系统性是评价重大建设项目档案（以下简称项目档案）质量的重要指标之一，既是其自身形成规律与整理效果的重要体现，又对其整体质量评价和后续保管利用工作产生重要影响。那么项目档案系统性有无具体的衡量标准？在工作中如何判别项目档案的系统性？采取哪些措施以确保项目档案的系统性？笔者就上述问题谈几点粗浅看法，以就教于各位同仁。 　　1 项目档案系统性衡量标准 　　1.1 项目档案内容的系统性。 　　1.1.1 以完整性为前提。项目档案内容的系统性应以完整性为前提：一是纵向上各建设阶段形成的各种载体形式的项目档案应完整；二是横向上土建、工艺、通信、隐蔽工程、附属工程等专业的项目档案应完整；三是归档文件应办理完毕，即评定意见、验收结论、形成日期、签字、印章等法律手续应完备。只有满足上述要求，才能为日后的改建、扩建、维护、管理、技术转让等活动提供系统的项目档案。 　　1.1.2 以准确性为核心。项目档案内容的系统性应以准确性为核心：一是确保项目档案形成与建设过程同步，尤其隐蔽工程档案切勿事后补制；二是确保项目档案内容与工程概况完全一致，竣工图纸与建筑实体相符合。[1]特别是一些涉及专利、知识产权、著作权等方面的项目档案不能以担心失密、泄密为由进行“加工”后归档；三是随着项目变动应及时更新、补充项目档案。否则，项目档案内容就会失真、失信，内容不准确的项目档案其系统性就无从谈起。 　　1.1.3 以逻辑性为表现形式。项目档案之间的逻辑关系具体体现在：①整体性。项目无论规模大小、技术难易、投资多少，形成的档案是不可分割的有机整体。②依据性。项目的每一个建设阶段或专业都应有相应的批复文件、会议纪要、合同等作为依据，以确保建设过程的合法性、合理性，体现事物的来龙去脉。③关联性。建设项目的酝酿、决策、立项、可研、设计、施工、竣工、验收、后评估、反馈等工作流程是一个逻辑严谨、承上启下、环环相扣的闭环管理系统，项目档案之间不是孤立存在，而是相互关联。④不可逆性。项目建设是按照流程进行的，不同的建设阶段可以合理交叉，但不可程序颠倒，同步形成的项目档案的形成时间同样具有不可逆性。 　　1.2 项目档案表现形式的系统性。 　　1.2.1 载体形式的多样性。载体形式的多样性取决于：①隐蔽工程、复杂工艺等建设过程应辅之以录音、录像等形式方能产生完整、准确、系统的记录效果；②技术进步引起的记录和存储方式的变革，导致项目档案载体的多样性。③项目档案来源的广泛性，决定了项目档案载体种类、规格等的多样性。 　　1.2.2 记录方式的组合型。项目档案和普通党政公文相比，其内容难以采用单一的文字记录方式反映项目建设的过程和概貌，需要文字（包括引进技术和设备的外文资料）、表格、图纸、声音、影像、实物等组合方式进行全面、准确、系统地呈现。 　　1.2.3 整理方式的兼容性。首先，项目档案既包括通常意义上的建设项目档案，也包括与项目有关的设备档案、会计档案、科研档案等，在表现形式上兼具多个门类档案的组卷和排序特征。其次，项目档案来源于不同地区、行业，甚至不同国家，项目档案采用的整理标准具有明显的地域和行业特色。 　　1.3 项目档案整理的系统性。 　　1.3.1 体现建设流程。《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）5.5款规定：建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。因此，项目档案组卷和排序时，应清晰体现建设流程，明确建设阶段，不宜跨阶段组卷和排序。 　　1.3.2 区分专业类别。重大建设项目多涉及工艺、通信、电力、设备、附属工程等专业，在同一建设阶段内不同的专业应分开组卷，专业间形成同位平行关系，专业内形成上下位隶属关系。 　　1.3.3 遵循形成规律。在项目档案的组卷、卷内文件排序，以及案卷之间的排序方面应遵循文件材料的客观形成规律，保持文件之间的有机联系，便于项目档案的保管和检索利用。切勿盲目组合，简单堆砌文件材料，人为割裂文件之间内在、客观、必然的联系。 　　1.3.4 展现组卷特征。组卷应体现文件之间的有机联系、专业特点，兼顾文件数量，综合采用阶段、专业、文种、问题、地区等组卷方法。具体要求：①管理性文件按问题结合时间或按依据性、基础性、竣工验收文件组卷。②施工、原材料试验文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷。③监理文件按文种组卷。④竣工图按建筑、结构、水电、暖