郑州航空工业管理学院档案工作问题调查及对策的研究.docVIP

郑州航空工业管理学院档案工作问题调查及对策的研究 　　DOI：10.16661/ki.1672-3791.2016.14.065 　　摘 要：该文以郑州航空工业管理学院为例，通过调研学校档案管理制度、人员配备、档案管理模式以及信息化进程，全面了解档案工作管理现状，认为学校需要完善档案管理制度，提高管理人员专业技能，建立档案集中管理模式并加快档案信息化建设，以此提高郑州航空工业管理学院档案工作整体管理水平。 　　关键词：高校档案 档案制度 管理模式 信息化建设 　　中图分类号：G642.477 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）05（b）-0065-02 　　“高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”[1]做好高校档案管理工作，不仅能够为高校今后的教学、科研、管理提供较好的凭证依据，而且能够真实地记录高校的发展历程，展现高校的历史面貌。随着高等教育的发展和信息化技术的进步，以及高等学校组织结构的复杂化和管理方式的多样化，尤其数字化校园的出现，促使高校档案工作进入到一个全新的阶段，档案管理人员需要不断提高专业技能，档案制度要不断完善，档案管理模式也要随着社会发展、技术进步以及高校自身管理特点进行不断地优化和创新。目前笔者学校正处于快速发展阶段，各项工作都在快速推进，档案作为学校各项工作的历史记录，需要为学校的发展尤其是本科审核评估工作提供好服务保障工作。为了提高郑州航空工业管理学院（以下简称郑州航院）档案管理水平，完善高校档案管理体系，促进郑州航院档案管理工作更加规范化、精细化，笔者全面调研了郑州航院档案管理现状，并针对具体问题提出相应改进建议。 　　1 档案工作现状 　　1.1 档案管理制度不完善，执行不到位 　　笔者以《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》为依据，对学校档案管理制度进行全面调研，了解到档案管理制度存在两方面问题。首先，档案管理制度不完善。高校档案管理过程包含归档、整理、鉴定、保管、统计、利用这六大环节，每一环节都需要有详细的制度保障。通过学校官方网站，只能查到档案借阅利用制度，学校档案机构中能看到的也仅仅是归档制度和档案管理办法，缺乏档案应急预案制度、鉴定制度、统计制度和岗位责任制度。档案管理制度不完善，极易出现档案遇突发事件没有保障，档案鉴定及数量统计较困难等问题，大大降低档案工作的安全性，影响档案工作质量。其次，制度执行不到位。虽然学校有归档制度，但却并未对外公布，导致档案形成部门不清楚归档范围、归档时间以及保管期限，造成档案资料丢失、拖延归档时间、归档材料不完整等问题出现，严重影响后续工作进行，降低管理效率，阻碍档案工作发展。 　　1.2 档案人员配备不齐全，水平待提高 　　档案管理人员在高校档案工作中起着至关重要的作用，管理人员综合素质的高低直接影响档案工作的质量。由于学校档案处于分级管理模式，除原学校综合档案室设有两名专职档案人员，其他部门均为档案兼管人员。由于大多数档案兼管人员并非档案专业出身，对档案工作的认识不够深刻，专业技能不够扎实，工作创新较困难，还要兼顾其他方面工作，难以专注高校档案的日常管理工作。对于档案专职人员来说，首先人数较少，学校只设有两名专职人员。其次，具有专业技术职务的人员较少，档案工作是一项实践性很强的工作，特别是随着许多新型载体档案的增多和全新管理手段的出现，对档案人员的业务技术水平有了更高的要求，而当前学校档案人员在掌握各门类、载体档案的管理技能方面还有所欠缺，档案编研和修复能力还有待加强，未能建立起一支服务质量较好、技术管理水平较高的档案管理队伍。 　　1.3 档案管理模式不合理，管理较困难 　　目前，学校档案工作管理模式处于分散管理状态。原学校综合档案室负责保管所有党群类档案；组织部保管处级以上校领导档案及日常重要文件；人事处保管在校教职工及处级以下干部的人事档案及日常重要文件；招生就业工作处保管在校所有本科生及专升本学生档案；基建处保管基建类档案；财务处保管财务档案；科研处保管科研档案；研究生处保管研究生档案；各院系保管本单位形成的档案，档案基本存放在档案的形成部门。这种分散的管理模式不仅增加管理难度，档案资源难以整合，统计利用较困难；而且造成目前学校档案资源不完整，档案损坏、丢失现象频频发生，不能全面反映学校发展的历史面貌，尤其是教学档案的缺失，将会直接影响该校2018年本科教学审核与评估工作。 　　1.4 信息化建设比较落后，资源难共享 　　随着时代发展、技术进步，信息化建设已成为档案部门的重要工作。学校目前致力于数字化校园的建设，档案信息化是构建数字化校园重要组成部分。学校