一带一路倡议下境外档案管理剖析.docVIP

一带一路倡议下境外档案管理剖析 　　一、“一带一路”倡议对境外档案工作的影响 　　“一带一路”倡议是2013年9月10日，由习近平总书记提出的共建“丝绸之路经济带”和“21世纪海上丝绸之路”的重大倡议，也是当前我国进一步推行对外开放的国家级顶层设计。这一倡议将我国与沿线各国在交通、能源、通讯等方面的基础设施建设作为重点领域，将与沿线国家在能源、资源等方面的开采、冶炼、加工等开发合作作为重要抓手，使我国企业纷纷抓住机遇，竞相去境外注册机构、承揽项目。随着境外机构（项目）数量的增长、工程周期的延长、建设规模的扩大，使我国形成于境外的档案数量也迅猛增长。由此，“一带一路”倡议为如何管理好这些境外档案，如何做好境外文件材料的收集、整理、归档，如何保证境外档案的安全保管和日后提供利用等工作?Ю戳颂粽剑?如何加强境外档案管理也成为了“一带一路”建设背景下档案管理领域亟需研究和解决的课题。 　　二、境外档案管理现状及问题 　　1.缺少规章制度，无法可依 　　我国颁布的有关境外档案管理的规章制度可追溯到1993年3月，国家档案局、国家计划委员会、对外经济贸易部联合印发了《关于加强境外投资、承包工程、设计咨询、科技合作和劳务合作项目档案工作的通知》，此文件制定时间较早，部分内容已不适应当前境外档案工作的要求，适用性较差。2002年8月，广东省政府办公厅颁布了《广东省驻境外及港澳地区国有企业档案管理办法》，此办法适用范围有限，仅针对广东省属驻外企业，不对全国企业具有普遍指导意义。2005年9月，国家档案局印发了《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》，此文件为“意见”，执行力度有限，提出的要求也较为宏观、原则，实用性较差。此外，涉及境外档案管理的规定还可于国家档案局和国资委联合印发的《关于进一步加强中央企业档案工作的意见》及广州市政府、北京市工商局印发的有关管理办法中零星见到，但都是一语带过，实际指导意义不大。 　　2.全员档案管理意识淡薄，档案收集难 　　境外档案收集难，首先是由境外档案管理工作不受重视所决定的。从境外企业或境外项目决策者的管理意识上，认为设立境外企业或承揽境外项目的目的是为了更好地开展境外业务、开拓新的市场或通过对工程技术、质量、进度等进行把关而取得经济效益，无须对档案进行收集和管理。特别是受一些所在国自由管理档案的影响，企业日常活动或建设项目中产生的文件材料往往随着活动或项目的完成而散失，境外档案自生自灭成为普遍现象。即使有些档案人员有一定的归档意识，但受自身档案专业水平的限制，收集到的往往是不符合归档要求、没有保存价值的文件材料。此外，缺少境外文件材料归档范围、境外项目档案验收是否作为境外项目竣工验收的必备条件等制度方面的约束，也直接影响了境外档案的收集难度。 　　3.档案人员流动性大，档案管理专业化程度低 　　派出境外的工作人员往往受所在国在劳务签证、出境时间等方面的诸多限制，需要定期回国。企业自身还对派出人员在国内外工作岗位间进行轮换，由此导致企业派出境外工作人员更换频繁，人员流动性大。出于企业对经营成本的控制，境外工作人员还往往身兼数职，档案人员一般都是兼职人员，负责档案工作的同时，还负责文书、翻译等其他工作。对于专业性较强的档案工作来说，如果不能确保档案人员的专职和长期稳定，必将导致境外档案管理专业化水平较低。同时由于境外企业或项目距离国内主管单位较远，国内档案人员鞭长莫及，无法亲临现场对档案工作进行指导；有些国家和地区通讯也不甚发达，受网络和信息安全、时差等客观因素限制，国内档案人员对境外档案工作爱莫能助。 　　4.档案保管分散 　　由于档案管理意识淡薄、档案人员身兼数职、档案管理制度缺失等原因，境外企业较少配备专门的档案库房，实现集中统一管理，而是将行政类、技术类、合同类、法律类等各类文件材料办理完毕后，散存于各业务部门。相对各类档案来说，境外企业普遍对人事类、会计类档案重视程度较高，一般配备专用保管柜，统一保管。对于规模较小的企业或项目，档案装具也往往配备不足，各类文件材料由“谁经办，谁保管”，散存于个人手中，任意放置。境外档案的保管缺少必要的场地和设备设施，保管条件远远达不到国内提出的“八防”要求，档案安全存在隐患。 　　5.档案信息化建设水平低，管理手段落后 　　档案信息化建设以一定的软、硬件及网络平台为基础，需要加大对境外企业或项目的成本投入。境外企业大多为争取经营效益最大化而不愿增加这部分投入，有的企业也因所处国家或地区经济落后，信息化总体水平不高，不能满足档案信息化建设的前提和要求，导致档案信息化建设水平相对较低。他们对档案管理的方式，在计算机办公条件下仅使用了计算机电子表格或单机版档案管理软件，在一些建设项目上，还停留在计算机制表、手工填写阶段，管理手段落后，完全没