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信息时代背景下地方高校档案管理信息化建设路径剖析 　　摘 要：信息化社会的到来，为我国高校的档案管理工作提出了新的挑战，高校档案管理工作信息化已成必然趋势。目前地方高校档案管理工作中信息化建设存在诸多发展瓶颈，需转变观念，提高认识，加大档案管理硬件投入，建设一支足以应对信息化建设的高素质的档案管理人员，推动地方高校档案管理的信息化进程。 　　关键词：档案管理 地方高校 信息化 　　当前，信息化时代的到来，对档案管理工作提出了新的建设要求。2002年，国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》出台，对档案管理中的档案信息化建设提出了更高要求，将档案信息化建设纳入国家电子政务建设和政府信息公开的数据源。作为承担培养和输送高级专业人才的高校，其档案管理信息化建设显得尤为重要。如何充分利用信息技术，提升高校档案管理工作的信息化水平和服务水平，更好地推动高校各方面工作的发展，这是高校档案管理的新方向与大趋势。 　　目前，从各地方高校到清华大学、北京大学等“985”、“211”等国家重点建设的高校，档案资源信息化建设大都相对滞后，亟待继续发展。而相对“先天不足”的地方高校，其档案管理信息化建设更有待发展。基于此，本文拟探讨地方高校档案管理信息化建设的发展思路与现实路径。 　　一、高校档案管理工作的主要内容与现实意义 　　在进行高校档案管理信息化建设时，首先要明确高校档案管理工作的定义。作为高校管理工作的重要组成部分之一，档案管理在学校整体发展中发挥着重要的作用。从目前的工作范围看，高校档案管理主要包括人事档案（学生档案、教工档案等）及学校在工作开展与管理中形成的需要有效保存的有参考价值与收藏意义的文献资料、媒体音像制品等。这些档案资料是高校发展的基础，从相应的档案中我们能够触摸到高校的昨天和今天，可以在资料的借鉴中有效应对高校工作开展中遇到的问题。 　　高校档案管理系统是一个内容庞大，体系严密的系统性工程，涵盖内容丰富，结构体系明确，我国大多数高校的档案管理信息化建设中主要包括以下几个方面。[1] 　　1.档案信息的数字化与网络化 　　在高校档案信息化建设中最基础的组成部分，是开启档案管理的信息化进程的钥匙。高校档案管理信息的数字化，一方面包括纸质档案、文献资料的数字化，照片等图文资料的数字化。另一方面包括录音媒体档案的数字化，对这些档案资料与文献资料进行数字化的转换。因为这些档案的性质不同，管理上难度比较大，采用传统的档案管理模式根本无法满足这些档案查阅的需求。针对这些零碎多样的资料，档案管理信息化首要做的就是实现其数字化转化，采用一定的输入设备与转换器将纸质文件、照片、图纸、音像资料转化为便于查阅与存储的数字化形式。[2] 　　2.借助一定的管理软件，建立档案信息管理与档案查询利用的联系 　　高校档案管理工作中的首要任务是实现档案资料的数字化转换，而最重要的是建立档案信息管理与档案的查询利用之间的有效联系，在建立两者之间联系时需要借助一定专业的档案管理软件与管理系统。目前我国高校的档案管理主要包括档案信息的记录、档案信息的检索、档案信息的统计、档案文献资料的有效保存，而在档案管理系统中最为核心的部分是档案资料的查阅与利用，进行档案管理的信息化建设的目的就是形成规范性的档案管理系统，为档案的管理与利用提供便利，这是档案管理信息化建设的最终目的。因此做好档案管理系统与档案的查询、利用之间的联系与协调是成熟档案管理的衡量标准。[3] 　　3.实现档案数据的共享与档案的有效移交 　　档案管理除了方便检索与查阅外，还需要做好档案馆之间的档案信息数据资源的有效共享，在实现了数据资源共享的基础上，用户进行档案管理与检索时更加方便，在档案的管理工作中借助档案资源的共享，实现统一综合性的管理。高校的档案信息不是孤立存在的，与档案信息的管理、利用是密切相关的，这种资源的共享性贯穿于高校档案管理信息化建设的全过程。在高校档案信息的共享中以数据为核心，根据用户身份的有效确认、档案数据的有效授权等几个方面进行开展。用户登记与档案数据进行共享，在进行必要的验证后给予查阅的权利，并合理管理用户的查阅记录与查阅范围。 　　4.做好档案的维护与整理，确保档案信息的安全无误 　　档案作为一种机密与私人性的文件资料，对于安全性的要求特别高。涉及的安全内容包括身份的保密、身份的确认、用户信息的完整性，如果档案信息被不法分子获取，档案安全岌岌可危。身份认证是通过一定的通讯方式，对进行用户查阅档案时的身份确认，只有确保用户身份信息的准确无误才可以给予其档案查阅的权利。用户信息的完整性是指用户个人的信息没有出现被更改的痕迹，是对用户身份的再次安全确认。安全问题是高校档案信息化建设必须要保证的方面。 　　二、地方高校档案管理信息化建设的现状与难点