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企业电子档案管理创新浅述 　　摘要：电子档案管理是档案管理的重要组成部分，文章就电子文件的整理归档创新、电子档案的保存维护创新、电子档案的利用管理创新做了探讨。 　　关键词：电子档案管理；电子文件；整理归档 　　中图分类号：P208　文献标识码：A 　　文章编号：1674-1145(2009)09-0022-02 　　 　　科技发展史表明，每次重大科学的发现、技术的创新，都使人们对客观世界的认识产生飞跃。由于办公自动化的进一步发展和深化，过去用纸墨、照相等形成和传递的机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、企业信息等，都可以用电子计算机进行，由此而产生了电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等，这些都是属于电子文件。电子文件归档后即形成电子档案，电子档案是档案管理部门的一项重要工作，需要有不断创新的精神。 　　 　　一、电子文件的整理归档创新 　　 　　(一)电子文件的整理 　　电子文件的整理是未来的电子档案管理和利用等工作的基础。因此，需要对电子文件分门别类进行清理，包括两个层次：一是对分类、排序的组织。就是将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的著录标引应由归档人员来完成。著录标引在整理工作中占有重要地位，其质量好坏，将直接影响未来的电子档案保管和利用。在整理过程中，可能会遇到文件格式重新编排和重新组合，这种格式转换有可能损伤数据，损害作为证据的电子文件的真实性。但随着技术的发展，不断解决这一格式转换问题，并保证电子文件的真实性、完整性，是归档人员和档案管理部门整理电子档案的一项重要内容。二是组织建立数据库。首先对电子文件进行分类和编号，进行分门别类地管理，结合本企业的特点和电子文件内容制定分类编号方案，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。其次要对电子文件进行登记。 　　(二)电子文件的归档 　　它是将应归档的经过整理的电子文件，确定档案属性后，从计算机或网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。 　　1．严把归档检测关。首先，确定归档范围是保证电子档案质量的关键，在对电子文件进行归档时，需将经过整理的电子文件确定属性后，即完成文书处理程序后再归档保存；其次，要有完整、齐全的电子文件相辅。对于收发文，必须是全文信息，从文件设计、修改和形成阶段做起，使电子文件格式与环节相匹配。确保电子文件的归档质量，认真检查电子文件内容是否完整、真实、有效，是否感染电子病毒。从计算机或网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁盘或光盘等载体以便长期保存，严格按照保管期限，分别归档，分盒排列，分柜保管。 　　2．建立统一的网络体系。在一些企业中，办公自动化系统与档案管理系统不兼容，没有形成网络体系，不同软件形成的数据难以转换，给电子文件归档造成困难。其主要原因：一是没有统一管理，各自为政，还有少数档案工作者缺乏计算机网络知识，使建成的网络系统不能完全符合档案传输要求。二是电子文件是靠网络生存，一旦网络被破坏，电子文件就会丢失。 　　3．明确电子文档管理标准。随着电子文件的不断产生使工作效率及社会效益有了明显的提高，同样也涉及了许多问题。如：安全、保密、归档、管理、利用等。这就需要抓紧制定电子文件的管理标准，如电子文件的登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全、密级以及专利维护等标准，逐步完善电子文件的全过程管理制度。 　　4．提高电子文件的归档管理质量，依法管理电子文件。由于没有固定的载体，目前还没有杜绝伪造、删除、修改和抵御病毒的有效办法。这要求我们在工作中要形成一套完整的电子文件管理体系，提前介入，充分利用办公自动化系统实现电子档案管理创新。 　　 　　二、电子档案的保存维护创新 　　 　　(一)保证电子档案内容逻辑上的准确 　　电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容，还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。这对于电子档案而言是一个较为复杂的过程。因为，电子档案来自各个方面，往往是在不同的电子计算机系统上形成的，且在内容的格式编排上也不尽一致，这种在技术和形式上的差异，必然导致在以后还原时，所采用的技术与方法的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。因此，除对电子档案本身进行很好的保存外，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其他方法和技术加以转换。 　　(二)保证电子档案载体物理上的安全 　　电子文件是高科技的产物，所以，要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，如温湿度的控制