科技案卷构成一般要求探析.ppt

科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 11822-2008 一、分类 二、组卷 三、卷内文件的排列与编号 四、案卷封面的编制 五、案卷脊背的编制 六、卷内目录的编制 七、卷内备考表的编制 八、案卷目录的编制 九、案卷的装订、装盒与排列上架 一、分类 按工程性质分类 按专业分类 按区域、流域分类 二、组卷 1.卷的概念 ⑴案卷 file 由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。 ⑵ 组卷 filing 立卷，即组织案卷，将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。 2.组卷原则 遵循基建文件的形成规律，保持案卷内基建文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。 3.组卷方法 案卷 卷 内 备 考 表 文件有机联系 某一项目或单位工程、分部分项工程的文件 某一问题、事故处理形成的一组文件 请示与批复 一组会议材料 就某一变更事项产生的报告、批复、洽商材料等 系统编号的变更令、变更通知单、工程联系单等 设备选购、开箱、试运行三阶段形成的文件，自成体系、互为联系 某一组实验记录 维修记录 五种组卷方法 按单项工程组卷 按专业性质组卷 按阶段组卷 按问题组卷 按文件材料名称组卷 组卷方法 1.按建设程序，分阶段组卷。 2.立项审批文件可根据审批事项的内在联系，按问题组卷。 3.设计基础文件可按问题、专业、形成单位等组卷。 4.设计文件可按照设计的不同阶段和专业、形成单位等组卷。 5.项目管理文件可按问题并结合时间等组卷。 如：征地拆迁 计划、投资、统计、管理 招投标及合同管理 专项申请、批复 6.施工技术文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； ——施工管理文件按工作程序并结合问题组卷； ——原材料质量保证文件如属共用的，则按单位工程整理组卷，如属专用的，则按分部工程分别整理组卷； ——各项施工原始文件除各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件可按单位工程集中整理组卷外，其余文件材料按照单位、分部、分项工程，结合施工工序，归入相应部分，分别整理组卷； ——设备文件材料按专业、台件等组卷； ——竣工图按照建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等专业顺序组卷，并编制设计变更一览表。 7.监理文件可根据其工作内容，按照监理工作依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全管理文件、旁站监理记录、监理日志等，分别整理组卷；平行检验及独立抽检的文件材料按单位工程分别进行整理组卷。有的也可按单位工程、分部工程、专业、阶段、文种等组卷。 8.竣工验收文件可按照单位工程、专业（各专项验收等）分别整理组卷。 三、卷内文件的排列与页号编写 （一）卷内文件的排列 常用方法： 1.按文件材料形成的时间顺序排列 2.按图样材料和文件的编号顺序排列 3.按文件材料的重要程度排列 4.按文件材料的形式特征排列 5.案卷内密不可分的文件材料应排在一起 具体是： 1.管理性文件按问题、时间或重要程度排列。 如：会议纪要（专题会议） 招投标及合同文件 2.施工管理文件按工作程序结合问题的重要程度依次排列；原材料质量保证文件按产品种类或使用部位分别依次排列；按各单位、分部、分项分别整理组卷的文件，依照施工工序，按开工批准、工程质量检验报验、各项施工原始记录、试验检测及工程质量控制（评定、验收）、安全管理、事故处理等往来文件材料，依次进行排列。 3.设备文件按依据性材料、开箱验收、安装调试、随机文件、运行维护等顺序依次排列。 4.图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。 印件在前，定稿在后； 正件在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后（如批复在前，请示在后）； 译文在前，原文在后； 设计文件材料目录在前，设计图样文件在后； 综合性的文件在前，素材性的文件在后； 文字材料在前，图样在后。 （二）卷内文件页号的编写 1.案卷内基建文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。 ——页号用阿拉伯数字编写。 ——各件之间不连续编页号。 ——页号的填写位置：双面书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角；单面书写的文件材料，在其右下角。图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方。 2.已有页号的文件可不再重新编写页号。 如成套图样、印刷成册的文件。 3.卷内目录、卷内备考表不编写页号。 四、案卷封面的编制 案卷封面编制 1.案卷题名——主要包括建设项目名称或代号、阶段名称、文件类型名称等（示例） 2.立卷单位——填写负责组卷的部门或单位（与旧规范有区别） 3.起止日期——填写案卷内基建文件形成的最早和最晚的时间（年、月、日 ） 4.保管期限—