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计算机软件管理问题剖析 　　摘 要： 在软件项目数量日益增多，IT运维水平要求日趋精细化的情况下，越来越多的烟草企业开始重视计算机软件文档的管理。通过对烟草企业信息化项目建设情况介绍，对计算机软件文档管理中存在问题以及文档管理的重要性进行分析，从制度建设、供应商管理、文档资料库建设等多角度，提出进一步完善软件文档管理的对策和方法。 　　关键词： 软件文档；文档管理；资产；问题；对策 　　中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1671－7597（2011）1020036－02 　　 　　随着行业改革的不断深入，烟草企业信息化项目建设不断地向纵深推进，有力地支持了企业管理理念的创新、管理流程的优化和管理手段的革新。同时，在信息化项目的快速发展、惠及其它众多管理工作过程中，逐渐出现了IT运维的支持力度不足、重复劳动、注意力管理不佳等问题。计算机软件文档作为信息化项目建设中最重要的过程资料，其管理和使用日益得到信息化企业的重视。如今，如何有效地进行计算机软件文档管理，已渐渐成为烟草企业信息化管理部门提高IT运维质量、提升工作效率的重要工作内容。 　　1 行业背景 　　需求一直推动着IT技术的发展，也推进了信息化项目的建设。浙江烟草企业信息化管理部门从抓技术和管理入手，积极满足需求，先后部署了烟草营销系统、专卖系统、OA综合平台、个人工作平台、财务系统、人力资源、投拆管理以及数字档案等系统。这些信息系统多数已经实现了省级集中，并实现了多系统单点登入功能，涉及到烟草经营和管理的方方面面，建立了较为统一的具备高可靠性、高实用性和先进性的信息化应用体系，推进了信息共享、左右协同的一体化管理，为业务经营、专卖管理和综合服务工作有序、持续快速发展提供了良好的信息平台。 　　近年来，浙江烟草信息化管理部门紧紧围绕企业发展目标，以信息化规划为指引，大力实施信息化项目，这些信息系统主要实现了一个平台即烟草企业应用集成平台，由四大领域组成，分别为营销领域、专卖领域、物流领域以及综合领域四大信息领域系统。但是，由于这些系统由不同的软件开发商承建，其技术和管理水平参差不齐；加上多数地市级烟草企业根据自身企业管理需要，也建立了一些辅助管理信息系统，这样，IT管理部门面对的应用软件数量多，涉及的领域也较广、较细。因此，如何有效地进行计算机信息系统文档的管理和使用，已经成为烟草企业信息化部门的重要课题。 　　2 软件文档管理中存在的问题 　　信息系统文档是烟草企业重要的智力资产，它凝聚着信息项目建设中所有参与人员的智慧和汗水。这些软件文档一般以电子文档的形式存在，从内容上看，主要包括企业信息化规划、项目开发计划、需求规格说明书、设计规格说明书、程序清单、测试报告、系统维护手册、用户手册、系统变更报告、项目总结报告、会议记录以及经验心得报告等文档资料。 　　近年来，信息化建设在资源整合的过程中，不断地实现了信息数据和应用系统的向上集中。但由于从事信息化工作的人员相对较少，且主要集中在系统建设、平台整合以及系统运维等工作上，在信息系统软件文档的管理存在不足。主要体现在以下几个方面： 　　2.1 文档管理制度不健全 　　在信息化高速发展的今天，制度建设依旧是一块短板，而软件文档作为软件的灵魂，也没能从制度层面加以保证和有效管理。软件文档的创建、保存以及利用也无法从根本上加以规范，从而造成文档查找缓慢、效率低下，文档安全缺乏保障，文档无法有效协作共享，知识管理效果不明显。 　　2.2 文档管理意识不深入 　　在多数在用的应用软件中，很少能见到带有“在线帮助”功能的软件，产生这个问题主要是在软件系统规划和设计过程中就没有考虑到这项功能的存在。在日常的软件维护工作中，常常发现使用人员由于操作不熟练，为一个简单的操作或流程束手无策而转向寻找供应商支持。软件供应商往往是极其被动地为用户提供相关软件文档，多数软件企业对文档重要性认识不够，对文档管理缺少规划和管理的问题仍然存在。 　　2.3 文档内容不够规范 　　文档内容不规范在以地区级和县级烟草企业负责开发的软件较为明显。主要体现在：文档内容描写不够完善，内容更新不及时。其次文档编写不够规范，主要表现在软件项目实施过程中，没有对每一个阶段的文档进行整理，分层次管理，各类文档资料缺少一个可以参照的样本，更多的是在前人写好的基础上，对内容进行修改一下就算完成任务。另外，部分文档只追求形式，忽略了实际效用。 　　2.4 文档管理不够统一 　　随着信息系统的不断优化、升级，新需求和变更的不断产生，各种文档也越来越多，但我们尚没有建立一个计算机软件文档信息库，用来统一存放软件项目开发过程中不同时期的各类文档。而这些零散存在的文档，极容易造成查询和控制的困难，加上目前文档管理上还没有一个好的工具