电算化会计档案双套制永久性及其对策探究.docVIP

电算化会计档案双套制永久性及其对策探究 ［ ］一般电子档案双套制都是“临时性的变通办 法”；电算化会计档案实行的是永久不变的双套制。首先， 原始凭证和记账凭证之间，前者是后者记账的依据，后者是 前者的概括和说明，要求两种凭证必须同时归档保存，不可 分离；其次，原始凭证的原件必须作为记账凭证的附件，脱 机粘贴在机打记账凭证的后面。这一特殊的保管规定，导致 原始凭证即纸质档案由于不接触计算机而永远不会被电子 档案所取代。以同时保存两种档案为特征的双套制因而也会 永久实行下去，从而颠覆了档案界关于电子档案双套制都有 “过渡”性特点的共识。电算化会计档案的这个特点，对档 案意识、管理模式和管理方法等都产生了深远影响。 ［关键词］电算化会计档案；双套制；永久共存 ［ ］F232 ［ ］A ［ ］1673 -0194 (2013) 03- 0013-03 1双套制是电算化会计档案的基本管理模式 20世纪90年代以来，伴随医院现代化建设的发展，电 子计算机技术在医院财务管理领域广泛渗透，双套制替代传 统单一的纸质档案管理，逐步成为医院电算化会计档案的基 本管理模式。 所谓双套制，是指“电子和纸质两套文件双双归档，形 成两种介质的两套档案，并且所生成的电子文件的专用软件 必须一同归档”。 财政部、国家档案局1999年1月1日颁布实施的《会 计档案管理办法》，从制度上肯定了电算化会计档案是双重 信息载体的特性，明确了电算化会计档案的管理范围不仅包 括“计算机打印输出的传统纸质记账凭证、会计账簿、财务 报告等专业会计核算材料”，还包括“机内会计数据、软盘 等备份的会计数据、系统开发资料和会计软件系统”。 在电算化会计环境下，会计档案存贮载体发生了巨大变 化。从纸质文件到电子文件的出现，是档案存储方式的变革， 也是档案管理范式的转变。电子和纸质两种档案在共处中既 相互冲突，又相互融合。这种优势互补，并行发展的模式， 要求在推进电子档案管理的同时，也要重视纸质档案的管理 和研究，对传统档案管理理念与现代管理技术进行科学整 合，寻找出一条既符合时代要求，又符合科技发展特征的医 院电算化会计档案管理之路。 2电算化会计档案的优势和不足 电算化会计档案信息的形成、归档、管理和利用不受时 空和载体传递的限制，实现了资源共享。磁性介质的采用， 有效避免了手工记录中易出现的重复记录现象，筒化了管理 环节，丰富了储存空间。 扩展了信息处理功能，实现了无纸化查阅、自动检索、 自动管理和自动计算、分析，强化了会计数据的完整性、准 确性和及时性；促使会计档案工作规范化，提高了效率；减 少错误，提高了会计工作的质量；有利于充分发挥会计的职 能，及时反映（据估计约有70%的信息来自会计部门），为医 院领导决策当好参谋助手。满足了社会对会计档案信息的系 统性、时效性、管理模式、方法和利用等多方面的需求，体 现了会计档案发展的方向。 然而，电算化会计档案具有易篡改、易灭失、易伪造等 自然缺陷，难以鉴定原件，很难辨别经济业务的原貌，无法 保证会计信息的真实性。未经授权的人员出于私利或不正当 目的，有可能复制、伪造或销毁一些重要的会计数据而不留 任何痕迹。会计信息的完整性、安全性因此受到挑战。电子 文件磁性记录介质易破损，也使其记录信息的可靠性难以保 障。 3纸质会计档案的优势和不足 在我国，自东汉蔡伦造纸，东晋桓玄颁以纸代简令以来， 纸张一直作为主要的档案信息载体被使用。纸质档案是会计 档案信息储存的传统标志。 纸张具有较强的耐久性和稳定性。纸质文件一旦形成， 其纸张、字迹材料、字迹三者不但各有特性，且不易分离。 纸质档案具有信息与载体相依附的特点，从当时使用的 文件直接转化而来，客观记录了以往的历史情况。原始性是 纸质档案的根本优势。 从法律角度讲，纸质档案的字体、字迹、图像、印章等 清晰可见，内容真伪易于判别，可以在法庭上作为司法鉴定 的依据，能从技术及法律的角度严格保证会计凭证的原始性 和真实性，具有无可争议的法律效力。 现阶段电子化会计资料打印成纸质文档后，经当时当事 会计人员和有关责任人员签名，形成归档保存的电算化会计 档案的纸质副本。2009年1月总后卫生部颁布《军队医疗机 构电子病历管理办法》，2010年3月卫生部颁布《病历书写 基本规范》，均认可打印签名后的纸质病历具有手写病历同 等法律效力。由于纸质会计档案和纸质病历都是纸质档案， 新版《会计档案管理办法》也从制度上肯定了打印后的纸质 会计档案，上述文件都可以作为打印签名后的纸质会计档案 具有手写文件同等法律效力的重要政策依据，使电算化会计 档案有了法规上的应用依从。 纸质档案存在的主要问题是：信息容量小，信息记录方 式单一，档案介质占据空间大，查找检索不便，清点移交归 档工作量大，装订成册和流转繁琐不便，管