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浅述机关单位档案信息化管理 　　摘 要：机关单位肩负着国家公共事务、社会活动的相关任务与服务工作，在工作过程中会产生大量的档案资料，且很多资料属于机密性档案资料，强化档案管理工作变得异常重要。信息技术的出现，为机关单位档案的信息化管理工作提供了重要条件，实现了档案管理的高效性与实效性，能大大提高档案资料管理效率的不断提高。为此，本文就机关单位档案信息化管理进行了分析与探究。 　　关键词：机关单位；档案；信息化管理 　　机关单位作为国家行政机构的重要组成部分，其负责着社会活动中的民生、文化、教育、医疗等多项问题，在涉及各个领域的过程中会产生大量的档案资料，这些档案资料是机关单位行使相关职能的表现与重要载体，这些信息记录的都是重要的社会发展信息，对国家来说意义重大。为了提高档案资料的管理水平，应借助现代信息技术的重要作用与优势，以实现档案的信息化管理。 　　1 机关单位档案信息化管理的重要性 　　机关单位是国家政府机构的重要分支，其主要负责一系列的社会活动，旨在为社会的发展提供公共性服务，涉及到文化、教育、民生、医疗等多项内容，在开展一系列的公共服务类项目时，会产生大量的档案资料，都与社会公共项目相关的资料与信息。档案是机关单位实施工作的重要凭证与载体，是单位管理工作的核心内容之一，主要是借助机关的档案室作为重要载体，以强化对各类档案资料的规范性管理。档案资料具有重要的应用与开发价值，其可为后续的一系列生产、科研工作提供重要的借鉴与知识支撑[1]。机关单位档案管理工作主要会形成一定的文件、资料、积累、立卷与归档工作，强化对一系列文件生成过程的科学化管理与监督，可大大提高机关档案管理水平。新时期，信息技术已经成为一种时尚与趋势，利用现代化的信息技术、计算机平台等实现档案的规范性管理，能较短的时间内即可实现对档案的收集、整理与归档工作，相较于传统人开展手工管理的方式有了明显的进步，档案管理工作节约了大量的人力、物力与时间，将传统的纸质档案转化为电子版本，能实现对档案信息的全面管理，可大大提高档案管理质量。机关档案是一项原则性、保密性很强的工作，特别是在一些涉及到国家机密的单位更是如此[2]。因此，为了达到更为高质量的档案管理水平，应强化档案管理的信息化建设，以提高档案管理效率。 　　2 机关单位档案管理现状分析 　　2.1 档案管理信息化建设不足 　　就目前机关单位档案管理现状的有效分析，部分机关单位由于对档案认知度与重视度不够，将单位工作的重心放在项目实施过程中，忽视了档案管理的重要性，使得档案管理工作始终相对落后，信息化建设不足问题相对突出，无法满足现代社会对档案管理的要求。在部分机关单位，由于档案管理信息化认知不足，缺乏足够的信息化管理设备，无法对档案的信息化管理给予足够的支持，成为当前档案管理信息化建设中所存在的一个现实性的问题。 　　2.2 档案管理人员专业性不够 　　在机关单位档案管理方面，为了减少人员开支，往往会选择非专业性或兼职类的人员来担任档案管理工作的要职[3]，档案管理人员的专业受限，无法在接下来的档案管理工作获得理想的管理效果。此外，新时期，信息技术被广泛应用到各个领域，当然，在档案管理方面也不例外。档案管理的信息化建设，还会需要足够的人员支撑，很多档案管理人员仅仅具备档案管理的专业知识，但是缺乏专业性的计算机操作技术，使得档案的信息化管理受到限制。 　　2.3 缺乏严格的档案管理制度 　　机关单位的档案资料价值很高，很多具有高度的机密性，关乎着一系列公共项目的实施效果，为了保证公共项目的高效开展，强化单位的档案管理工作具有必要性。当前，若想增强档案管理的规范性与合理性，档案管理制度是必不可少的[4]。然而，当前的档案管理制度还存在着诸多的缺陷与不完善，档案管理缺乏严格的规章制度约束，使得档案管理工作始终处于松懈的状态，严重制约着档案管理工作的开展质量。 　　3 机关单位档案信息化管理的措施 　　3.1 强化档案信息化管理团队建设 　　在信息化发展的大背景下，机关单位档案的信息化管理工作的开展，必须保证档案管理团队的合理化建设，提高档案信息化管理人员的水平，既要提高档案管理人员的专业素质，还要锻炼与培养员工的计算机操作能力，以提升档案管理人员的综合素质。第一，档案管理人员必须具备高度的专业性，提高入职门槛，要对应聘人员的专业资格证书、档案管理专业证书等予以全面的规范，只有具备基本的职业资格需求才能准许相关人员应聘此岗位。第二，一般情况下，机关单位档案管理人员的年龄相对较大，其在档案管理上的能力缺乏专业性，档案管理手段相对传统，会使得档案管理的相关知识点呈现老旧、封建的状态，无法得到档案信息知识点的全面更新。面对以上问题，应强化对老一辈档案管理人员的职业培训，培训其专业的档案管理水