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浅述档案管理标准化建设 　　[提要] 近年来，随着我国社会经济的不断发展，档案事业进入了一个快速发展期，无论是从数量、种类、储存形式、保管环境等方面都已产生巨大变化，在新的时期实现了新的跨越。要想管理利用好这些档案，就必须要有科学的、统一的标准，这样才便于利用现代化科技手段对档案加以管理，为全社会提供方便，带来效益。 　　关键词：档案管理；标准化；质量 　　中图分类号：G271 文献标识码：A 　　收录日期：2013年7月8日 　　《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。没有标准化，就没有专业化，就没有高质量、高速度。”对现代化社会中的档案工作来说，也是如此。无论是政府机关、企事业单位、各类社会组织等等，各种组织涉及档案种类越多，数量越大，利用的范围就越广，能为全社会带来的实际的经济效益也就越大。要想管理利用好这些档案，就必须要有科学的、统一的标准，这样才便于利用现代化科技手段对档案加以管理。下面以常州出入境检验检疫局武进办事处为例，就档案管理方面导入ISO9001质量管理体系，以标准化理念实施全程规范化档案管理做一简单分析。 　　一、常州出入境检验检疫局武进办事处档案管理现状 　　1、办事处情况简介。常州出入境检验检疫局武进办事处（以下简称武进办）成立于2007年12月份，位于武进高新技术产业开发区南区。建立之初主要由三个部门组成：综合科、机电科、轻纺科，主要负责受理武进区出入境货物的检验检疫报检，签发各类检验检疫证单，各类产地证书，通关放行；负责实施武进区进出口商品的检验鉴定和监督管理；另有负责武进区出口主管产品生产企业的日常监管工作，业务资料归档与管理工作等，后增加检疫科，主要归口于常州局本部动植检科室管理，武进办起到从旁协助作用，主要负责武进出口加工区检验工作。 　　2、办事处档案管理现状分析。作为一个机构较全面的大办事处，较为全面详实的档案资料能为领导者提供判断依据，能为日常检验监管工作者反映真实情况，为企业提高办事效率，基础的档案管理工作自然而然成为日常工作的重点之一。现阶段办事处档案管理共分为两大块：办事处综合档案管理、业务档案管理。其中，业务档案管理又主要分为企业报检资料档案管理以及日常质量控制档案管理。各科室设立兼职档案管理员，负责监督、收集、整理本部门的档案资料，按规定做好归档，从而形成了全办事处的档案管理网络。综合档案管理主要由归属于综合科的办公室负责，所有办事处层面的活动资料、荣誉资料、各种机构信息往来、接待、后勤等均由办公室专人负责收集整理，而各业务科室则主要负责本辖区内出口报检企业的基本企业资料、出口产品质量情况、生产情况、检测情况、诚信环保等各个方面的资料收集、更新、归档等工作，为检验员日常对企业的监管整改、控制出口产品的质量稳定工作提供强有力的保障和依据。以轻纺科为例，将企业首先分为三大类：纺织、服装和轻工类。基本档案由企业注册信息、质检人员信息、生产设备信息、主要出口产品信息等构成，分为电子版与传统纸质版两种，同时依据国家质检总局113号令文件精神，以出口工业品检验监管系统为信息载体，在将企业分类后，按季度或者周期完成检验监管工作，将监管内容输入系统，同时将整改内容可发送企业，责令整改。此种电子输入方式取代传统的手写监管档案方式，既节省资源又方便快捷。机电科大体相同，另有企业报检资料则由综合科检务工作人员收集归档，每份单据均有唯一的归档编码，一般保存期限为三年，由于报检资料数量较多，综合科设有两个专门档案室保存收藏，日常的查阅、调出等均需按流程申请。 　　二、武进办事处档案管理存在的问题 　　1、领导对档案工作的重视程度不平衡。个别单位对档案工作重视还不够，档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保障，虽然各部门有专人负责档案管理工作，但真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓方面还存在缺欠。 　　2、没有形成完善的质量意识，未运用过程方法进行管理，缺少持续改进的管理承诺。办事处档案管理规定虽然明确了相关的流程与方法，对工作有一定的质量要求，但没有运用系统的管理思想，进行档案管理的统一规划安排。现行的档案管理还存在“宁多勿缺一”的整理原则，档案工作人员往往在考虑自身责任的基础上，片面地追求归档的数量，而忽视了文件内在的价值。 　　3、在档案利用服务企业等使用者方面。大多档案管理人员认为自己的主要工作任务是收好（属被动接受）、管好档案，不主动了解使用者的需求，不理会使用者的感受，对使用者的重视程度不够，这违反了档案管理为使用者服务的宗旨，同时也降低了为企业服务的效率。日常档案管理工作的创新意识较为薄弱。虽