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在建工程竣工档案验收与文档一体化系统设计 　　摘要：本文根据工程竣工档案管理中存在的问题，提出了文档一体化体系设计的构想，并根据此理念在大唐国际阜新煤制气有限责任公司应用，取得很好的效果。 　　关键词：在建工程 竣工档案 文档一体化 　　 　　在建工程的文档管理一直是档案管理的重点和难点，竣工验收直接关系到在建项目的周期等管理，因为档案验收无法过关而导致整个在建项目迟迟无法通过竣工验收的现象很普遍，给企业和相关施工单位都造成很大损失。在建期间涉及多个部门，如工程部、基建、物资等部门，甚至外单位的施工队、监理公司等，大量在建期间生成的图纸等档案都分散在这些机构中，具有随时产生、版本众多、分散性强、收集不易、易流失等特点。 　　在建工程的档案验收涉及面较广，往往对工程各方各阶段的文档有归档要求，并对之进行验收，如准备阶段的各立项文件、建设用地、征地拆迁文件、勘察、测绘、设计文件、招投标文件、开工审批文件、财务文件，竣工验收阶段的工程竣工总结、竣工验收记录、财务文件、声像、微缩、电子档案；施工单位需要归档：建筑安装工程、市政基础设施工程竣工图等。 　　一、在建工程项目档案工作存在的问题 　　档案部门对这些施工单位往往约束力不强，导致收集过程存在无法收全的现象。在建工程项目的实施过程中存在如下五方面的问题，致使参建各方成本和业主的营运成本居高不下： 　　1.业主与参建各部门间协同工作与互动问题 　　设计、采购、施工、业主间，由于知识保护、组织管理等原因，还没有实现真正意义上的互动。 　　2.技术知识资产的交付流失问题 　　传统的技术资料竣工交付方式疏漏很多，由于工程建设中，文档处在无序管理状态，丢失遗漏，一些人的不负责任或移交范畴漏洞等因素，使得这些资料流失严重，难保完整。 　　3.各自为政的信息碎片问题 　　设计、施工、监理、业主等各相关部门都有各自的业务工作系统，规范的和不规范的，网络化的和单机版的，形成了众多的信息碎片，专业间、部门间的信息沟通仍通过传统的纸质文档手工传递。 　　4.电子文档的无序保存问题 　　随着信息社会的发展，在工程建设过程中，电子文档无处不在，不但存在于各单位的系统中，而且在随机资料、外购技术、管理人员的个人邮箱都有大量的电子光、磁盘和电子文件，这些文档长期处于无序保存状态，丢失严重。 　　5.电子文档的在线逻辑归档和定期物理归档问题 　　国家档案局最近发布的《企业档案工作规范》中提出的要求，目前还没有一个具体的解决方案。 　　二、文档一体化系统的设计 　　基于上述情况并从实际情况出发，如果设计开发一套软件能够完美解决以上各种问题将会大大助益公司的各在建项目的文档管理和竣工验收。 　　（一）研究目标 　　利用现代网络技术，建立一个高效的B/S工程网，构成一个工程团队各成员统一的协同工作平台和公用数据区，以提高施工管理水平，保证工程项目按时、优质、高效竣工验收，监控管理工程文档资料的完整性、真实性，并探索一条竣工资料快速在线验收的新路。 　　1.总体目标 　　建设一个连接工程所有相关部门或单位的B/S网络系统，形成一个网络上的工程运作团队，全生命周期实时管理工程随时产生的各类文档和信息，既文档的制作生成、申请、审查、校核、批签、传递、电子文档的归类保存、纸质文档自动组卷、辅助各类竣工验收、完整性齐全性检验等，完全消除竣工后的漫长而繁重的档案整理工作，并对入网各部门提供工程团队内形成的所有文档的实时查询和利用服务。 　　2.具体目标 　　(1)建立工程的B/S网络系统，形成网络上的工程运作团队 　　借助业主公司的局域网和专用服务器与防火墙，建立工程专用网。设置VPN服务器，用以与远程的工程团队成员链接，包括远程供应商、远程设计院等。对于野外较大范围作业的工程，各远程团队成员可以利用电信网，ADSL入网，业主用VPN服务建立专用网。工程文件服务器的硬件可以由信息部统管，数据管理及各种工程资源配置，应由业主工程部系统管理员负责，一个服务器一套软件，可以同时做多个工程，管理多支不同的团队。 　　（2）全面采集，整合数据碎片 　　通过自动的异构数据采集接口实现各相关资源的全面整合，可采集的外部系统包括：ERP数据接口；OA接口；远程供应商的数据库；远程设计系统；个人邮箱自动采集；网络定题采集；移动载体解读采集。 　　（3）通过三个平台，监护重点资源 　　一是文件的在线创建、编辑、流转平台。包括在线下载标准模板（如SH3503、SH3543等），在线生成文档，在线提交审批定稿。各施工单位将文档直接编辑在业主的服务器上。各用户对文档只能编辑、下载或打印，不能删除。文档会完整地保留在服务器上，业主档案员可监视，以确保文件的完整性、真实性。系统重点控制审批流程，对线