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高校人事档案查借阅制度调研剖析 　　【摘要】随着组织人事制度的深入改革，如何完善人事档案的查借阅制度，提高人事档案的利用效率成为摆在档案管理者面前的重要问题。本调研以燕山大学、河北大学、天津大学的人事档案查借阅制度为参考进行对比研究，以期对完善我校人事档案查借阅制度有所裨益。 　　【关键词】人事档案；查借阅；制度；调研报告 　　一、人事档案查借阅制度分类及利弊分析 　　结合燕山大学、河北大学、天津大学等高校的人事档案查借阅制度，可以看出人事档案查借阅制度大体可以分为两类，即以部门为服务对象和以个人为服务对象。 　　（一）以部门为服务对象。以部门为服务对象是指，只向组织开放人事档案信息，不向个人开放。人事档案具有政治性和机密性，它是个人重要的历史记录，涵括了个人在职称评定、学习经历、工作经历、政治经历等方面的重要信息，是证明个人身份、落实工资待遇、印证组织关系等的重要凭据，也是组织部门了解和选拔干部的重要依据。因此，档案管理部门有责任对人事档案进行保密。基于此，目前，大多数高校都采取只对部门提供服务的查借阅方式，即只有跟人事档案工作相关的组织部和人事处才有权利对人事档案进行查阅和利用，职工个人不得直接查看本人的人事档案。例如，天津大学便采取此种制度。如果职工个人需要利用人事档案中的信息，必须委托组织部和人事处的办公人员去办理，组织人事部门的职工也必须携带有效证明才能对人事档案进行查阅和利用。 　　以部门为服务对象的人事档案查借阅制度，在一定程度减少了个人信息向外泄露的可能性，从而提高了人事档案的安全性和机密性，保证了职工个人的合法权益。但是，此类制度重保存保密、轻服务利用、自我封闭状况较为严重，在一定程度上违背了“以人为本”的理念，使得职工个人查阅档案“门槛高、周期长”。与此同时，随着人员流动量的增大和国家对人事档案的越来越重视，人们查阅确认自己出生日期、参加工作时间、入党团时间等方面信息的需求逐年上升，无形中也增加了组织人事部门的工作量。 　　（二）以个人为服务对象。以个人为服务对象是指，人事档案中非保密的信息不仅可以向组织开放，也可以向个人开放。由于人事档案具有保密性，因此，目前只有少数的高校采取向个人开放的人事档案查借阅制度。以河北大学为例，河北大学允许个人查借阅个人人事档案，但其查借阅也具有一定的规定限制。首先，职工查借阅个人人事档案，只限于查询其中如出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、职称评审等非保密内容。其次，职工个人查阅人事档案信息，需要说明使用人事档案信息的用途。最后，职工个人查阅人事档案信息只限于职工本人，并需要携带有效身份证明。 　　以个人为服务对象的人事档案查借阅制度，突出了“以人为本”的服务理念，最大程度上满足了职工的需求，减轻了组织人事部门的工作负担，提高了工作的效率。但另一方面，由于此种制度直面职工个人，在人事档案保密性方面仍存在一定的风险性，需要严格的制度约束。同时，由于人事档案涉及保密与非保密的不同内容，因此，存在与组织人事部门职责划分不清，工作互相推诿等问题。 　　二、人事档案查借阅制度改革的文献分析 　　近年来，在人事档案查借阅制度改革方面，从事档案管理方面的专家，大多建议放宽人事档案查借阅的制度，提高人事档案管理的利用效率。从总体上看，大致包括以下几种观点。 　　（一）放宽人事档案查借阅制度，在一定范围内允许职工个人进行查阅。韩颖在《高校人事档案利用工作的现状与对策》一文中认为：“要正确处理档案的保密与利用的关系，实现人事档案信息部分向个人开放”。伦凤华则在对北京市大多数高校人事档案管理制度调研的基础上提出：“档案管理者要开阔视野，拓宽渠道，积极拓展高校人事档案的利用范围，不仅要提供面对面的服务，遇到校外的电话查询，也应该灵活处理，寻找各种方式确认利用者身份，尽管理者所能为其提供利用。” 　　（二）由保管者变为人事信息的主动提供者，提高人事档案的利用效用。学者吴青霞以湖南科技学院的人事档案工作为例，提出“要树立超前服务意识，变被动服务为主动服务。即人事档案工作者在掌握本单位人事档案利用规律及发展趋势的基础上，积极编研出全校干部名册，各级干部全校分布情况表，干部队伍学历学位、职称、职级、专业分析统计数据表各种实用的参考资料和分析数据，为学校改革发展提供参谋。” 　　三、我校人事档案查借阅制度的历史沿革 　　我校人事档案查借阅制度起初采取以部门为服务对象的人事档案查借阅制度，只有组织部和人事处才有权利对人事档案进行查借阅，职工个人不得查借阅。但是，随着查阅人事档案频率的增加，组织部和人事处的工作任务繁重，增加了组织人事部门的工作负担。之后，我校开始尝试以部门和个人为服务对象并存的人事档案查借阅制度，除组织人事部门外，教职工个人可以持相关身份证明到人