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高校会计档案数字化管理浅述 　　20世纪90年代开始，随着计算机在系统管理方面的广泛应用，促进了会计电算化系统的发展，并通过互联实现网络共享管理，这给会计工作者带来了巨大的便利，使会计信息的搜集、加工、处理，会计内部控制等工作更加趋于规范化、程序化，这也给会计档案的数字化管理工作带来了更多的研究和发展空间。目前多数高校已实现会计档案数字化管理，?@在一定程度上促进了高校信息化程度的发展，但与电子商务、企业信息化以及快速发展的其他行业的信息化相对比，会计档案的数字化发展还处于初级应用阶段。在肯定其作用的同时，我们也要关注其问题所在，并在此基础上提出改善和促进高校会计档案数字化管理问题的措施和建议。 　　一、高校会计档案数字化管理的主要内容 　　（一）建立并完善会计档案数据库。会计电算化的实现促成了会计核算过程中的大部分资料可以数据库的形式存放在电脑系统中，这为用户提供了极大的便利。然而，作为档案工作者的管理目标应该是，实现会计档案信息的完全数字化，这不仅包括了记账凭证、明细账、分类账、报表的数字化，还应该包括对原始凭证的全文数字化，在此基础上可以建立高校会计档案数据库。原始凭证涉及到的类别众多，可以按照内容分类建立若干数据库，如，工资单数据库、发票数据库、合同数据库、银行回执数据库等。数据库的建立是数字化管理的支撑与核心，数据库建立后，可以方便利用者快捷准确查找会计档案，对原始凭单的安全保护也起到促进的作用。原始凭证数据库建立后，可以通过接口与会计电算化数据库相连，从而实现记账凭证与原始单据凭证完全对接，初步实现会计档案信息的完全数字化，充分发挥会计档案数据库的优越性。 　　（二）建立会计档案数据库辅助决策支持系统。会计档案数据库收集了大量的原始数据，这些原始数据需要经过一定的整理、筛选、归纳、分析才能提供给各级领导和部门决策人员处理和使用，会计档案数据库辅助决策支持系统正好可以完成这样一个任务。系统的建立要以分析决策人员的需求为出发点，综合财务人员、数据库技术人员、档案管理人员的意见。系统通过对数据合理的统计、对比、研究，提出解决问题的最优方案，这将有利于决策者以系统数据作为支撑进行决策行为的开展，与此同时，控制决策风险，保障高校资源的合理调配与有效利用。 　　（三）做好会计档案数字化管理系统的信息安全建设。信息安全建设涉及到网络安全、存储安全和应用安全。会计档案完全数字化的实现离不开网络，网络安全涉及到局域网、广域网及网络上的其他存储设备和应用设备的安全。存储安全是指恶意病毒的入侵、数字化系统的不同版本之间的调入调出、系统的兼容性、操作失误等都会导致数字化会计档案数据丢失与坏损。另外，如果系统管理员对用户的编辑、读写权限设计不当，或是使用者的误操作，那么，数据库的应用级安全将得不到保障。 　　二、高校会计档案数字化管理存在的问题分析 　　（一）认识层面。档案人员、会计人员甚至是高校分管财务和档案的领导都对会计档案的数字化管理存在认识误区，不理解其真正的内涵。他们大多都认为电脑的配备、电算化软件的安装、存储会计档案的目录就是实现了会计档案的数字化管理，这种认识极具片面性。高校会计档案的数字化建设需要从高校管理需求出发，由数据库开发技术人员根据档案管理的目标及需求设计出适合本高校财务管理和档案管理要求的会计档案系统管理软件。要想实现会计信息的完全数字化，就需要数字化管理系统在功能上实现对每一个环节产生的会计数据都可以在电脑上显现出来。作为档案人员应该意识到，电算化会计档案目录的存储远远不能满足利用者的需求，多数利用者需要查阅的是实体档案，会计档案的数字化管理要朝着对会计实体档案的全文数字化、全文上网、全面检索、共享资源方向发展。而目前高校由于决策者的认识有限，资金投入更加十分有限，导致高校会计档案的全文数字化以及数据库建设方面的任务还相当艰巨。 　　（二）制度层面。随着会计电算化的迅速发展，会计电算化档案管理制度的步伐却没有跟进，数字化会计档案的管理状态也处于滞后阶段。现阶段，数字化会计档案的归档及管理工作往往很随意，档案人员只重视纸质凭证报表的归档，对电子文件的归档处于一种无序状态，导致很多电子文件即使归档也往往因为无人整理或者无人重视而处于一种无法利用的状态，即使归档利用也往往会因为系统软件版本问题或兼容问题无法使用。 　　（三）技术层面。科技技术的发展进步推动了会计档案的数字化进程，但在一定层面上也带来了一些问题。比如，硬件设备和数字化系统的更新换代过快，导致管理上要与时俱进，增大了管理人员的难度；病毒、恶性程序的入侵也使会计档案数字化系统的安全没有保障；管理层涉及利益问题时人为的毁损或是蓄意的破坏也会造成数字化会计档案的信息失真；还有灾害、意外、事故的发生也会造成会计档案数据的毁损与丢失。另外档案部门