公务电子邮件归档与管理规则内容及存在问题分析.docVIP

《公务电子邮件归档与管理规则》的内容及存在问题分析 　　公务电子邮件是各种公务活动得以顺利开展的重要办事工具，也是业务工作思想、数据和信息得以有效沟通的手段之一。公务电子邮件作为一种电子文件的具体存在形式，若想使其“四性”（真实性、完整性、可读性、安全性）得到有效维护，必须根据全程管理思想进行全生命周期的管控。为此，应为公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等项业务活动，提供规范化程序与管理规则，并为公务电子邮件的归档与电子档案管理创造有利条件。档案行业标准DA/T32-2005《公务电子邮件归档与管理规则》（以下简称DA/T 32）正是为了适应这种实践性要求而制定和发布实施的。该标准是由深圳市档案局提出并起草，由国家档案局于2005年4月30日发布，同年9月1日开始正式实施。 　　一、T32的体例与内容构成 　　T32共分9章，包括57条条款，其中一级条款9条、二级条款35条、三级条款13条。主要内容包括正文和附录两大部分。正文部分主要规定了T32使用的范围、规范性引用文件、术语定义、总则及公务电子邮件从生成到归档保管各?h节的具体规则。附录包括五个：《公务电子邮件收发文登记表》《公务电子邮件存储格式》《公务电子邮件存储载体》《公务电子邮件移交登记表》和《公务电子邮件移交检验登记表》。标准的附录包括资料性附录和规范性附录，资料性附录是对理解和使用标准起辅助作用的附加信息，而规范性附录则是与标准正文具有同等效力的组成部分。T32的附录均为规范性附录，是为了减少正文篇幅而置于文后，与标准文本本身具有同等效力。 　　二、T32的主要特点 　　（一）注重与其他标准的整体协调性 　　公务电子邮件作为公务活动中广泛应用的一种电子文件的形式，对其管理需要参照电子文件管理规范，其归档和管理也需要遵循档案的管理规则。因此，T32和相关标准之间保持了良好的整体协调性。它和《电子文件归档与电子档案管理规范》《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》《归档文件整理规则》及《档案著录规则》等标准在内容和要求方面保持了整体协调性。 　　（二）具有较好可操作性和实践性 　　T32作为档案行业的第一个规范公务电子邮件归档与管理的推荐标准，规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交和保管等规范化程序和管理规则，规范性附录以表格的形式对公务电子文件收发文登记、存储格式、存储载体、移交登记及移交检验做了较为明确的规定，注重可操作性。该标准对各单位公务电子邮件的归档和管理工作具有现实的引导意义。 　　三、T32主要内容解读 　　T32的主要内容分为总则和具体规则两大部分。总则是进行一般性规定，具体规则是对公务电子邮件管理各环节的操作规范进行详细规定。 　　（一）术语及定义 　　T32对“电子邮件electronic mail”“公务电子邮件elec？ tronic mail document”“公务电子邮件系统electronic mail document system”“电子文件管理系统electronic records management system”等4个术语进行了定义。 　　T32对“电子邮件”的定义是：“由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。电子邮件可在机构内部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。电子邮件分为三种：公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。”目前对电子邮件的定义主要有《信息技术词汇第32部分：电子邮件》（GB/T 5271.32-2006）对电子邮件的定义：“在计算机网络上，用户终端之间往来的信函。”一般的理论解释有两种：其一是“电子邮件利用存储转发方式为用户提供信函、文件、数字和图文传真、图像信息、数字化语音等信息交换的传递业务。系统为用户分配一块存储空间即信箱，可加密。用户可以在不同地点、任意时间，利用终端使用自己的信箱，灵活方便。”其二是“电子邮件指用电子手段传送信件、单据、资料等信息的通信方法”。通过对比，我们不难发现，标准文件的术语定义侧重于对“电子邮件”内容特征的揭示；一般性的理论解释侧重于从通信角度，从业务和方法层面来解释这一概念。GB/T 5271.32的术语定义采用了“信函”作为电子邮件的属概念；T32采用了“电子信息”作为定义的属概念。信函从存在形式和记录方式上，可区分为一般信函和电子信函两种。一般信函的含义，在我国的邮政法律法规中有明确的界定，是指“以套封形式按照名址递送给特定个人或者单位的缄封的信息载体，不包括书籍、报纸、期刊等。”电子信函是用户将信函、图表、数据、单式、磁带等各种含有信息的实物送交办理电子信函业务的邮局（或经营该项业务的电信局），邮局根