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关于档案管理培训的主要内容 档 案 管 理 概 述 一、档案的作用：利用价值、凭证价值、查考价值 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 第三条 机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其它对本机关工作具有查考价值的文件材料。 二、档案的分类 1、文书档案：各单位在党团组织管理、行政管理、工会管理等社会活动中形成的档案通常为文书档案，具有管理性和政治性等特点。 2、科技档案：如基建档案、科研档案、设备档案等 3、专门档案：如会计档案、审计档案、诉讼档案等 三、文书档案立卷 1、立卷形式： 1）集中立卷：单位档案室人员对全部应归档文件集中立卷，适用于工作人员较少、不设立内部机构或归档文件量少的单位。 2）分散立卷：单位内部各部门兼职档案人员分别对本部门承办的文件精选立卷，适用于内设机构明确、归档文件量较多的单位。（提倡） 3）集中与分散结合立卷：业务性强的由承办部门立卷，其他文件由档案人员集中立卷。 2、立卷主要步骤(九步) ? 选择应归档文件 ? 将归档文件组合成卷（五分法） ? 排列卷内文件 ? 编制卷内文件页号 ? 编制卷内文件目录 ? 填写卷内备考表 ? 拟写案卷题名 ? 填写案卷封面 ? 装订案卷 四、文书档案案卷各部分组成及排列 1、硬卷皮案卷： 案卷盒（含封面、封底）—卷内文件目录—若干份文件—卷内备考表（一盒为一卷） 2、软卷皮案卷： 案卷封面—卷内文件目录—若干份文件—卷内备考表—封底（一册为一卷，数册装一盒） 五、单位（或内部机构）通用简称的使用规则（原则上不提倡用简称，但有的单 位名称太长，造成题名过长，题名有字数限制，不超过50字）。 1、容易识别、被普遍认可、历年一致。 2、任何单位或内部机构的名称均不得使用如“本局”、“我委”、“该办”等。 3、单位全称中有“崇文”的，在简称中应予以保留，如“北京市崇文区档案局”可简称为“崇文区档案局”，不能简称为“区档案局”。 4、在题名、目录中著录“责任者”项为内部机构时，应在内部机构名称前标注单位名称，如“崇文区档案局法制科”，不应简称为“法制科”。 六、数字的使用 立卷过程中涉及序号、发文字号、报刊期号、时间（硬卷皮脊背的年度除外）、件数、页数的一律使用阿拉伯数字。 词组、惯用语中的数字为汉字的应按实际情况书写，如“十一五”规划、第十届人大常委会“等。 文件处理工作注意事项 一、避免文件结构不完整和格式不规范 1、文件标题不完整或不确切，立卷时需要重拟标题。 文件标题的一般格式：作者（单位名称）＋内容＋文种。 需要重拟标题的文件如《会议记录》、《任免通知》、《情况说明》、《光荣册》等。 2、文件末尾没有落款或成文时间，表格没有填表单位或时间。 3、正式文件发出后，留作归档的另一份文件（报表）没有盖章（红头＋盖章）。 4、文件左侧白边过窄，易造成装订压字。 5、注意：用蓝黑墨水、碳素墨水形成和批办文件。 6、A4或16开纸型，不应使用草稿纸制作归档文件。 二、应归档文件日常收集工作要求 1、单位档案部门有责任了解本单位文件的形成和办理情况，以便对文件收 集整理工作进行有效指导。 2、单位文件处理部门（一般为办公室）应做好收文登记和发文登记，准备掌握本单位发文情况。 3、单位内部的各个部门都应明确一名兼职档案人员，负责本部门应归档文件的日常收集工作。 4、单位内部的各个部门都应设立归档文件盒，统一存放准备归档的文件，保证专盒专用。 5、日常工作中形成的应归档文件应随时打印，存入预归档文件盒，不应在第二年立卷时统一打印全年应归档文件，以避免应计算机数据丢失、人员调整等原因造成归档文件不全。 6、上报、下发的文件（特别四上报的报表等）应在发出前印制归档一份，履行正常的文件处理手续，防止遗漏应归档文件。 7、日常收集的应归档文件从预归档文件盒借出时，应向部门兼职档案员办理登记手续。 如何选择应归档文件 每个单位都要建：文书档案归档范围和保管期限表 一、归档文件要点： 1、本单位直接形成和本单位与其他单位联合形成的文件为归档重点。 请示、报告、会议记录、纪要、通知、计划、总结、统计报表、简报、合同、协议、意见、制度、函，等待。 2、上级或同级单位发来的文件中，以直接针对本单位的文件和需要长期参照执行的文件为重点。 批复、办法、规定、意见、通知、决定等。 3、下级单位报来的文件以报请类文件为重点。 请示、报告、统计报表等。 二、不归档文件要点： 1、上级、同级单位发来的只供阅知或短期内参考、办理的文件。 2、