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电子文件和电子档案安全管理论析 　　摘要：近年来，随着社会进步和信息化如火如荼地发展，以及计算机技术和日益成熟的互联网技术在各个行业及办公自动化中的广泛应用，产生了由大量电子文件转化来的新型载体的档案。因此，在档案管理工作中，档案的安全管理意义重大，特别是电子文件和电子档案的管理，因其所显示的特点，致使其安全风险极高。关于电子文件和电子档案的安全管理，本文将从以下几方面展开讨论。 　　关键词：档案管理 安全管理 安全隐患 电子文件 电子档案 　　中图分类号：G271 文献标识码：A 　　1 什么是档案及电子档案？ 　　档案是指机关、组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。 　　近年来，随着社会进步和信息化如火如荼地发展，以及计算机技术和日益成熟和先进的、繁荣的互联网技术在各个行业及办公自动化的广泛应用，产生了由大量电子文件转化来的新型载体的档案，即电子档案。 　　2电子文件和电子档案的特点 　　一是电子文件便于修改，省时、省力。电子文件在行文、编辑时，完全可以按照人们的想象任意、反复进行修改、润色，在作图方面更是随心所欲，想画想改动变得异常简单。不仅节省人力和经费，还提高了工作效率。二是电子文件信息存储密度大，看似小小的载体，容量都很大，因此可减少存放数量节省空间。三是文件的电子化，不但可以方便检索、摘录、转录，还能够减少纸质档案的制作、复制和传递份数，简化工作流程，提高工作效率。四是互联网彻底改变了文件的传递速度。现在的OA无纸化办公系统。既节省了纸张的使用，同时也提高了文件的传递速度，提高了办公效率。互联网拉近了人与人的距离。五是互联网的日益成熟，更加有利于发挥电子档案的信息共享，提高了档案的利用价值。六是电子档案的利用不受时间和地点的限制。在任何时间、地点，打开计算机，动动手指，就可以实现档案利用。七是电子档案大幅提升了管理效率。?子档案使得档案信息资源快速处理，使得档案资源得以高效利用。八是电子文件和电子档案的不足。电子文件和电子档案容易修改且不留任何痕迹，由于各种因素容易造成信息丢失；电子档案载体的寿命相对比较短，到期前必须转录，很容易造成文件质量下降，或者文件信息丢失，使电子文件的安全受到威胁。 　　3 威胁电子文件与电子档案的安全隐患 　　与纸质文件相比，电子文件的信息安全尤为突出，易于编辑的二进制代码、高度共享的信息、开放的计算机系统、四通八达的网络、不断升级的软件、无孔不入的黑客、肆意横行的病毒、污染多变的环境等等因素，对电子文件和电子档案的信息构成了严重的安全隐患。 　　保密性。非授权用户访问、阅读相关电子文件信息资源；合法用户越权下载相关电子文件信息资源；在使用和处理电子文件信息资源过程中的电磁泄漏；传输电子文件时被非法截获；电子信息资源脱机介质被盗等等。 　　真实性。电子文件的真实性是指电子文件的内容（包括背景信息）经过传输、压缩、格式转换等处理后依然保持其与形成时的原始状况一致。造成电子文件失真的主要原因有人为因素和非人为因素。被修改。黑客的恶意攻击、授权用户的非法修改、无操作、不真确的信息处理与传输方式、不科学的转换与软件升级、病毒的破坏、系统故障等等均有可能造成文件内容和原数据被修改；被删除。恶意的或误操作，有可能造成电子文件部分或全部内容和元数据被删除；错漏。文件操作过程中的大意、疏忽等原因造成的文字错漏等问题；丢失。文件保存不当或其他原因造成的文件丢失。载体变质也会造成电子文件和元数据丢失。 　　完整、齐全性。是否收集全了作为有机联系的一件事情的完整过程的所有文件。 　　不可读性。可读性是指电子文件无论经过多长时间、经过何种方式处理，都能以人类可以识读的、真实的方式输出信息。造成电子文件不可读的原因包括：系统不兼容；软硬件系统没有及时升级与更新换代；加密密匙丢失、专用软件没有留存；病毒感染；载体过时、损坏或记录衰减等。 　　不可控制性。电子文件的失控，会对电子文件信息安全带来致命的打击。主要表现在以下几方面：软件升级、替换时，能否保证文件不被损坏；能否根据需要调整用户权限和文件开放方式；能否控制（监控）电子文件的下载、拷贝、传输和转换；能否控制电磁环境，实施干扰和反干扰；能否控制电子文件的各种标准和状态，实现信息优化配置和高度共享；能否删除失去保存价值的电子文件；能否实现原数据的更新和验证；能否控制系统工作环境和电子文件脱机介质的保存环境；能否抗否认、追踪、审计、恢复；能否升级安全技术和病毒特征代码；误操作。误操作虽然属于低级错误，但却时有发生。如此等等，都显示了电子文件和电子档案的不可控性。 　　4 如何消除安全隐患，维护电子文件和电子档案信息安全 　　4.1坚持维护电子文件信息安全的原则 　　超前控制原