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金融业信托项目档案管理中的问题及对策 罾国圈-.._?_...._._-._-.. 镝蔼 口云南大学李忠峪刘吉燕 摘要信托项目档案是随金融业信托项目的产生而产生的一种专门档案.本文从信托项目档案的概念和特点出发,总结了目前信托项 目档案管理中出现的管理制度不完善,法律制度不健全,管理人员不专业等三个问题,并提出了解决建议. 关键词信托项目档案档案管理 一 ,信托项目档案的概念 金融业是指经营金融商品的特殊行业,它包括银行业,保险业, 信托业,证券业和租赁业.过去我国金融业发展既缓慢又不规范,经 过十几年改革,金融业以前所未有的速度和规模在成长,信托业务 也越来越为人们所熟知.信托是一种金融行为也是一种法律行为, 同时也可以理解为是一种特殊的财产管理制度.随着我国经济的不 断发展和法律制度的进一步完善,于2001年出台了《中华人民共和 国信托法》,对信托的概念进行了完整的定义:信托是指委托人基于 对受托人的信任,将其财产权委托给受托人,由受托人按委托人的 意愿以自己的名义,为收益人的利益或者特定目的进行管理或者处 分的行为.随着经济的稳步增长和公民收入的增加,很多金融企业 开展针对个人客户投资的信托业务,最常见的就是各种基金理财产 品;国内还出现了专门的信托投资公司,其投资项目涉及餐饮,建 筑,房地产等各个金融领域,公司一般通过成立一定的投资项目,面 向社会招募投资人,与投资人签订合同,然后用向投资人募得的资金 从事投资项目,项目期满后用盈利向投资人分红并退还投资人本金. 信托行为一般是由通过国家审核的具有经营信托项目资质的 金融企业,通过成立某一个信托项目而产生,是一种专业性的活动, 其带来了一些比较稳定的文字材料记录,或是电子数据信息记录, 即产生了信托项目档案.信托项目档案,应是一种专门档案,是信托 行为的实践主体在从事信托项目运作的专业活动中形成的具有一 定保存价值的文件材料,或者是用其他载体形式记录的信息,它是 一 种专业活动的记录,是金融企业档案的重要组成部分. 二,信托项目档案管理中存在的问题分析 1.管理制度不完善.首先,前端控制不足.很多文件在形成时候 就缺乏规范性,文件的结构,规格,书写材料和制成材料混乱不统 一 ,给后期的归档工作带来困难.如各个部门使用的纸张规格不统 一 ,打印材料的形式不统一,或者负责人在签字时随意使用蓝色墨 水笔或者红笔等,都会影响后期档案管理lT作的开展.就一个信托 项目而言,归档材料应明确归档范围,确保其档案材料的完整性,但 由于项目的周期可能长达数年,以及企业内部有多个部门共同参与 一 个项目的完成,没有制度的规定,很多材料容易丢失或者出现重 复归档的现象,或者在时间上失去合理的延续性,为以后有关档案 的归档和提供利用埋下隐患.其次,中期管理不严.信托项目档案由 企业内部多个部门生成,如有关领导决策部门生成的会议文件,财 会部门生成的会计文件,投资部门生成的投资风险评估报告,实际 投资运作报告,收益报告,市场营销部门与客户达成协议后签订的 信托合同等.由于生成档案材料的部门很多,没有严格的制度规定 哪个部门在什么时间对其档案材料进行整理归档,目前一些企业是 在一个信托项目结束时,或者国家有关审计监管部门审查时,才匆 忙对该信托项目档案进行归档工作.这样容易造成档案材料的丢 失,无法保证其完整性;同时可能出现对丢失的档案材料重新制 作保存的做法,破坏了档案承载信息的严肃性和原始性.最后,后 期查询利用信息化程度不高.由于信托项目可以是一个延续多年 的项目,前期产生的档案材料归档后,现在依然需要查询利用,就 需要一个信息化程度较高的管理系统来支持.但是目前信托项目 档案的信息化管理程度不高,很多时候离不开人工查询和人工调 档.档案管理是一项长期的工作,由于前期控制不足,中期管理不 严,各个管理环节没有形成紧密的良性链接,必然影响到后期的 信息化系统的建设,信息化系统不健全,需要查询利用时就只能 靠人力手工查询,效率低下. 2.法律制度不健全.现代社会是法制社会,我国的法律体系也 在不断地完善,但是就专门档案管理工作来看,无法保证每一种专 门档案都有一部完善的法律来保障其管理工作的顺利开展,在实际 工作中,需要借鉴其他的法律法规来完善其管理.目前信托项目档 案管理中,由于法律制度的不健全,还存在一定问题.其中最为突出 的是:个人信息保密工作差,业内存在买卖个人信息的行为.信托是 指委托人基于对受托人的信任,将其财产权委托给受托人,由受托 人按委托人的意愿以自己的名义,为收益人的利益或者特定目的进 行管理或者处分的行为.企业开展信托项目,企业是受托人,社会个 人投资者是委托人,当委托人和受托人签订信托合同时,一般要提 供委托人的身份证信息和账户信息,通讯联系方式,有的甚至需要 提供委托人