管理沟通（十）-书面沟通.pptVIP

* * 说明性信函 既不肯定，也不否定，因此也被称作中性信函。许多商务信函均可归入此类。 类型包括组织的内部文件、评估信、个人证明、推荐信、资质证明等。 说明性信函的主要目的是向读者说明情况，便于读者了解有关信息。 基本结构包括： 陈述主要观点； 提供背景资料； 列举有关细节； 结尾表明友善和乐意提供帮助。 说明性信函 说明性和肯定性信函的种类 内部信函 确认信 摘要 致谢和祝贺投诉的回复 说明性信函 尊敬的凌先生： 您好! P223 负面性信函是指在这类信函中，不得不拒绝某人或某事，或者提出批评而非表扬。 负面性信函 在这种信函中，你不得不拒绝某人或某事，或者提出批评而非表扬。 主要目的是告知读者坏消息，让读者阅读、理解并接受该消息，同时保持组织或撰写者自己有良好的形象和信誉。 包括否定信、拒绝信、纪律警告 负面性信函 负面性信函的基本结构： 缓冲语开头； 令人信服的理由； 明确而婉转的陈述； 有益的、友好的、积极的结尾。 负面性信函 缓冲语可以包括以下几种： 表示谢意，即对顾客购买产品或关注你的公司表示谢意； 表示赞扬，即对顾客以某种正常渠道或理智的态度反映公司存在的问题表示赞赏； 表示同意，即有可能的话，对顾客提出的有关意见加以肯定； 表示理解，即对顾客对产品、服务及公司的抱怨表示理解。 负面性信函 负面性信函举例 尊敬的田波先生： 我对于贵公司在今年5月即将举行的公司交流研讨会的计划非常感兴趣，同时我相信这一倡议一定会得到各公司的广泛支持和欢迎。 也非常感谢您邀请我作大会发言。不过十分遗憾的是，今年5月我将出访欧洲考察，因此届时我不能出席研讨会。 在此我愿意推荐我的同事张阳，他将是另一个理想的发言者。他在人力资源部已任职8年，在此期间，他曾亲自组织了数次颇为成功的活动。我相信，如果时间允许的话，他会很乐意参加此研讨会，并作大会发言。是否采纳我的建议，请告知。如果可以的话，我将让他与您联系。 预祝研讨会圆满成功！ 张晓怡 2005年9月8日 劝说性信函的种类 催款函 业绩评估 推荐信 建议书 劝说性信函 劝说性信函需要推销某个观点、某种产品、某项服务，努力改变读者的态度，使其从不感兴趣或漠不关心到产生兴趣，最终做出你所希望他们做的事情，同意要求，采纳建议，购买产品，接受服务等。 劝说性信函 基本结构为： 吸引注意力；、 激发兴趣； 阐明益处； 明确行动步骤； 友善结尾。 友情提醒 尊敬的住户： 贵单元电表今日已抄，请根据您用电的情况于15日内到工商银行缴费存折中备足存款，并与7日后向工商银行索要收费发票。如无发票，可能是由于存款金额不足，不够扣除电费，请抓紧时间不足余款，以免引起不必要的麻烦。 谢谢合作！ 联系电话：******* 昆山市供电公司电费组 2009年9月1日 劝说性信函 第五节 有效书面沟通的策略 正确运用语气； 专业但不僵硬； 友善但不虚伪； 自信但不傲慢； 礼貌但不卑微。 克服书面沟通的心理障碍； 对不同个体进行分析。 克服撰写文本的心理障碍，需要： 积极参与公司的活动； 掌握各种写作的技巧； 树立信心； 就写作问题多与他人交流。 对不同个体进行分析： 内向型（先阅读后表态） 外向型（边听汇报边思考） 知觉型（关注细节陈述） 直觉型（选轮廓后细节） 谨慎型（注重观点的周密型） 果断型（注重观点的周密性） 情感型（中情感性内容） 理智型（重逻辑性描述） 情景模拟 从花旗银行出来，肖娜踌躇满志，对自己面试时的出色应对感到无比自豪，自信这份工作非她莫属，一切都进行得很顺利，她所精心设计的简历更是无懈可击。 练习要求: 组成六人小组，按以下步骤进行： 步骤一:小组中的三名成员代表这家银行，分别写信给肖娜并告知，假如她多一些实践经验的话，一定会并录用。 步骤二：5分钟后，小组中的另外三名成员，分别从代表银