流程化合同信息管理系统的开发与应用.docVIP

流程化合同信息管理系统的研究与应用 徐媛 林杨 牛明珠 柳广宇 王婧婧 (大连供电公司) 摘要 随着信息时代和知识经济时代的到来，以及电力事业的蓬勃发展，用户涉及的电力业务不断增加，这对于各级供电企业的工作效率和服务质量都提出了越来越高的要求。面临这样的巨大压力，流程化合同信息管理系统成为供电企业提高工作效率和服务质量强有力工具，为公司带来了社会与经济双重的效益。 本文简要介绍了大连供电公司流程化合同信息管理系统的研究与应用， 希望大连供电公司的经验能为其他行业的合同管理工作提供一定的借鉴. 关键词 供电企业 合同管理 办公自动化 应用系统 1.引言 随着电力系统体制改革的深入推进，涉及到与用户签订的电力合同、协议等内容的管理工作，理所当然成为广大用户评价电力企业服务质量的焦点问题。同时，对公司签订的电力合同的管理工作也是直接关系到电力企业自身的正常良好运行的重要因素。 流程化合同信息管理系统的开发应用，不但提高了工作效率，也大大节约了办公成本，进一步提高公司了服务管理质量，规范了合同管理工作，防范了经营风险，减少了因合同管理不当造成的损失，为公司带来了社会与经济双重的效益。 2.系统的设计 本系统是基于Lotus Domino/Notes R5开发应用平台所开发的流程事务类管理系统，采用LotusScript为开发语言，那ntf数据库为模板数据库，nsf数据库为应用数据库。系统运行的服务器端环境为 Domino R5 、Windows 2000 Server(SP2以上)服务器，客户端环境是Notes R5 客户端Windows 2000 Professional(SP2以上)。 数据库的连接方式 流程化合同信息管理系统数据库基于公司内部的Lotus Notes平台，无缝嵌入此平台做为单独的功能模块，独立于其他的模块，只在系统原有的name.nsf数据库中寻找唯一标识，并与邮件系统相集成，通过邮件达到合同办理过程中发生的消息传递，在网上实现了进行合同办理流转、归档，各单位、各部门快速、高效的收发合同办理信息邮件等多种功能，并和办公自动化系统进行统一的管理维护。 3.流程化合同管理系统的结构 合同管理是实现本公司合同的信息化管理，通过工作流完成合同起草、办理与管理，有效地提高工作效率、节省办公时间。其数据库系统的体系结构如下： 邮件系统合同办理库 邮件系统 合同办理库 公共通讯录合同办理库 公共通讯录 合同办理库 现有oa系统 合同管理系统 4.系统工作流程的实现 完成需要审批流程的合同的办理，实现从起草、拟办、核稿、审定、批示、归档等办理过程，办理完成的合同自动归档到相应档案查询系统中。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。 系统工作流灵活机动，文件办理过程的安全机制十分完善，每个办公人员能编辑文档中的某个授权编辑的栏目，而不能编辑其他栏目。系统中流程允许用户自设置，使系统可以适应各种公文流程需求。系统支持Word、Excel、WPS等文件附件，更加方便办公。系统采用了完善的流程跟踪和控制。系统对文件办理的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、办理的过程和批示意见以及办理结果。 4.1流程的设置 承办人员可以提前设置流程简要表，填写流程的每一步骤及相关办理人员；并且当业务流向有变动时可以修改流程简要表。 4.2流程的监控 承办人由始至终可以监控到合同的办理状态，可以查阅合同办理情况。 承办单位领导及归口部门相关人员在合同经手后可以查阅该合同的办理情况以及合同正文。 4.3流程的审批 相关办理人员在审批时可以在意见填写对话框中填写办理意见。所有办理意见在合同批阅意见栏中记录，相关人员可以查阅。 承办人员如发现某一办理步骤迟缓或要求紧急办理时，可以发送催办邮件或者可以重新修改审批流程。 相关办理人员可以填加WORD文档、EXCEL表格等附件。 4.4流程办理记录 流程的办理步骤自动记录到“流程记录”栏中，包括流程办理时间、办理（操作）人员，办理（操作）内容以及送往人员。相关办理人员可以查阅或监控该合同的办理过程。 4.5流程结束 4.5.1履历记录 合同审批通过后，由承办人完成合同后续处理的记录工作。 4.5.2合同归档 合同盖章生效，承办人对合同的后续处理工作结束后，由数据库的管理者（具有[AdminGrp]角色）可以对该合同进行归档处理。如有特殊原因，用户可以选择合同进行合同销毁处理。 5.系统的管理功能 5.1分类浏览功能 系统为相关部门的领导和工作人员提供了分类浏览的功能，办理人员可以按各种方式对所有合同进行所需排列方式的浏览。 5.2人员的管理功能 合同管理系统将管理功能和使用界面