【5A文】TS 16949质量体系常识培训.pptVIP

一伟人说过:只要是对的,我们就坚持. ISO值得我们学习.因为它是对的. 第六章 电子文档管理技巧 1.文件命名及存档管理 2.文件打印前的准备工作3.其它注意事项 1.文件命名及保存 注意事项： 文件一旦建立后应立即命名和保存以防丢失; 文件名必须与文件内容相一致，否则难以查找; 保存时应分类存档; 在复制同格式的文件编辑时，必须立即更改文件名并保存，否则会覆盖并导致原文件丢失. 2.文件打印前的准备工作检查文件内容是否完整； 检查拼写，符号及语法是否正确；(尤其是英文资料) 检查文件是否超页; 检查文档是否美观合理；（字体尽量保持一致） 最终打印时必须经行打印预览。 3.其它注意事项 为节省和缩短查询时间，建议大家在建立文件时尽量使用英文。当打开分类文档时，直接使用键盘输入第一个字母即可找到对应的文档； 多个层级的文件夹，建立合理的文件保存架构； 所有的文件、文件夹都要规范化地命名，并放入最合适的文件夹中 以方便查找； 文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件，浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下，就得考虑存档、删除一些文件，或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。另一方面，如果有文件夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件，也建议将此文件夹合并到其他