会议接待总方案.docx

漠河映山红旅行社会议接待总方案 一、会议接待流程 会议的成功召开，关键在于 HYPERLINK /c1213/ 会议接待环节。必须安排好 HYPERLINK /c1213/ 会议接待人员、 HYPERLINK /c1213/ 会议接待场所及会议接待所需物品。?(一)、会前工作： ? 1、与会议主办方洽谈。 2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。??3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。 4、与会议主办方确认会议接待方案。??5、与会议主办方签订会议接待标准合同。? 6、确认会议主办方预付会议订金事宜。??7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。??8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）??(二)、会中工作：??1、机场、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。? 2、 HYPERLINK / 会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。??3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。? 4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。??5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。??6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。? 7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。??8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。? 9、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。? 10、协调会议期间的交通工具的安排。??11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。????(三)、会后工作：???1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。??3、与会议主办者的费用结算工作。4、欢送代表工作。 ? 二、会议接待礼仪 根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容以及会议接待的方式不同，对会议的组织方法，礼仪要求也不同。? ?(一)、会议的筹备工作。 1、根据会议规模，确定接待规格。找北旅行社接待规格分二种：标准、豪华。 2、发放会议通知和会议日程。?会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。?会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。?3、选择会场。?选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准：?第一：大小要适中。?第二：地点要合理。?第三：附属设施要齐全。?第四：要有停车场。4、会场的布置。?　 会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。?一般大型会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。?坐席的配置要和会议的风格和气氛统一，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法：?　　①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。这种形式适于20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。?　　②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。?　　③教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。?　　5、准备会议资料。?　　会务组应该准备有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。?　(二)、会议前的接待礼仪。