员工证件管理办法.doc

PAGE 员工证件管理办法（试行） 为做好公司员工资格证件管理，特制定本办法。 一、员工证书管理要求 1、及时地、完整地按规定收集、接收员工资格证件； 2、员工证件的保管无差错、无丢失； 3、为公司开展业务提供需使用的员工证件； 4、建立员工证件扫描件图文库，提供给公司相关部门或人员共享； 5、证件管理台帐完整、准确、帐物相符，证件交接严谨，凭证保存完整，借出证件及时收回。 二、员工证书管理的基本规定 1、要求持证上岗的专业技术人员须将执业注册（资格）证书原件交公司保管。无执业注册（资格）证书的，保管其职称证书；无职称证书的，保管其毕业证书。 2、专业技术人员必须持证上岗，职（执）业注册（资格）证书作为员工获得相应岗位工作的必要条件，公司已经在员工工资中予以考虑，本职工作的执业资格证书无证书津贴。 3、新员工执业注册（资格）证在试用期内未转入公司，试用期顺延至提交有效转注手续日；员工执业资格证在约定期内未转注入公司的按无执业注册（资格）人员薪酬标准下调薪酬或解聘。 4、业务部门借出证件压证的由借证部门负责收回。 5、合同期未满离职的，所持执业资格证书不得转至其他单位。 6、非在职员工的非公司资质条件要求的证件公司不予保管。 三、员工证书管理职责 （一）人力资源部负责人职责 1、负责员工证件管理工作的组织、指导和检查。 2、负责员工证件管理中出现问题的解决。 （二）人事专员职责 1、接收、保管员工证件及执业印章（不含明确需发给员工本人使用的执业印章）； 2、扫描员工证件并发送给员工资质培训专员； 3、员工证件的借用、收回、发放、退还，监理员、省监理工程师、造价员、招标从业人员执业印章、胸卡的发放； 4、建立证件管理台帐，保管证件交接凭证； 5、每月中旬进行一次员工证件帐物核对。 （三）员工资质培训专员职责 1、员工取得新的资格证件、执业印章、胸牌的领取和移交； 2、为公司资质统一提供所需员工证件； 3、建立和维护员工证件扫描件图文库（取回新证扫描后再移交人事专员），提供相关部门及人员共享； 4、建立押出证件台帐，督促押出证件收回； 5、督促执业资格证书未转入公司的在职员工转入注册。 四、资格证书类别 本办法所指的“资格证书”为员工岗位“任职资格”所要求的职（执）业注册（资格）证书，类别如下： （一）通过国家规定的各级人事部门组织的各系列、各专业职称评审或国家统一组织的职称考试，并获得相应级别的职称证书。根据公司实际情况，仅指工程系列、经济系列、会计系列； （二）公司资质满足条件的或影响从事本职工作的各类执业注册（资格）注册证书。指全国注册监理工程师（含交通部监理工程师）、注册造价工程师、注册（投资）咨询工程师、注册安全工程师、招标师、造价员（带中级职称）、招标从业人员资格（带中级职称）、项目管理从业人员资格、涉密资格证书、评标专家。 （三）其它与本岗位专业相关、公司需要的各类证书，如一级注册建筑师、一级注册建造师、一级注册结构工程师、注册土木工程师、注册电气工程师、注册公用设备工程师、投资项目管理师、四川省监理工程师、监理员、造价员、招标从业人员资格、评审专家。 五、员工证件管理流程 （一）员工资格证件的收集与员工证件图文库 1、员工（含兼职）的各类执业注册（资格）证书均需收集到公司保管（评标专家证书除外）。 2、人事专员在办理员工（含兼职）入职时收取其执业注册（资格）证书，无执业注册（资格）证书的保管其职称证书；无职称证书的保管其毕业证书，收取证书要向提交证书人出具加盖人力资源部印章的收据。收据采用带有编号的三联收据，另两份分别存人事专员和人力资源部负责人处。 3、员工资质培训专员取回新的员工资格证件在取回当日扫描后移交人事专员。 4、人事专员在收取证件当日即将证件编号存放并登记证件管理台帐。 5、人事专员在办理员工（含兼职）入职手续时，扫描新员工的身份证、学历证、职称证、执业注册（资格）证，将扫描件发送给员工资质培训管理专员，员工资质培训专员接收扫描件后即整理入员工证件图文库。 6、员工资质培训专员每月清理一次在职员工执业资格证书未转入公司情况，督促转入，并将《在职员工执业资格证书未转入情况统计表》传部门负责人、分管领导。 （二）员工证件的使用管理 1、压证管理 （1）业务部门需要借出员工证件压证的，需登记写证件名称、借证事由、压证何处、经办人，经部门领导、分管副总签字批准，资质培训专员登记后方可借出，并在借出一周内将压证凭证交人力资源部员工资质培训专员。 （2）若借出压证的证书需转移压到另一地点，按压证办理程序到人力资源部办理压证变更手续，并将变更压证凭证在变更压证后一周内交人力资源部资质培训专员。 （3）压证原则上只压拟派在职人员，若压兼职人员的执业资格证书，须公司总经理批准，同时得到证书持有人的书面同意。 （4）压