大型活动执行手册会议篇.docxVIP

目录 概要 P03 大型会议构成………………………………...P03 大型会议参会人员…………………………...P03 大型会议协力公司…………………………...P03 筹备期 P04~P08 与客户首次沟通会…………………………...P04 项目策划……………………………………...P05 提案………..………………………………….P06 推进保障…………..………………………….P07 执行期 P09~P31 内部管理…….………………………………..P09 外协管理……………..……………………….P10 面试管理……….……………………………..P18 来宾邀请＆确认……………………………... 运营人员培训………………………………...P28 施工准备……….……………………………..P29 文档撰写……….……………………………..P30 审查…………….……………………………..P31  现场期 P32~P43 进场前准备….………………………………..P32 施工、彩排…………..……………………….P34 施工进行……….……………………………..P35 彩排进行……………………………………...P37 时间基础要求…………………………..........P40 纪律基础要求…………………………..........P40 着装基础要求…………………………..........P41 化妆、发型、首饰基础要求…………..........P41 餐饮基础要求…………………………..........P42 突出事件对应要求……………………..........P43 撤场要求………………………………..........P43 后期 P44~P45 决算………….………………………………..P44 内部总结报告………….……………………..P44 外部总结报告………….……………………..P44 资料汇总备档………….……………………..P45 传真感谢信………….………………………..P45 备书 P46 本文及本文的附件为北京灵思传播机构事件行销部的内部工作用文档，集合了全体同仁的智慧与经验，并成为灵思事件行销工作中的有利工具，同时也是我们击败竞争对手的武器，因此，我们应珍视我们的工具与武器，并严防泄密。 大型会议构成 大型会议结构 类别不同，侧重点亦不同 第一日：外地来宾签到、入住 接待类别 第二日：新闻发布会am 新闻发布会类别 媒体招待宴会 午宴类别 经销商大会pm 会议类别 内览会pm 展览展示类别 招待晚宴 晚会类别 第三日：观光游览 配套服务类别 大型会议参会人员 人员不同，接待标准亦不同 特别接待：政府要员（VIP） 明星（VIP） 重点接待：主办方领导（VIP） 一般接待：媒体记者 经销商、供应商 主办方领导、工作人员 大型会议协力公司 行业不同，管理风格亦不同 搭建商：舞台搭建 展示区搭建 周边装饰搭建 AV灯光供应商：灯光 音响 视频 舞台特殊效果 演出供应商、演职人员：演员 节目 演出服装 排练 演出策划 MC 导演 MO 人员派遣公司或个人：礼仪、翻译、杂务人员、解说员、服务员提供及管理 艺人经济公司：知名演艺明星、主持人、社会名流的提供及管理 服装供应商：服装的设计与制作 化妆、发型供应商：化妆师 发型师 造型师 服装师 摄影、摄像供应商：摄影师、摄像师 酒店：来宾住宿 餐饮 茶歇 VIP室 宴会厅 （主会场/分会场/展示会场/化妆间/保洁） 实施场地：主会场 分会场 展示会场 发妆间 更衣室 VIP室 电力 保洁 （宴会厅/餐饮/茶歇） 旅行社：旅游服务 票务 出租汽车公司：车辆提供 印刷、礼品、彩排场地、影视制作、其它供应商…… 注：原则上只与公司合作，带下划线的可以视会议要求考虑与个人合作 筹备期～与客户首次沟通会 我们要取得的信息 信息是否足够与准确决定了后续工作的质量 客户的背景资料：客户的历史反映出客户的现在。 客户的核心目的：为提升品牌形象？为引爆公关传播？为促进销售？为经销商打气？ 客户品牌（或产品）的特性：核心优势是什么？推广策略是什么？本次会议的主旨：发布一个消息？推出一款产品？开创一个理念？客户对本次会议的预想：客户最初的想法将影响整体活动的走向。 客户的喜好与厌恶：有时个人意志主导了活动的走向，而我们要的是客户满意。与我们开会的人，是否是最终的决定者。如果不是，我们要尽力去了解决定者的预想和好恶。 我们要取得的资料 资料是否充分直接影响我们的工作进度和效率 VI系统电子版（至少有LOGO、标准色、禁用色或禁用搭配） 产品广告图片及广告影像 客户以往各类活动的资料照片 客户公司的完整名称 客户接口人及接口人上级领导的姓名、职级、电话、手机、E-mail等基础信息