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文書處理與系統操作注意事項 秘書室文書組田月玲 981026 簡報大綱 文書處理注意事項 電子公文系統使用須知 文書處理注意事項 所稱文書 係指處理公務或與公務有關之一切資料，不論其形式或性質如何。 稱公文者，謂處理公務之文書。 公文僅是文書的一部份。 所稱『文書處理』 係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。 處理程序-1 文書應一律採用由左至右之橫書格式。 各單位收發公文，得視實際需要採用收發文同號方式。 公文製作應於電子公文系統上編輯、取號。 文書處理過程中之有關人員，應於文面適當位置蓋章或簽名，並記明時間。 處理程序-2 各單位公文之傳遞，應以送文單（簿）或電子方式簽收為憑；公文之陳核流程以線上簽核方式處理為原則 。 會辦之文件，受會單位應視同速件，並依收發文程序處理。 收文處理-1 各單位均應設置登記桌，並指定專人負責，以辦理公文收發及查詢。 除最速件隨收隨送外，密件公文、本文及附件超過10頁之公文及附有實體附件（如：支票、發票、樣品…等）之公文，均以紙本方式分辦各一級單位。 總收文號按年順序編號。 收文處理-2 登記桌人員點收、分辦文件時，遇有必須退回改分之文件應由承辦人員在公文管理系統內填寫『改分銷號申請單』，註明「理由」經單位主管蓋章後退總收文改分。 改分二個單位仍未有單位承辦者，應陳請主任秘書以上主管核示改分。 經主任秘書以上主管