山东档案工作科学化管理规范解读.DOC

PAGE PAGE 36 《山东省档案工作科学化管理规范》解读 滨州市档案局业务指导科科长 刘军 为推动全省档案事业科学发展，充分发挥档案工作在对于推动经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法权益，加强和改进机关、团体、企事业单位档案工作，根据国家有关规定，省档案局于2014年6月16日颁布此规范，并于8月1日起正式施行。 一、《科学化管理规范》共有范围、总则、组织领导和制度建设、档案资源建设、档案信息化建设、档案安全保障、档案服务利用、档案工作创新8个大方面的内容，规定了档案工作的原则、组织管理和制度要求，提出了档案业务、信息化建设、档案安全保障和服务利用等方面的方法和指南；是根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《山东省档案条例》的规定，制定本管理规范。 档案工作定义：从新中国成立以来到现在，我国的档案工作已经由单纯的机关内部工作的组成部分发展成为一项依法统一管理的专门事业。从广义上说，档案工作是指整个档案事业，包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科研、宣传出版工作和档案外事交往工作等各方面。狭义的档案工作，指的是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，即用科学的原则和方法管理档案、开发利用档案信息资源、为社会各项事业发展服务等工作，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用服务等各方面。就其性质来说，档案工作就是一项管理性的工作、服务性的工作、政治性的工作。 档案工作的原则：《档案法》第五条从法律的高度对我国档案工作的基本原则作了规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。这句话的基本含义有三个方面的意思，1.档案工作实行统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则；2.维护档案的齐全完整是档案管理的基本要求；3.为社会各方面提供利用是档案工作的根本目的。 所谓的统一，就是在全国范围内实行统一的业务指导、监督和指导。 所谓的分级管理，就是地方各级档案行政管理部门根据全国统一的规定和要求，在本地区党委政府的领导监督下，根据本地区的实际具体指导、监督和检查本地区的档案工作。 在档案完整齐全和安全保管下，一切档案机构的设置，一切档案工作制度的建立，一切档案业务工作的开展的总目标就是向社会各方面提供利用，这也是检验我们档案工作的主要标准。 所以根据档案工作的原则、基本要求和档案工作的根本目的，《山东省档案工作科学化管理规范》在总则中提出了这四项要求：1.归档文件材料方面的要求，全面、真实；2.档案实行集中统一管理；3.维护档案的齐全、完整、准确、系统和安全；4.档案工作以有效利用为目标。 二、《规范》中组织领导和制度建设 （一）档案管理组织 遵照国家档案法规要求设立档案工作管理机构，负责对本单位、本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查。建立健全档案监督管理网络和科学有效的监督运行机制。 根据《档案法》、《实施办法》和《山东省档案条例》的规定，机关、团体、企事业单位和其他组织，应当加强对本单位档案工作的领导，设立相应的档案工作机构，配备档案工作人员，管理本单位的档案，保障档案工作依法开展。 1、明确档案工作的领导。一个单位建立档案工作，首要任务是依法明确档案工作的领导及领导职责，这是实现本单位档案工作统一领导、统筹规划、科学管理、协调发展的基本保证。主管档案工作的领导是由单位领导中的正职或副职担任。其主要职责有：一是组织学习、宣传、贯彻《档案法》以及国家和本地区有关档案工作的法规、规章、和行政规范性文件，领导本单位档案工作的开展。二是依法解决档案工作的机构设置、人员配备以及档案用房、经费等问题，为本单位档案工作的开展提供必要的条件。三是将档案工作列入本单位工作规划、计划，列入议事日程，定期听取档案工作情况汇报，部署工作，提出要求，协调各有关部门，及时解决档案工作中的实际问题，推动本单位档案工作协调发展。四是保持档案工作人员相对稳定，关心档案人员的政治思想、业务学习，为档案人员提供必要地业务学习和培训的机会，解决工作、生活中的实际困难。五是参加本地区档案工作会议，组织会议精神的贯彻落实工作。六是负责档案工作制度的审核，以及档案鉴定、销毁的审批等工作。七是监督、检查本单位按期、保质保量地向国家综合档案馆移交档案的工作。 2、设置档案工作机构 《山东省档案条例》第十二条规定：单位应当设置档案机构或者配备专兼职档案人员负责统一管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作进行监督和指导。档案机构履行管理和监督检查两种门类和载体形式的档案及有关资料实行集中统一管理；监督检查职责就是对本单位、下属单位及系统内各单位各种文件材料的形成归档工作进行检查、监督指导。任何单位，都应根据自己的实际情况建立档案