总经理办公室文书档案管理办法 - 中基发展建设工程有限责任公司.docVIP

PAGE PAGE 2 中基发展公司档案管理办法 第一章 总则 第一条 档案工作是公司基础管理工作的重要组成部分，一部完整、科学的档案是公司发展历史的全面真实写照，具有重要的历史价值和现实作用。为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《国有企业文件材料归档办法》等法律、法规，结合公司实际，制订本办法。 第二章 管理体制 第二条 总经理办公室为公司档案工作的管理机构，主要职责是：贯彻执行国家和上级单位关于档案管理方面的有关规定；负责公司档案管理工作，制订档案工作及管理方面的规章制度及措施办法；统筹规划并负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用；监督、指导和检查各部门及下属单位的档案管理工作。 第三条 总经理办公室下设档案室，配备专职档案人员，主要职能和职责是：集中统一管理公司各部门形成的各种门类和载体的全部档案，积累档案资料，为公司各项工作服务；对接收和保管的档案材料，进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展利用工作；做好档案管理的“八防”工作。 第四条 各职能部门和下属单位设专（兼）职档案人员，负责收集和整理工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，按要求向档案部门移交归档，任何人不得据为己有。 第五条 文件材料归档工作应纳入各部门的工作计划和考核范围，纳入各部门负责人和档案管理人员的岗位责任制，不按要求归档的应追究当事人或部门的责任。 归档范围 第六条 按来源分主要包括：收到上级单位或业务主管部门需执行或办理的文件材料；本单位在生产经营、科学技术和管理工作中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的资料；收到所属单位报送的重要的文件资料。 第七条 按资料性质分主要包括：文书档案、会计档案、科技档案、人事档案（即干部职工档案，由人力资源部按有关要求整理、归档、保管和办理查阅）和其它档案。具体归档范围见附件1。 第四章 归档时间 第八条 总经理办公室为文书资料的主要形成部门和日常运转中心，应在办文、办会和重大事件处理过程中做好文书资料的收集和日常归档工作，于第二年3月底前移交档案室；其它职能部门在业务工作中形成的文书资料（如审计部门形成的审计报告、法律事务部形成的有关诉讼材料），为保持文件之间的有机联系和便于工作，由各部门整理归档，于第二年3月底前向档案室移交。 第九条 科技档案的日常归档时间和有关要求按照公司《科技档案管理办法》有关规定执行，于第二年3月底前由技术质量部向档案室移交。 第十条 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后及时交技术质量部按科技档案归档。 第十一条 企业职工外出参加会议等公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时交总经理办公室归档。 第十二条 会计文件材料在会计年度终了后由财务部门整理归档，保管一年后向档案室移交。 第十三条 市场部日常形成的合同资料和投标资料（重要的、有利用价值的）应于第二年3月底前向档案室移交。 第五章 归档整理 第十四条 以“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”为原则，将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程，就是文件的归档整理。适用于公司除科技档案以外的各类归档文件。 第十五条 归档的文件应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。电子文件必须形成一份纸质文件同时归档。非纸质文件材料（如录音、录像等）应与其文字说明一并归档。 第十六条 为保持文件之间的有机联系和避免重复劳动，归档文件一般由部门初步整理归档和档案室进一步编号整理两个互相衔接的程序组成。部门初步整理包括以件为单位进行整理装订和编制移交清单几个步骤；档案室进一步整理包括分类、编号、编目、装盒和排架几个步骤。 第十七条 归档文件以“件”为单位进行整理。 （一）“件”的确定：“件”是归档文件的基本整理单位。一般以每份文件为一件，也就是“自然件”，即单份文件。如下情况也应作为“一件”： 1.发文与定稿、发文稿纸和附件； 2.收文与文件传阅单、处理单和附件； 3.转发文与被转发文为一件； 4.同一年度内同一问题的请示与批复为一件。跨年度的应放在批复的年度里（报告与批示及复函照此处理） 5.报表、名册、图表、会议材料和会议记录等按其本来装订方式，一个自然（册）或成套性材料为一件。 （二）件内文件排列方式 1.正本在前，底稿在后； 2.转发文在前，被转发文在后； 3.请示与批复作为一件时，批复在前，请示在后； 4.文件处理单置于相关文件之前时，文件处理单作为该件的首页。 （三）件与件之间的排序方式。归档文件在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列