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澳門公共行政 1211 1212 o 《行政》第十卷，總第三十八期，1997N 4， 1213 1236 - 行政暨公職司之文獻 高詩婷＊ 當代文獻在資訊部門設立的諸方面較為重要的事項是值得以不同的方法作敘述 和探討的。在本文的開始，把認為最重要的數點列明如下： ——使用者及其對資訊的需求； —— 專題涵蓋的範圍； —— 刊物的取得； —— 文件處理； —— 電腦化； —— 文獻資料； —— 向使用者提供服務。 為滿足使用者的資訊需求，就以上各點進行分析行政暨公職司文獻組織的特 性。 本文的目的是讓使用者對在資訊部門的設立上遇到的問題，以及對於行政暨公 職司文獻中心這一特殊個案遇到的技術性解決方法有概略的認識。目前，文獻中心 已與文件暨刊物處融為一體。本文將盡量使用淺顯的詞語，簡單介紹每個重點。 同時，希望讀者意識到資訊部門日益增加的重要性，以及應採取主動以達至既 定的建立文獻中心的目的：滿足使用者的資訊需求。 一、緒言 早在一九八五年，澳門政府已擁有資訊部門 ，包括一些文獻中心。然而，在1 公共行政事務方面仍需繼續有一個專責部門，以能迅速準確地提供有關特定主題的 文件和資料。 ＊行政暨公職司文件暨刊物處顧問高級技術員 1． 資訊部門—— 為一廣義概念，指所有及任何文件／資訊範疇內的機構（檔案室、圖書館、文獻 中心等等），而非狹義的提供資料庫紀錄中第三資訊的組識。 1213 2 為此，行政暨公職司 本着其應有的責任感，決定負責這項計劃，成立了一個 “ 文 件 核 心 部 門 ”， 而 之 前 並 無 同 類 組3 。 其 後 ， 該 部 門 發 展 成 為 “ 資 訊 及 文 件 4 中心”，一九八七年研究暨文件辦公室重組時 ，文件資料中心便成為該辦公室轄 下的部門。 目前，行政暨公職司為回應過渡期的需 要，下設文件暨刊物處。按照其組織法 例 5 ，“特別在公共行政之法律技術領域上開展及確保文件資料庫之運作”，而這 亦是行政暨公職司的職責。文件暨刊物處的權限如下： a） 設立關於行政與公職事宜之文件資料庫，並使之保持最新資料，收集及處理 在該領域上之重要資訊； b） 登記一切已公佈之法例並不斷更新該登記，以及為該法例製作索引及促進該 等法例之推廣； c） 確保定期就行政暨公職司所取得之文件種類製作書目提要簡報，並組織主題 目錄及刊物目錄之出版； d） 確保訂閱與行政暨公職司有關之定期刊物及各種文件之文書處理，並確保使 用者借閱上述刊物及文件資料之管理； e）協調和促進由行政暨公職司出版之刊物； f） 促進並確保與本地區或外國之公共及私人實體進行科學資訊與技術資訊之交 流及刊物之交換。 二、組織方面的情況