公司档案管理制度制度.doc

公司档案管理制度 第一节 总 则 第一条 为规范本公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。公司员工如有工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 第二节 管理体制和职责 第二条 档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为： 1.负责公司档案和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计等； 2.负责公司对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进； 3.负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订； 4.负责档案提供利用服务； 5.严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。 第三节 归档范围及档案分类 第三条 归档范围 1.重要的会议材料，包括会议的报告、决议、总结、会议记录等。 2.本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3.本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 第四条 文件归档 1.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 2.不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 3.档案文件材料应区别不同情况进行排列，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 4.各部门须建立健全平时归卷制度，对处理完的文件材料，由档案管理员集中统一归档和保管。5.凡公司缮印发出的公文，一律由公司综合管理部统一收集管理。 6. 由几个部门参与办理的工作，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。 第五条 档案点收 1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。 2.文件如有抽存，应有该部门主管的签认。 3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。 第四节 档案保密规定 第六条 档案保密规定 1.严格遵守本规定，做到不该知道的事不问；不该说的机密不说；不该看、记的材料不看不记。 2.接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。 3.严格执行借阅制度，不随意扩大借阅范围，对需要出具档案证明的，要认真核对摘抄内容。 4.整理档案应在办公区内进行，不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。 第五节 档案保管期限的划分及清理 第七条 档卷清理 1按规定需销毁档案资料时，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。 2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明该文件其余部分销毁之日期。 3.销毁时必须填写《档案销毁审批表》（附件3），实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。严禁将销毁档案转做其它用途。 4.档案销毁清册需归档，并长期保存。 第六节 档案调阅程序、规定及管理 第八条 调卷程序 1.各部门人员需要调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主管核准后持向管档人员调阅。 2.管档人员接到“调卷单”经核查，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。 3.档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。 第九条档案查阅、借阅规定 1.借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。 2.因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案使用审批表》（附件2），写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经档案主管部门负责人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。 3. 复印档案资料需填写《档案使用审批表》，由复印人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可复印。 4. 档案资料如有特殊情况需携带外出时，需在《档案使用审批表》中写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经总经理批准后方可外借。 5. 借出档案应在7日内归还，如需延长借阅期，应办理