敬呈总务长-建国科技大学.DOC

PAGE 六 PAGE PAGE 四 建國科技大學九十八學年度第二學期 總務處第三次處務會議紀錄 日期：民國九十九年四月一日（星期四）下午14：00分 地點：總務長室 主席：秦復興總務長 紀錄：孫憲志 參加人員：各組組長 列席：郭清敏 主席致詞 一 、三月三十日參加弘光科大舉辦之學校財團法人及所設私立學校「內部控制制度」實施辦法說明會，會議明示依私校法第51條第一項明訂私立學校應建立內部控制制度。並由各校秘書室統整包括人事、會計、總務、研發、教務及學務等，主要是針對業務訂定標準作業程序、內部控制點及稽核作業建立規範。各組先從重要業務著手辦理，逐項建立。 二、電力監控系統，管控目的在於「杜絕浪費，合理使用能源」對於教學單位反應事項，合理者於第一時間作有效率處理，不合理者應嚴格把關管控，四月份天氣漸炎熱，冷氣是否開始開放管控使用，請營繕組提請開放管控日期，上簽辦單核示或提案行政會議討論。 ※註：已提案行政會議通過， 4月15日起有條件開放冷氣使用。 三、營繕組及事務組增補預算案，原統計需增補716萬元，經協商會計室將由校內經費設備標餘款中提撥200萬元支用，不足部份編至99年度預算，於99年度付款。另99年預算請營繕組及事務組另編列300萬預備金及200萬預備金供臨時建設及景觀建設用。 四、圖書人文研發大樓前籃球場籃架支柱安全包覆脫落，請營繕組會同體育室進行改善。 五、事務組已於日前進行餐廳滿意度問卷調查，整體滿意度尚有改善空間，後續將持續改進餐廳地板，朝選擇材質明亮、硬度高、淡色系規劃，各攤位木製皮外觀裝潢亦請蔡秘書一同評估規劃朝調整材質及考慮用途方向規劃，預計暑假施工。 六、因應日夜間部學生數調整及各系所增班減班落差，各教學單位使用面積調整，請財管組上簽恭請校長及副校長於空間規劃委員開會前，先行討論可行調整方案。 七、請各組儘快將總務網頁內，各組內頁資料上傳完成。 貳、工作報告 一、報告上次會議決議案執行情形 【事務組】 (一)案由：編製本校總務處警衛值勤工作守則乙冊，詳如附件(略)，提請討論。 說明：1.訂定值勤警衛相關工作守則，作為例行事務及緊急情事處理之參考。 2.總務處處務會議通過後實施。 決議：1.照案通過。 2.以執勤工作守則作為警衛人員考核依據。 執行情況：照案執行中。 【事務組】 (二)案由：本校機車停車場設置名稱看板案，提請討論。 說明：為讓師生清楚瞭解停車場位置名稱，擬於機車停車場(第一景觀旁)設立「第一機車停車場」標示，於馬路左側設立「第二機車停車場」標示。區域如附件(略)。 決議：「第一機車停車場」標示設立於行進方向入口處前。 「第二機車停車場」標示設立於入口欄杆處。 執行情況：已進行標示牌採購。 二、各組重要工作說明 【營繕組】 (一)為倡導鼓勵各單位多開窗戶，增加通風對流效果，但為防止蚊蟲進入，乃計畫在 各館舍加裝紗窗；目前已統一由營繕組製作表格寄給各單位調查統計數量，於99學年度編列預算施作。 ※主席裁示：1.調查截止後，將回報資料彙集，寄至單位確認，未回報單位，由該單位自行編列預算製作。 2.教學單位與行政單位一併納入估價。 (二)「棟樑之門」柱腳護欄工程以及綠崗湖過濾系統設備美化木格柵工程皆已施作完成；至於其他景觀工程及後續之配套工程，如彌勒石遷移工程、棟樑之門右側燈柱工程、行政中心及資管系館屋頂油漆工程、綠崗湖環湖砌石擋土工程、通識中心西側牆面看板工程等，將視預算增補狀況再進行工程後續相關事宜。 ※主席裁示：先和會計室協商先行施作99學年度付款及電子表單登入請購問題。 (三)營繕組98學年度之維護費用僅剩餘幾十元，因此一些硬體設施經常性或偶發性的修繕工作皆無法進行，恐影響生活空間的品質及師生的觀感，是否請學校先提撥部分經費以應急之用。 ※主席裁示：預算增補案，會計室已提撥標餘款200萬元，請營繕組及事務組先行討論分配支用，不足部份編列99學年度預算。 (四)電力監控系統(空調及照明)實際運轉一個月以來，雖然有一些反彈與抱怨，但經過適度的調整與溝通，已經逐漸進入正軌；而且由平常的觀察及相關的數據顯示，進行監控在節能減碳上是有發揮顯著的效益。 【事務組】 (五)事務組於3月25日製作完成「值勤警衛守則」，並發送給各警衛詳細參閱，守則內容除要求所有警衛加強基本禮節及服儀態度外，更要求自4月1日起每日定時巡邏校園，多一層防線以維護校園安全。 ※主席裁示：請事務組作定期不定時稽查。