4.2_总账系统模块.pdf

院 院 分 分 周 周 曲 曲 院 院 学 学 组 组 郸 郸 研 研 邯 邯 教 教 会 会 财 财 第四章 财务软件的操作要求 第二节 总账系统模块基本操作要求 一、总账系统概述 总账系统的任务主要包括以下几个方面： 1、以记账凭证为原始依据，输入和处理各种会计凭证。 2、高效、正确地完成记账、银行对账和结账。 3、随时进行账证表的查询与打印，为企业管理提供信 息。 4、建立总账系统与其他子系统的数据接口。 总账系统模块的任务可概括为两个字“记账” 。 总账模块包括现金银行、往来管理、项目核算 等辅助核算功能。 总账系统与其他子系统的关系 （一）总账系统的特征 总账系统与其他子系统相比，具有以下几个重要特征： 1、规范性强，一致性好，易于通用化。 ·基本工作原理是复式记账法。 ·尽管选择不同的记账程序，但最终的账簿格式基本相同。 2、综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用。 ·产生的信息有很强的综合性和概括性。 ·接受其它模块产生的记账凭证据以记账，把数据传递给其他模块供 其使用。 3、控制要求严格，正确性要求高。 ·从凭证开始，对总帐系统模块的各个环节加以严格控制。 （二）计算机总账系统模块的数据流程 1、手工总账系统的业务流程 提问:手工账务处理是如何进行的? 手工会计下总账系统处理流程的缺陷 通过以上分析可以看出，手工会计下的会计核算 形式都是围绕如何减少工作量而产生的，因此也就决 定了这些处理形式先天带有手工处理的局限性，主要 缺陷有以下四点： 1、数据大量重复。 2、信息提供不及时。 3、准确性差。 4、工作强度大。 2、总账系统数据处理流程图 3、流程图步骤： （1 ）有录入人员通过键盘输入记账凭证（原始凭证），输入的凭证经 检查无误后，写入临时凭证文件。如果输入的是原始凭证则通过期末处理 自动生成机制凭证传入临时凭证文件。 （2 ）对临时凭证文件中未审核的凭证进行审核。 （3 ）根据临时凭证文件中已审核的凭证进行记账，分别更新汇总文件 ，历史文件，单位银行对账文件，并将临时凭证文件中以记账的凭证删除 。 （4 ）输入或接受银行对账单，存储到计算机中的对账文件中。 （5 ）根据单位银行对账文件和对账文件中的银行业务进行对账，并将 已达账从两个文件中删除。 （6 ）根据汇总文件和历史凭证文件生成日记账、明细账。 （7 ）根据汇总文件编输辑出总账。 （8 ）根据汇总文件及历史文件输出各种财务报表。 总账系统的功能模块 二、系统初始化 （一）凭证参数设置 操作步骤： 1、在“总账”系统中选择“设置” |“选项”命令，打开“选项”对话框。 2、选择“凭证”选项卡，按要求进行凭证参数设置。 （二）账簿参数设置 操作步骤： 选择“账簿”选项卡，打开“账簿”对话框。 （三）会计日历设置 操作步骤： 选择“会计日历”选项卡，打开“会计日历”对话框。 （四）其他参数设置 操作步骤： 选择“其他”选项卡，打开“其他”对话框。 （五）录入期初余额 操作步骤： 1、选择“设置” |“期初余额”命令，进入“期初余额输入”窗口。 2、将光标定位在要录入期初余额的科目上，依次录入期初余额。 （六）试算平衡 操作步骤： 1、所有期初余额输入完毕后，单击“试算”按钮，可以查看试算平衡 表，检查余额是否平衡。 2、单击“确定”按钮，返回。 3、点击“对账”按钮，将对账中发现的问题显示出来。 三、日常账务处理操作 根据提供的会计业务资料，利用会计核算软件 完成凭证录入、审核、修改、查询、记账和结账工 作。 （一）记账凭证处理 1、录入记账凭证。录入凭证时，应首先选择 凭证类型，输入制单日期，凭证按月、分凭证类型 自动连续编号；然后依次输入附件张数、摘要、会 计科目、辅助核算信息、金额等，其中，会计科目 要求输入末级明细科目。录入完成后，要保存已录 入凭证。 凭证输入图 基本操作： 例：逸通公司1月5 日从银行提取现金47539元，备发工资（现金支票号： 2345 ） 1、选择“凭证”|“填