行政文秘职业化训练.ppt

二、会中工作 会中 协助 薄式 卡片式 代签 1、签到 会议记录构成 会议记录方式 会议记录写作 2、会议记录 要适合会议性质 让报告者坐中央 会议主持人的座位 秘书的座位 3、安排就座 转接电话 突发状况 建议休息 协助控制会议进程 4、会场服务 三、会后工作 会后 工作 安排与会人员的离会 会议文件的回收、立卷、 归档 1、会场清理 会议总结工作 3、会议总结工作 完善会议记录 确定印发范围 接收者确认 签发会议执行文件 2、印发会议记录 会后进度跟进 4、会后的跟进 本次培训完！ 谢谢！！ * * * NOTE * * * 对于酒店的事务，如何排列优先次序呢？比如说客房清理…… * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE 沟通漏斗 想表达的100% 表达出来的80% 理解的40% 听到的60% 记住的20% 执行10% 传递信息的你 接收信息的人 沟通 语言 声音 语气 非语言 书面 口头 肢体 语言 管理培训系列课程 沟通的方式 语言的三要素 有声 语言 肢体 语言 文字 语言 内容 * 叔叔亲了我妈妈也亲了我 * 世界上男人没有了女人就恐慌了 好的肢体语言 不好的肢体语言 方式的对比 优 势 劣 势 面对面 快速 直接 好控制 有误差 时间性差 电 话 快速 方便 省时 不准确 难控制 书 信 准确 易保存 速度慢 容量受限制 身体语言 生动 准确 难把握 互联网 快速、直接、方便、 省时、准确 不生动 依赖性大 信息内容 译码 理解 沟通渠道 编码 反馈 噪音或干扰因素 发送者 接收者 二、沟通的过程 说清楚 听明白 问确切 方式 障 碍 第一印象 角色差异 缺乏信任 心态不好 情绪不佳 环境习俗 语言差异 沟通中断 沟通的障碍 倾听不全 信息内容 译码 理解 沟通渠道 编码 反馈 噪音或干扰因素 发送者 接收者 二、沟通的过程三行为 说清楚 听明白 问确切 方式 听而不闻 假装聆听 选择性听 专注地听 设身处地的听 五种听人讲话的习惯 测试 聆听是首要 的沟通技巧 1、简单化 2、生活化 3、比喻 4、换算 5、赞美 1、尊重； 2、氛围； 3、引起兴趣 1、感谢 2、总结 3、达成目标 开场白 主体 结论 说的结构 视频 问题的优势和风险 问题 优势 风险 封闭式 开放式 管理培训系列课程 节省时间 控制谈话内容 收集信息不全 谈话气氛紧张 收集信息全面 谈话氛围愉快 浪费时间 谈话不容易控制 步骤一：事前准备 步骤二：建立关系 步骤三：把握时机 步骤四：阐述观点 步骤五：处理异议 步骤六：达成目标 目标 三、高效沟通的基本步骤 管理培训系列课程 接受命令 请示工作 汇报工作 四、如何与上司沟通 做什么要求及标准 怎么做 结果及何时完成 拿方案 给建议 讲结果 如何汇报没有完成的工作 与上司 沟通方法 说服上司的技巧 汇报没完成工作 1、没有完成的原因 2、改进的方法 3、完成的期限 1、选择适当的时机 2、准确资讯和数据 3、设想上司的质疑 4、尊重、感谢上司 向上级复命原则 1、当日工作当日报 2、1天以上汇报进度 3、书面数据准确 4、坏消息及时汇报 四、文秘人员的时间管理 4 3 2 1 时间的特性 时间不够用的原因 时间管理的原则 高效时间管理的方法 一、时间的特性 ??供给毫无弹性 ??无法蓄积 ? 无法替代 无法失而复得 小案例 你真的很忙吗? 1、测试 浪费时间 的原因？ 2、讨论 二、浪费时间的原因 做事目标不明确 缺乏优先顺序 拖延 会议太多 做事有头无尾 干扰太多 文件满桌，找不到 事必躬亲，不懂得授权 不会拒绝别人的请求 没有条理，不简洁，简单的事情复杂化 80/20原则 4 明确目标 1 有计划地进行工作 2 排列优先次序 3 养成习惯 5 三、时间管理的原则 原则一：明确目标 哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现 ： 3％有清晰且长期的目标 10％有清晰但较短期的目标 60％目标模糊 27%的人没有目标 案例： SMART原则：（具体的、可衡量的、可达到的 　相关的、基于时间的） 1、确立目标； 2、探寻完成目标的各种途径； 3、选定最佳的完成方式； 4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项； 5、编排月/周