第3节：电子表格软件在会计中的应用.pptVIP

（一）数据清单的概念 Excel中，数据库是通过数据清单或列表来实现的。 数据清单是一种包含一行列标题和多行数据且每行同列数据的类型和格式完全相同的Excel工作表。 数据清单中的列对应数据库中的字段，列标志对应数据库中的字段名称，每一行对应数据库中的一条记录。 一、数据清单的构建 1．列标志应位于数据清单的第一行，用以查找和组织数据、创建报告。 2．同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。 3．避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需将数据清单和其他数据隔开时，应在它们之间留出至少一个空白的行或列。 4．尽量在一张工作表上建立一个数据清单 （二）构建数据清单的要求 （一）记录单的概念 记录单又称为数据记录单，是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。 “记录单”对话框左半部从上到下依次列示数据清单第一行从左到右依次排列的列标志，以及待输人数据的空白框；右半部从上到下依次是“记录状态”显示区和“新建”“删除”、“还原”、“上一条”、“下一条”、“条件”、“关闭”筹按钮。 二、记录单的使用 1.通过记录单处理记录的优点 通过记录单处理记录的优点主要有：界面直观，操作简单，减少数据处理时行列位置的来回切换，避免输入错误，特别适用于大型数据清单中记录的核对、添加、查找、修改或删除。 （二）通过记录单处理数据清单的记录 打开“记录单”对话框的方法是： 输入数据清单的列标志后，选中数据清单的任意一个单元格，点击“数据”菜单中的“记录单”命令。 Excel 2013的数据功能区中尽管没有“记录单”命令，但可通过依次按击快捷键“Alt +D”、“Alt +O”来打开，或者通过单击以定义方式添入”快速访问工具栏”中的“记录单”按钮来打开。 2．“记录单”对话框的打开 方法是： 单击“新建”按钮，光标被自动移人第一个空白文本框，等待数据录入。在第一个空白文本框内输入相关数据后，按“Tab”键（不能按“Enter”键）或鼠标点击第二个空白文本框，将光标移人第二个空白文本框（按“Shift+ Tab”快捷键则移入上一个文本框），等待数据录入，以下类推。 所有记录输入完毕，单击“关闭”按钮，退出“记录单”对话框并保存退出前所输入的数据。 3．在“记录单”对话框中输入新记录 方法是： 单击“条件”按钮，该按钮变为“表单”，对话框中所有列后文本框中的数据都被清空，光标自动移人第一个空白文本框，等待键入查询条件。 键入查询条件后，单击“下一条”按钮或“上一条”按钮（或上下光标键）进行查询。 4．利用“记录单”对话框查找特定单元格 方法是： 查找到待核对或修改的记录后，在对话框相应列后文本框中逐一核对或修改，修改完毕后按“Enter”键或单击“新建”、“上一条”、“下一条”、“条件”、“关闭”等按钮或上下光标键确认。 在确认修改前，“还原”按钮处于激活状态，可通过单击“还原”按钮放弃本次确认前的所有修改。 5．利用“记录单”对话框核对或修改特定记录 方法是： 查找到待修改的记录，单击“删除”按钮，弹出“显示的记录将被删除”的提示框，单击“确定”按钮，即可删除找到的记录。记录删除后无法通过单击“还原”按钮来撤销。 6．利用“记录单”对话框删除特定记录 在数据清单下，可以执行排序、筛选、分类汇总、插入图表和数据透视表等数据管理和分析功能。 （一）数据的排序 （二）数据的筛选 （三）数据的分类汇总 （四）数据透视表的插入 （五）图表的插入 三、数据的管理与分析 1.快速排序 (1)在数据清单中选定需要排序的各行记录； (2)执行工具栏或功能区中的排序命令。Excel2003中，单击工具栏中的“升序”或“降序”按钮；Excel 2013中，单击“数据”功能区选项卡，单击“排序和筛选”功能组中的“升序”或“降序”命令按钮， （一）数据的排序 2.自定义排序 (1)在“数据”菜单或功能区中打开“排序”对话框。Excel2003中，单击“数据”菜单，选定“排序”命令，打开“排序”对话框；Excel 2013中依次单击“数据”功能选项卡和“排序和筛选”功能组中的“排序”命令按钮，打开“排序”对话框。 (2)在“排序”对话框中选定排序的条件、依据和次序。 （一）数据的排序 数据的筛选是指利用“数据”菜单中的“筛选”命令对数据清单中的指定数据进行查找和其他工作。 筛选后的数据清单仅显示那些包含了某一特定值或符合一组条件的行，暂时隐藏其他行。通过筛选工作表中的信息，用户可以快速查找数值。 用户不但可以利用筛选功能控制需要显示的内容，而且还能够控制需要排除的内容。 （二）数据的筛选 1．快速筛选 (1)在数据清单中选定任意单元格或需要筛选的列。 (2)执行“数