卓越的总裁助理及办公室主任培训教材(PPT 115页).ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 秘書職業要求 沒有權力欲 做事幹練,能嚴守機密 熟練操作各種辦公自動分設備 具有較強的文字處理能力 主動熱情,遵守紀律,性情隨和 專業秘書應具備的素質 秘書的語言技能 組織技能 較高的工作效率 責任感 謹慎性 機智和交際能力 忠於職守 對商業的興趣 專業秘書應具備的素質職責 文檔管理 商務寫作 會務組織 資訊管理 保密意識 辦公室管理 有效溝通 訪客接待 時間管理 計畫管理 自我培訓與提高 香水的使用方法 香水:女士:噴在耳後,而不是噴在衣服上,噴在衣服上以後會留黃色的斑點在衣服上. 男士:應噴在手腕上. 男士穿西裝的禮儀 雙排扣的上裝應全部扣好鈕扣,但也可以不扣最下面的一顆,單排扣的上裝可以不扣扣子,或僅系一顆風度扣. 打領帶之前應先扣好襯衫扣和袖扣,襯衫口應露出上裝領1-2CM,領子平整,襯衫下擺不應露在褲子外面. * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 最佳通話時間的選擇 工作電話：工作電話儘量選在工作效果較佳時間。上午：9：00一11：00，下午：3：00一5：00。因為這時對方正在集中精力工作，不宜在上午：8：00一9：00和下午：2：00—3：00打電話。因為對方上班開始有一些事情要處理，下午剛上班還處於半睡眠狀態，效果會不理想。 最佳通話時間的選擇 休閒電話：選在上午：11：00—12：00或下午：5：00—6：00，這樣對方一般有時間多聊一會，不會太影響工作，而且上班到那時對方也想休息閒聊一會,這樣效果會比較好. 時間管理(首先做每個人的一日計畫表20分鐘後做分享) 縮短別人干擾的時間 打攏也是你的工作 對時間要無情,對人要有情 解決干擾的最好辦法是縮短干擾時間 注意自己的言行 確保員工理解任務內容 會見他人以免他人來訪 提倡找其他管道解決問題 建立接待制度 儘量減少打攪的機會 令打攏成為若事 打發他人走的策略 善用結束語 打斷喋喋不休的人 答復越短越好 提議休息一會 送他們應該回他們呆的地方 將他們交給他人應付 採取防範措施 裝著出了急事 利用電話 當我們被打斷時該如何處理 來自上司的打斷 來自下屬的打斷 來自同事的打擾 學員討論(20分鐘) 自我組織管理 時間管理的四則運算 找出隱藏的時間 + 減少無畏的時間浪費 - 成倍提高工作成效 X 根除浪費時間習慣88 ÷ 省時之道 追求互賴模式 縮短\取消\合併會議 及時處理日常工作(郵件) 找出並仍掉重複的記錄 建立模版 5S管理 整理 整頓 清潔 清掃 素養 第一個S 整理 第五個S 修養 第三個S 清掃 第二個S 整頓 第四個S 清潔 區分要與不要的東西 將有 用的 東西 定出 位置 放置 將不 需要 的東西 清掃 乾淨 保持美觀整潔 使員工養成良好的習慣遵守規章制度 辦公用品的管理 辦公用品申購\領用 建立固定資產帳,確定責任人 維護各類辦公設備的正常使用 文書檔案及資料管理技能 收集 整理 文書檔案工作四步曲 保管 檢索和利用 檔案收集 立卷作用 保持檔之間的聯繫 便於保管與利用 立卷方法 按問題特徵立卷 按時間特徵立卷 按名稱特徵立卷 按作者特徵立卷 按通訊者特徵立卷 按地區特徵立卷 靈活運用2~4個特徵結合立卷 檔案收集 需要立卷歸檔的檔材料 有查考利用價值的收發文件、電報、會議檔、內部檔、電話記錄、會議記錄、本單位編印的出版物原稿及編制的圖表、簿冊、有關照片等 不需要立卷歸檔的檔材料 重複文件 無查證利用價值的事物性、臨時性檔 僅供參考、參閱、徵求意見，不需要辦理的檔 未經主管審批或會議討論通過的未定稿文件、未生效文件 一般檔的歷次修改稿 檔案收集 案卷整理 調整立卷 擬寫案卷標題 卷內文件的排列、編號 填寫卷內目錄與備考表（全宗號、案卷目錄號、案卷號、檔數量、有關情況說明） 卷內目錄 填寫案卷封皮與裝訂 序號 作者 發文號 檔日期 標題 所在編號 備註 檔案整理 整理工作的第一道工序: 分類 整理工作的第二道工序: 案卷排列 整理工作的第三道工序: 編制案卷目錄 檔案整理 分類方法： 年度分類法 組織機構分類法 問題分類法 複式分類法 案卷排列 工作聯繫和重要程度排列 問題、地區、時間、檔者名稱排列 案卷目錄編制 檔案整理 案卷目錄 封面 目錄或目次 序言或說明 案卷目錄表 備考表 檔案的管理原則 易查找 完整性 時效性 保密性 安全性 主管行程、會議安排及工作跟蹤管理 主管行程 按時間可將主