行政专业手册(DOCX 117页).docx

行政专业手册 本手册依据: 《质量、职业健康安全管理体系手册》 《程序文件》 版本号：C/0 编制： 李翠翠 时间：2011-8-18 审核： 张 桓 时间：2011-8-22 批准： 秦永荣 时间：2011-9-01 发布日期：2011-8-25 生效日期: 2011-9-01 北京远洋基业物业管理有限公司 编号: YYJY-CX-F08 版本号:C/0 表格生效期 : 2011年9月1日 序号: 受控文件清单 序号 文件名称 文件编号 备注 1 公文管理制度 YYJY-XZ-YX-01 第 4页 2 公务车管理制度 YYJY-XZ-YX-02 第 9页 3 行政会议组织管理制度 YYJY-XZ-YX-03 第13页 4 印章管理制度 YYJY-XZ-YX-04 第21页 5 证照使用管理制度 YYJY-XZ-YX-05 第29页 6 接受媒体采访管理制度 YYJY-XZ-YX-06 第33页 7 办公用品管理制度 YYJY-XZ-YX-07 第35页 8 出差管理制度 YYJY-XZ-YX-08 第39页 9 出入库及库房管理作业指引(试行) YYJY-XZ-ZY-01 第45页 10 档案管理作业指引（试行） YYJY-XZ-ZY-02 第51页 11 低值易耗品管理作业指引 YYJY-XZ-ZY-03 第58页 12 固定资产管理作业指引 YYJY-XZ-ZY-04 第61页 13 员工工服管理作业指引 YYJY-XZ-ZY-05 第81页 14 员工餐厅管理作业指引 YYJY-XZ-ZY-06 第89页 15 员工住宿管理作业指引 YYJY-XZ-ZY-07 第101页 文件修订页 修订日期 修订文件 修订理由 修改人 审核人 批准人 行政专业手册 文件编号 YYJY-XZ-YX-01 版本号 C/0 生效日期 2011.09.01 文件名称 公文管理制度 公文管理制度 1.总则 为加强北京远洋基业物业管理有限公司（以下简称“公司”）公文管理工作，提高公司内部沟通和外部联系的有效性，确保公文品质和公文处理规范，特制定本规范。 2.适用范围 本规范适用于北京远洋基业物业管理有限公司各部门、各项目及分公司。 3.定义 3.1行政公文：公司在经营管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是布置工作、沟通情况、商洽业务、请示和报告重要事项、传达政府政策与要求的重要工具。其存在形式可分为为纸质或电子文书，按公文制发单位可分为发文、收文两大类。 3.2行政公文处理：行政公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 3.3发文：公司形成的行政公文，包括公司内部发文及向股东方或协作单位制发的行政公文。发文种类包括： 3.3.1正式发文 需要归档的重要通知，适用于安排部署重要工作、发布制度流程、公告重要事项、公布管理组织架构和任免人员、发布汇报关系、转发外来公文等事项。 3.3.2会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定的事项。 3.3.3函 适用于不相隶属单位之间相互洽商工作，询问和答复一般性问题，请求批准和答复事项。 3.3.4通知 适用于发布需要周知的一般事项，如事务性安排、会议通知、放 行政专业手册 文件编号 YYJY-XZ-YX-01 版本号 C/0 生效日期 2011.09.01 文件名称 公文管理制度 假通知等， 按资料进行管理，不属于文书档案归档范围文件。 3.3.5签报 适用于向上级主管高管就某一事项请求指示、批准、申请等。签报是公司内部特定的文种，是请示、报告和批复等文种的结合。 3.4收文：即外来公文，包括政府有关部门发布的法律法规、发送的公文、股东方发来的公文及应按公文处理的重要信函。 4.工作程序 4.1公文格式 发文要素一般包括：发文单位标识、发文字号、签发人、文件标题、主送单位、正文、附件、主题词、印发部门、印发时间。发文范本和格式要求参见EIP流程中心秘书服务流程的各文种正文、《国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）》和《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）第三章“公文格式”。 特殊要求如下： 4.1.1发文单位标识 发文单位标识由发文单位全称或规范化简称组成。 4.1.2发文字号 4.1.2.1总经理办公室编码为远洋基业办〔201X〕序号； 4.1.2.2人力资源部编码为远洋基业人〔201X〕序号； 4.1.2.3财务管理部编码为远洋基业计 〔201X〕序号； 行政专业手册 文件编号 YYJ