某4S店在职员工培训教材.ppt

资料档案管理 1、 资料文件的打印； 2、 公司的文件，有打印必要时方予打印。私人资料，不得在公司打印、复印； 3、 收到的文件，应及时给有关部门、人员送发。档案管理人员应树立严格的保密意识，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人。 档案管理 归档范围： 1、公司的规划、劳动工资、人事档案、决议、合同、项目方案、协议等具有价值的文件材料； 2、档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 档案的借阅与索取： 1、总经理借阅档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；公司其他人员需借阅档案时，要经总经理批准，并办理借阅手续； 2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要必须摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案行政经理批准方可摘录和复制。 档案的销毁 1、任何人非经允许无权随意销毁公司档案； 2、若按规定需要销毁时，凡属机密档案须经总经理审批，一般内部档案，须经行政部经理批准方可销毁； 3、经批准销毁的公司档案，档案管理人员要认真填写，编制销毁清单，由专人监督销毁。 印章管理： 印章种类 公章：公司向主管机构登记的公司印鉴及特定业务专用的公司印章； 合同章：公司对外签订合同、协议等使用的印章； 财务专用章：财务部门开展业务使用的专用印章； 部门章：刻有公司及部门名衔的印章。 印章盖用 1、公章由财务部负责保管； 2、公章的使用，由部门经理确认，由行政部报总经理审批后，方可盖印。如违反规定造成的后果由直接责任人负责； 3、公司所有需要盖印章的介绍信、说明及对外开出的任何公文，统一编号，以备查询、存档； 4、公司一般不允许开具空白介绍信，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，须经部门经理签字，并报行政部经理批准后，方可开具。持空白介绍信外出工作人员，回公司后必须向行政部汇报介绍信用途，未使用的必须交回；盖章后出现的意外责任由部门批准人负责。 印章的申请 1、印章制发的申请。因业务需要，由部门向行政部提出申请，核准后由行政部负责制发； 2、印章换发的申请； 3、印章的印文磨损需要换发时，由部门向行政部提出申请，并注明拓具印模； 4、原有废旧印信应于换发的印章收到后，交由行政部毁损。 印章管理 1、各种印章由各监印人员负责保管，如有遗失或误用情况由监印人员负完全责任； 2、由行政部门指定专人负责印信的制发、换发等管理工作，并设立“印信登记表”，拓具印模，装订成册，以利管理； 3、监印人员交接时，应交拓具印模样本移交，并报送行政部。 ?公司钥匙管理 1、公司所有钥匙由行政部编号，并发放给专用人领用； 2、行政部应做好《钥匙领用登记表》《钥匙移交表》的记录，负责登记钥匙的保管现状； 3、重要钥匙需一式二把，行政部留存一把； 4、钥匙不得私自配备，若遗失后果自负。 办公及劳保清洁用品的管理制度 为合理有效地利用资源，降低管理成本，特制定本制度； 1、每季度末，各部门根据《年度费用预算计划》及部门实际工作需求情况，提交《部门季度物品申请表》，交行政部审批； 2、行政部根据《年度费用预算计划》进行额度内审核。如有超额申请的，经行政部经复核、提请总经理审批同意后方可统一购买； 3、公司新聘职员的办公用品，部门应提前计划并为其准备相关用品，以保证新聘人员的正常工作； 4、行政部办公用品管理员要建立账本，做好办公及清洁用品的入账领用手续； 5、如有特殊原因需临时购买的用品，须经部门领导批准、行政部复核后方可购买； 7、行政库房要整洁有序，注意安全防火，严格制度办事，未经允许非工作人员不得进入。 办公用品领用 1、办公用品由部门指定专人按季度统一领用，并负责保管； 2、发放时间：每月30到次月1号交申报单，3号统一发放已购的物品； 3、各物品领用时须按规定作好相关领用登记手续，若有遗失、损坏由保管人负责赔偿 ?车辆管理制度： 为加强车辆的使用管理，有效地提高车辆的利用率，特制定本办法。 1、公司车辆的有关证件及保险资料(除随车同行外)由行政部保管。行政部负责车辆年审、保险及路桥费等的缴纳； 2、各部门在以下情况方可用车:1) 外出抢修2)存取现金；3）外出采购公司用品或配件，体积过大、过重不便于携带；4）接送重要客户；5）重要客户签约；6）客户等待，急需办理(拿合格证、维修配件等)；7） 公司领导批准用车的情况之内。原则上办理其它公务不派车； 3、各部门用车须提前申请（除外出抢修外），以便行政部根据各部门实际需求按照线路统一调派； 4、未经行政部经理同意，私自使用公务车者，按相关规定给予处罚； 5、各部门可驾驶公用车的员工，在使用公用车时，必须先到行政部办理登记手续：即依实填写部