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 《办公室管理》 第一章 办公室实务概述 办公室实务工作一览表 第二章 文员实务 按照“优先顺序”制定计划书 三个步骤 (p25) 1．将自己要做的事情分为：A.是否应该做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不可以做的事？对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。 2．对于A类事情再进行分类，分为： 重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）。 3．与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。 案例一 : “猪八戒照镜子——里外不是人” 问题： 分析 : 案例二: 刘秘书在谈判中起了什么作用？ 分析 : 案例三: 秘书应怎样处理一封信 问题： 分析 : 案例四: 一笑置之不作解释 打外线电话的流程 接听外线电话的流程 案例五 : 且看林秘书如何打电话 (二) 问题： 第四章 邮件收发 邮件转送单 传阅顺序提示条 邮件摘要表 第五章 接待实务 案例六 : 面对找李总的客人 分析： 计划性的内宾接待一般按下列程序进行： a.接受任务—→b.了解来宾—→c.制订计划—→d.预订食宿—→e.迎接来宾—→f.商议日程—→g.安排会谈—→h.陪同参观—→i.送别客人—→j.接待小结。 外宾接待的一般程序： a.接受任务－→b.了解来宾－→c.制订计划－→d.预订食宿－→e.欢迎来宾－→f.商议日程－→g.礼节性拜访－→h.宴请－→i.正式会谈－→j.签订协议书－→k.陪同参观游览－→l.互赠礼品－→m.欢送来宾－→n.接待小结。 第六章 信访实务 第七章 会议及会谈实务 电话通知记录 内部会议通知的样式 外部会议通知的样式 会议经常使用的物品 案例七 ： 会前准备如何做？ 问题： 营业企划会的会议记录 年预定表 周预定表 日预定表 案例八 ：星期五下午的会怎么开？ 分析 ： 第九章 差旅事宜 第十章 照料上司身边琐事 第十一章 交际与礼仪 社交话题的选择 不合适的话题包括 案例九: 皇朝贸易公司总经理办公室的秘书是李丽，她聪明能干，在公司深受重用。她经常与罗浪斯公司的总经理秘书陈珍妮在一起游玩。两家都进行皮革进出口贸易。虽然两人的性格完全不一样，李丽热情开朗，乐于助人，陈珍妮温柔沉静，内向含蓄，两人几乎是无话不谈的好朋友。 在一次闲聊时，陈珍妮说最近的心情不太好，因为公司生意一直不佳，总经理急得茶饭不思，并且常常把气出在她的身上。李丽说：“你也不要太在意，我们做秘书的要自己调节心情。我们公司的成绩倒不错，我们经理在今天上午就签定了一个合作意向书，有上千万元。如果这笔生意做成，可以赚进一百多万元。我没法告诉你详细情况。但这次谈判确实非常顺利。”李丽一边说，一边沉浸在谈判成功的喜悦之中。 问题： 罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同的？ 秘书与亲朋好友说话或闲聊时，是否可以不分场合、不分对象畅所欲言？ 企业的机密有哪些？ 秘书在日常工作中应该怎样做好保密工作？ 分析： 李丽在谈话中无意透露出的信息，给罗浪斯公司的陈珍妮抓住了机会，得到了这笔生意。 即使是最好的朋友，也不可不分情况畅所欲言，何况是竞争对手，这是文秘人员的基本职业道德。 企业的机密包括公司的生产流程、工艺技术、组织人事、资金运作、客户资料、流通渠道等；上司正在考虑讨论而未作定论、未公开的宣布的内容；上司的隐私、疾病和公司内发生的事故、人事争端、内部失窃、经济纠纷等。 应做到不该说的不说，不该听的不听，不该记录的不记录，机密内容用专用记录本记录并妥善保管，机密文件严密保管，自己的电脑设置密码等。 第十三章 印信、值班工作 第十四章 文书与档案实务 行政公文共有13类14种： 上行文、下行文示例： 下行文示例： 案例十 : 主送和抄送的关系 分析 : 案例十一 : 文书立卷的方法 （一） （二） （三） （四） 谢谢大家！ 　　　 　　　　 掌握: 印章的使用 绍信的使用 值班工作的任务 值班工作的制度与要求 重点掌握: 　公文的格式 、收文处理 、发文处理、 立卷归档要求 、文书立卷标准 、立卷类目的编制 、年终组卷 、案卷归档 、档案的保管和利用 命令（令）；决定；公告；通告；通知；通报； 议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要。 上海铁路局是受上海市人民政府和铁道部双重领导的单位。当年兴建新客站时，征用土地由上海市政府土地规划局管，所需资金、器材相当一部分由铁道部划拨。 因此，上海铁路局关于建造新客站问题不能只写一份请示，呈报两个上级单位，而只能写两份请示，用主送和抄送