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Call Center Coach, LLC anne@ EFFECTIVE MEETING  PRESENTATION SKILLS WORKSHOP 《高效会议和简报技巧工作坊》 2007@ZHU HAI 课程目标 了解会议管理的基本理论 掌握会议管理的基本技巧，提高会议效率 理解简报设计的原则及设计的方法 掌握利用PPT作为高效视觉说服手段技巧 掌握如何在台上能够自信分享和展示自己的技能 通过现场演练，切实提高表达技巧 MEETINGS OFTEN SEEM LIKE A WASTER OF THE TIME，BUT FOR THE MANAGER WHO KNOWS HOW TO USE THEM， THEY ARE POWERFUL TOOLS INDEED AN EFFECTIVE MEETING  高效会议  这些都是重要的有效会议要素 清晰的会议目标及议程 良好的会议前沟通和确认 合适的参会人员和会议日期及时间 会议的开场和氛围的建立 会议原则（rules）和共同约定 会议中的角色定位 会议中的集思广益和有效记录 优质的会议简报技术 会议的常见类型 基于解决问题的会议 Problem Solving Meeting 基于决策、决定的会议 Decision Meeting 基于沟通、报告和反馈的会议 Communication 、Reporting 、Feedback 何时需要召开会议 需要整个相关团队提供信息或者建议时 需要目标群体参与制定一个决定和解决一个问题时 需要去分享一些特定信息、成功嘉奖、一些担心顾虑或者需要在会每个人了解意识到一个特殊的进程或者情形时 需要通过团队成员的不同视角去集思广益来解决问题或者献计献策时 需要去解决工作中所遇到的角色不清 冲突或者有需要在一起澄清的时候 什么时候不需要召开会议 带有个体性质的事情或者主题，最好是需要一对一的方式沟通 你没有时间准备或者出席的 有比召开会议更有效果的沟通方式的 比如备忘录 邮件 电话 问题已经解决了的 不值得每个人花时间都参与主题 的会议的相关人员在一种怒气状态并且需要时间去理智和了解原因 准备一个会议 会议目的和目标SMART(用动词开头的描述) 会议的日期和地点 会议的参与人员 会议的议程和时间长度 会议的角色定位 所需准备的会议资料 会议中可能的意外情况预测和应对措施 会议信息的发放渠道和确认反馈 确定会议目的 通知信息 集思广益 锁定和分析问题 确定一个行动 探讨事宜 澄清角色和责任 冲突或者协调会议 …… 确定参与人员 是否是会议事项的主要决策者? 是否会议有合适的人数限制？（SMALL） 是否能够给予相关的贡献的（INPUTS）? 是否会议事项中的角色、承诺、支持者？ 是否是会议中的信息搜集和整理者？ 是否是需要获取相关信息和后期执行者？ 会议日程需要思考的核心内容 会议的目的 会议的期望目标和产出 日期 时间 地点（人数 设备） 会议持续时间长度 会议的召集者 会议参与的名单或者团队（如营运部） 会议参与的者的角色定位（提前获悉角色） （主持 领导 嘉宾 促动者 记录者 贡献者 专家 列席者……） 如有外来参与者，请详细说明 具体日程中发言者的主题和时间分配（类型 复杂程度） 会议背景资料、相关资料或者所需资料的前期告知 需要准备的HOMEWORK 搜集相关文件和信息 与相关参会者获取他们的观点和期望 鼓励相关参与者提前准备 与你的相关领导沟通获取他们的期望和建议 派发会议日程（包括目的 目标 产出期望 主 题和所需时间等） 提前派发有助于缩短和提升会议效率的资料信息 会议团队是如何达成决定的 投票赞同方式（Voting by Majority） 团队共识（Group Consensus ） 领导决定方式(A Decision by the Leader) - 关键人员信息采集 - 召集会议搜集信息 会议举行 准时开始 快速介绍会议的背景和相关信息 重申和回顾会议的原则和共识 （为确保建设性的团队共识而需要遵守的行 为和原则） 常用的为“五项基本原则” 会议中的重点－Ground Rules 承诺准时开始和结束 承诺愿意积极参与日程安排 同意决定或者行动的结果产生方式 同意采用“停车场”（PARKING LOT） 澄清现有的一些资源限制和相关政策对一些事项的决定限制 邀请每个人都能参与和贡献观点 同意如何处理会议中的“冲突方式” 同意如何去跟进行动计划 如果你是会