全国NVQ《企业行政管理》培训讲义4.ppt

* 本单元教师讨论测试题 1、设计一道训练学生掌握跟踪工作进展方法的情景练习教学题。 2、编写一道讲授信息存储和检索的分组讨论题 3、撰写一个“信息保密与安全”方面的案例。 4、提供一个如何选择信息传播途径的模拟教学方案。 要求遵照标准和教材，围绕让学生掌握相关知识与技能出题，每题不少于100字。 * 1、简述企业信息回应周期的含义？ 2、简述跟踪工作进展的方法？ 3、简述企业办公室工作中所处理的信息的主要类型？ 4、举例说明在商务活动中如何用标准的商务文件呈现信息。 5、简述企业信息的存储和有效检索的必要性？ 6、简述企业办公室常用纸面信息及其存储？ * 7、简述手工存储信息的方式及其优缺点？ 8、简述计算机存储信息的方式及其优缺点？ 9、简述缩微胶片存储信息的方式及其优缺点？ 10、企业信息集中归档的优缺点？ 11、文件跟踪卡的内容及使用方法是什么？ 12、信息分类及索引卡片的存储方法？ * 13、按字母归类的方法及优缺点？ 14、按数字归档的方法及优缺点是什么？ 15、按地理归档的方法及优缺点是什么？ 16、按日期/时间、主题、作者的归类方法？ 17、简述信息保护的八项原则 18、简述保护计算机的措施 19、简述保护书面文档信息的措施 20、简述人事档案保密的必要性？ * 21、简述财务信息保密的必要性？ 22、简述产品和服务信息保密的必要性？ 23、简述客户信息保密的必要性？ 24、简述企业信息和文档保留的期限？ 25、简述企业内部信息传播的主要途径？ * 2 * 3 * 4 * 5 * 6 * 7 * 07/16/96 * ## * 二、信息的存储、检索、分类的系统和方法：（教材4.3--4.5） 1、 信息的存储和有效检索的必要性 企业信息的存储方式应该满足在需要时能迅速检索，这对一个单位的有效运作是至关重要的。 首先，企业文档和文件归类存储的必要性：（1）按系统归类的信息能更容易和更迅速的存储（2）企业文档和文件定期归类减少丢失或放错位置（3）企业文档和文件定期归挡会减少火灾隐患。 * 其次，企业建立有效的检索系统的必要性： （1）能用准确的信息迅速回答查询 （2）能迅速找到参考信息 （3）节省查找信息的时间，给查询者一个有效率的印象。 * 2、办公室常用信息及存储方式 企业办公室不同类型的信息应存放在不同文件柜中，纸面常用信息有四类，主要包括： （1）行业杂志、产品目录、小册子和广告材料类的信息可存放在文件盒、拱式文件夹、文件袋中。 （2）计划、图纸和照片类的信息可存放在水平式计划柜、垂直悬挂式计划柜。 * 3）工作人员手册、电话簿和参考书存放在书架上。 4）有关工作进展的文件、需要保留的旧文件，以及其他文档将保存在档案柜中。有多种类型的档案柜可以使用，包括垂直悬挂式档案柜、侧开式档案柜、旋转式档案架中。 * 3、手工、计算机、缩微胶片存储信息方式 （1）手工存储信息的方式及其优缺点 （2）计算机存储信息的方式及其优缺点 （3）缩微胶片存储信息的方式及其优缺点 * 4、档案室集中归档或部门归档 档案室集中归档的优点 （1）可以避免文档的重复，减少存储设备 （2）有统一的归档程序 （3）集中归档的费用低 （4）由专业人员存档，能提供质量更高的服务 （5）不会出现文档的积压现象 * 档案室集中归档的缺点 （1）增加不同部门常用信息的重复复制 （2）长期从事集中归档工作使专业归档人员容易产生厌烦情绪 （3）由于集中归档需要统一时间，使档案服务缺乏灵活性 （4）很难保密 （5）需要建立档案管理制度，防止丢失文件 （6）集中归档系统不易满足各部门的特殊要求 （7）从集中归档区检索文件，可能花费时间较长 （8）以书面或电子邮件方式索取信息，容易被忽视或丢失。 * 5、文档或文件跟踪 文件跟踪卡的内容及使用方法 文件跟踪卡在用于迅速查找文件及文档时是非常必要的。 （1）文件跟踪卡的主要内容有： 文件的借出时间；借出文件的名称；借阅人的姓名及部门；文件的归还日期；归还文件人的签名。 * 2）文件跟踪卡的使用方法如下：跟踪卡应保存在文件柜附近的抽屉或盒子里，便于随时取用；在卡片上填写文件的详情，例如文件名、文件发放单位、文件编号、文件发送对象等；在卡片上填写借阅人的详细情况，例如姓名、部门、职务、借出时间、归还时间等；将填写好的卡片放在借出文件所在的位置；当文件归还时，由归还人在卡片上签名确认 * 6、确定适合的信息分类和索引的方法： （1）信息分类有多种方法，主要有： 按字母顺序分类 按数字顺序分类 按地理位置分类 按时间顺序分类 按主题内容分类 按原作者分类 * 2）信息在进行分类后，常用卡片索引的方法进行存储，卡片存储的方法有： 卡片式索引盒，卡片按字母顺序归类，通常用分隔卡片显示每一