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第七章 秘书的会务工作 第一节 会议概述 会议的含义 会议的要素 （一）会议基本要素 （二）会议其他要素 会议的种类 企业的会议 （一）经理例会与特别会议 （二）部门员工例会 （三）股东大会和董事会议 （四）公司年会 （五）客户咨询会 （六）产品展销定货会 （七）业务洽谈会 （八）新产品新闻发布会 会议的作用 （一）民主决策的作用 （二）行使民主权力的作用 （三）领导和指导作用 （四）交流信息的作用 （五）宣传教育的作用 （六）研讨和咨询的作用 第二节 秘书会务工作 秘书在会议前的准备工作 （一）会议议题、议程和日程的确定 （二）会议文件资料制作发送 （三）会务机构组建及会议经费预算 （四）会场预订和会场布置 （五）接站报到及安排食宿 秘书会间的服务工作 （一）会议签到和座位引导 （二）会议记录工作 （三）会务协调与会议宣传 （四）编发会议简报和纪要 （五）会议的值班保卫工作 （六）会议的后勤服务工作 秘书会后事务工作 （一）闭会返离工作 （二）会议经费结算 （三）会务工作的总结 （四）收集汇编会议文件 第八章 秘书的事务工作 第一节 办公资源管理 设备用品的管理 （一）办公设备和办公用品的采购 （二）办公设备、办公用品的进库和保管 （三）办公设备和用品的领用 1.办公设备和用品的识别 2.领用程序 3.节约使用办公用品的措施 （四）办公用品的库存管理 （五）调配和利用办公资源 办公事务的管理 （一）办公事务计划安排和目标管理 1.办公事务计划安排 2.办公事务计划的方法 3.编制工作时间表 4.建立工作日志制度 5.建立事务承办周期制度 （二）建立工作目标管理制度 1.工作目标的种类 2.建立工作目标管理制度的作用 第二节 电信函件处理 电话挂接的程序和方法 （一）主叫通话程序 （二）被叫通话程序 （三）秘书通话的要求 邮件文件的收发和处理 （一）收文（邮件）工作的程序 （二）发文（邮件）工作的程序 （三）上司外出时邮件的处理方法 第三节 信访督察工作 信访工作概述 信访工作的程序 （一）来信受理与处理的程序 （二）来访接待与处理的程序 （三）立案查处的程序 企业信访工作 督察工作概述 （一）督察工作概述 （二）督察工作的必要性 （三）督察工作的要素 （四）督察工作的种类 督察工作程序 第四节 值班保密工作 值班工作 （一）值班工作的含义 （二）值班的类型 （三）值班工作的主要任务 （四）值班工作的要求 保密工作 （一）保密工作的含义 （二）保密工作的内容 （三）秘密的种类 1.按秘密的性质分类 2.按秘密等级分类 3.按秘密存在的方式分类 （四）保密工作的要求 （五）应用技术，严防窃密 （六）秘书部门的保密工作 1.文件保密 2.会议保密 3.新闻宣传保密 4.通信保密 5.使用办公设备保密 第五节 印信管理工作 印章的作用 （一）权威作用 （二）凭信作用 （三）标识作用 印章的种类 印章的样式 印章的管理与使用 （一）印章的管理 1.印章的刻制 2.印章的启用 3.印章的保管 （二）印章的使用 1.盖用单位公章 2.印章管理人员通知 3.履行登记手续，建立详细的用印登记本 4.一般证明用印 5.印章盖的位置 6.加盖钢印注意事项 7.领导个人名章 （三）印章的停用 1.印章停用处理 2.印章的存档和销毁 信证得管理与使用 （一）凭证的使用与管理 1.凭证的使用 2.凭证的样式 3.凭证的审核与盖章 4.凭证的管理 （二）介绍信的使用与管理 1.介绍信的基本知识 2.介绍信得使用和管理 写作练习：介绍信 张红和李刚是沈阳职业技术学院导游专业的学生，他俩想利用暑假时间在常青旅行社进行为期1月的实习，需要学校办公室开具介绍信一封。假设你是校办公室主任。 第六节 接待管理规范 接待类型与方式 （一）接待的类型 （二）接待的规格 （三）秘书接待的方式 1.迎送式 2.引见式 3.完全式 4.陪同式 接待的准备工作 （一）接待环境的准备 （二）办公用品的准备 1.前厅 2.前台 3.会客室 4.客人离后物品整理 来宾接待的程序 涉外的接待工作 （一）涉外接待的准备工作 （二）来宾生活安排 （三）参观、娱乐安排 （四）礼宾次序 1.按来宾身份与职务的高低排列 2.按来宾所在国名称的英文字母顺序排列 3.按来宾抵达活动现场时间早晚的顺序排列 第七节 上司日程安排 安排上司活动的概述 （一）安排上司活动的含义 （二）上司