高效会议的管理技巧.pdf

高效的会议管理技巧高效的会议管理技巧 高效的会议管理技巧高效的会议管理技巧 第第 11 讲 讲 当今会议面面观当今会议面面观 第第 11 讲讲 当今会议面面观当今会议面面观 【本讲重点】 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但 无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策， 常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本， 也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高 效会议管理技巧”的中心议题。 会议的意义 11．会议是一个集思广益的渠道．会议是一个集思广益的渠道 11．．会议是一个集思广益的渠道会议是一个集思广益的渠道 图图 1-1-11 集思广益图集思广益图 图图 11--11 集思广益图集思广益图 如上图 1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想 法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生 “金点子”。许多高水准的创意就是开会 期间不同观念相互碰撞的产物。 22．会议显示一个组织或一个部门的存在．会议显示一个组织或一个部门的存在 22．．会议显示一个组织或一个部门的存在会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两 个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开 会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部 门的存在价值。 图图 1-1-22 组织或部门与会议组织或部门与会议 图图 11--22 组织或部门与会议组织或部门与会议 33．会议是一种群体沟通的方式．会议是一种群体沟通的方式 33．．会议是一种群体沟通的方式会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科 技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多 媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他 沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人 类原本的沟通习惯。 会议的目的 ◆开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要 目的。 ◆传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自 上级或其他部门的相关资讯。 ◆监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任 务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种 “集合”的、“面 对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 ◆达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下 6 个步骤，通过这 6个步骤，最终 实现协议的产生和问题的解决。