业务跟单流程.pdf

明 明 说 说 单 单 跟 跟 务 务 业 业 跟单员的定义： Documentary Handler 跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产 品，跟踪服务运作流向的专职人员。围绕着订单去工作，对出 货交期负责的人。 PART 1：合同评审 PART 1：合同评审 1、订单确认后，在平台上进行自评，缮制销售合同， 采购合同，形式发票等客户需要的文件资料； 1）新合作的工厂必须做供方调查工作，成为合格供方后才 可以做采购合同；新合作的客户必须录入客户资料才可以增加新自 评。 2）了解所有有关订单的信息 例如成交方式 （CIF/CNF/FOB）、付款方式（L/C T/T）、数量、销售价格、采购 价格、单据要求、包装要求 海运费、港杂费、装船唛头等等。 （操作说明） 2、随后在平台上提交自评，销售合同，采购合同给 相关领导评审；（业务经理财务部经理总经理） 3、评审通过后将打印的自评表，销售合同及采购合同等纸 质文件交相关领导签字盖章后，及时传真或扫描发邮件 工厂及客户； 4、及时跟踪合同回传，并将已回传的合同交综合部相关人员缮 制正副本，自评表及合同副本归本部门归档； 标 准 标 准 1.拼箱：３个小时内完成； 2.普通订单：２个小时内完成； 3.合同回签：当天完成，原则上不超过24小时． 4. 合同管理规定 1 ）货款在20万以上的必须要红章正本合同； 2 ）货款在5-20万之间的可以传真回传件，但要工厂必须 设置好其传真信息（工厂名称、传真号，传真日期）； 3 ）货款在5万以下的，由业务员自己来控制风险； 4 ）对样品采购，采购金额在人民币2万以上（含2万）的， 均必须签立采购合同； 5 ）特殊情况须提请领导审批。 PART 2：配运 PART 2：配运 内容 内容 单据配运交接：提供给船务部《单据/配运交接跟踪表》，注 单据配运交接： 明该合同项下的要求及需注意的事项。 L/C : 配运交接的制作以客户的L/C 为主，客户的PO 为辅！ T/T 和 D/P: 配运交接的制作以客户的PO 为主，和客户来往邮件内容 为辅！ （操作说明 ） 标准： 标准： 老客户：完成自评和合同后当日完成，最多不超过24小时。 其它客户：收到预付款或者Ｌ／Ｃ后２４小时内完成．如遇特殊情 况，按照经理指示． 这项工作非常重要，如果交接不清楚或是出错就会严重影响 到船务部的配运和单据制作工作！！！！ 注意事项： 注意事项： 1、报关品名和增税税发票的开票品名保持一致,否则影响退税。(建议报 关后才催票)； 2、H.S CODE 的准确性,否则影响报关、退税。 3、重量、体积、件数的准确性（尤其是针对非整箱合同）；尤其是危险 品报关的毛重必须与危包证保持一致，否则会影响报关。 4、货源地要与增值税票的抬头地区一致。 5、单据要求要写清楚，尤其是T/T，D/P单据。 6、如是危险品，要提供危包证COPY 给船务部定仓，并保证正本在报关前 提供给货代报关； 7、备注栏很重要，记录配运表里没有的信息。例如是否做船前检验、产 装、打托、客户的特殊要求等。 PART 3：货物装船前工作 PART 3：货物装船前工作 1 ）验货申请资料：提交合同的《贸易产品交货跟踪表》，《验货申请书》 1 ）验货申请资料： 并安排合同项下相关事宜，如唛头需另发邮件通知监装部，商检等； 这两个表与船务发送的“验货资料”是监装部门开展监装工作的依据，非 这两个表与船务发送的“验货资料”是监装部门开展监装工作的依据，非 常重要！ 常重要！ （操作说明） 2 ）审核报关单据：将船务部提供的报关单据按“配运表”要求审核无误后签 2 ）审核报关单据：