7.9 实物档案管理实施细则(试行).docVIP

受控文件 请在规定范围内使用 PAGE \* MERGEFORMAT 2 实物档案管理实施细则 1 目的 为加强公司实物档案管理，确保档案的完整性、准确性、系统性，便于利用，实现实物档案管理工作标准化、规范化和科学化，根据公司《档案管理制度》有关规定，结合公司实际情况，特制定本实施细则。 2 范围 适用于全公司范围内实物档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、利用等活动的管理。 3 职责 3.1总经办：负责组织档案管理制度的制定和修订；负责对档案管理制度的执行进行业务指导和监督管理；负责公司实物档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计和提供利用工作。 3.2各部门负责人：对本单位实物档案的收集、整理、保管、提供利用和统计工作负责，对本单位的实物档案工作进行监督、检查、指导和考核。 3.3各部门档案管理人员（兼职）：负责实物档案收集、整理档案资料；对本单位实物档案完整性、归档质量负责。负责本部门所有实物档案的初步整理工作，具体包括档案分保管期限、装订、分类、排列、编号（用铅笔编写）、编写目录、装盒等。 4 术语定义 4.1 收集：指档案接收及征集档案的活动。 4.2 归档：指办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案保存的过程。 4.3 整理：指按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 4.4 编目：指按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。 4.5 案卷：由互有联系文件按相同类目（二级、三级类目）组合成的档案宗卷。（详见案卷目录） 4.6 案卷目录：指以全宗为单位登记案卷，按二级类目进行分类的，按类目次序编排而成的一种档案台账目录。 4.7卷内文件目录：指案卷内合同档案按排列次序的表格，排列在相同类目卷内文件之前。 5 细则内容 5.1 总则 5.1.1实物档案：指具有档案属性的实物通过收集整理而转化成的档案。 5.1.2实物档案文件包括纸质文件和电子文件，实行“双套制”“全口径”管理，立卷原则为“部门预立卷”制。 5.2 归档主体、范围及保管期限 5.2.1 归档主体：实物档案按全宗收集归档。 5.2.2 归档范围：奖状类、奖杯类、纪念品及其他类。 具体参见《档案归档范围及保管期限表》中的“实物档案归档范围及保管期限表”。 5.2.3保管期限：实物类档案保管期限分别为：永久、30年、10年。 5.3 整理 5.3.1档案管理部门在接收实物档案后，负责将实物登记并按件编写档号，将档案专用标签粘贴在实物品上，存放档案室。编写实物档案目录（包括电子目录），并打印纸质档案目录，以方便查找和管理。 5.3.2编目 5.3.2.1全宗号－一级类目号·二级类目号－件号 实物档案档号：全宗号－一级类目号·二级类目号－件号 01-I·X -XXXX 件号（0001～9999） 二级类目号（1、2、3、4） 一级类目号 （I） 全宗号（01） 一级类目号：I（实物档案类） 二级类目号：1证照，2奖状类，3奖杯类，4纪念品及其他类 件号：每件的顺序号。 如证照类档案：“01-I·1-0001”代表信华置业公司第1件证照类档案。 如奖状类档案：“01-I·2-0001”代表信华置业公司第1件奖状类档案。 如奖杯类档案：“01-I·3-0001”代表信华置业公司第1件奖杯类档案。 如纪念品及其他类档案：“01-I·4-0001”代表信华置业公司第1件纪念品及其他类档案。 5.3.2.2实物档案编写档号后，应将每件内容题名存录于计算机，形成电子目录，同时打印纸质档案目录备查。实物档案案卷目录参见《实物档案案卷目录》。 5.4档案的保管、鉴定和销毁、统计、利用 档案的保管、鉴定和销毁、统计、利用根据《档案管理制度》的要求内容执行。 6 附则 6.1 本制度的最终解释权归总裁办。 6.2 对未按本制度执行档案管理的单位责任人员，按公司《奖惩制度》相关规定酌情给予考核。 7 附表 7.1《实物档案案卷目录》